¿Cómo facturar la formación que impartimos? Guía fiscal y exenciones de IVA

Toda formación profesional o actividad económica debe facturarse. Sin embargo, la Agencia Tributaria distingue entre distintos tipos de formación para decidir si a esa factura debes sumarle el 21% de IVA o si, por el contrario, está libre de este impuesto.

Aquí tienes el resumen para saber en qué caso te encuentras:

Tipo de formación que impartes	¿Debo hacer factura?	¿Lleva IVA en la factura?	Ejemplos
Materias incluidas en planes de estudio oficiales (desde infantil hasta universidad)	SÍ	NO (factura exenta).	Clases de apoyo escolar (matemáticas, lengua), idiomas, historia, ofimática básica.
Formación profesional, reciclaje y oposiciones	SÍ	NO (factura exenta).	Preparación de oposiciones, cursos de marketing para empresas, prevención de riesgos laborales.
Formación lúdica, recreativa o de ocio (fuera de planes oficiales)	SÍ	SÍ (21% de IVA).	Clases de macramé, catas de vino, bailes de salón, talleres de astrología.
Formación online en directo (streaming) con interacción real	SÍ	Depende de la materia (exenta si es de plan oficial/reciclaje; 21% si es lúdica).	Clases de inglés por Zoom (exenta) / Taller de mindfulness por Twitch (21%).
Cursos online grabados / Infoproductos (sin interacción ni tutor)	SÍ	SÍ (21% de IVA).	Un curso en vídeo automatizado que el alumno compra y consume por su cuenta (Hacienda lo considera servicio electrónico, no educación).

 

La frontera legal: rendimientos del trabajo vs. actividad económica

Para la Agencia Tributaria (AEAT), el dinero que ganas impartiendo clases, cursos o conferencias no se clasifica siempre igual. 

La clave para no tener problemas con Hacienda radica en saber si estás realizando una colaboración puntual o si estás desarrollando una actividad económica estructurada.

De esta manera, se diferencia entre: 

• Rendimientos del trabajo: se da cuando un tercero (una academia, una empresa o una institución) organiza el evento, aporta las aulas o la plataforma online, gestiona las matrículas de los alumnos y te contrata simplemente para que asistas a impartir la materia. En este caso, tú no asumes ningún riesgo económico ni organizas nada.
• Actividad económica: se produce cuando tú eres quien organiza el programa formativo, alquilas el aula (física o virtual), vendes las matrículas directamente al público o contratas a otros profesores. También se considera actividad económica si ya eres autónomo (por ejemplo, abogado, médico, consultor) e impartes formación sobre tu especialidad de manera habitual como un servicio más de tu negocio.

Esta tabla resume de forma directa cómo debes actuar según tu situación, basándote en los criterios oficiales de la Agencia Tributaria:

Concepto	Rendimientos del trabajo (puntual)	Actividad económica (profesional)
¿Quién organiza?	La entidad, empresa o academia cliente.	Tú mismo (o integrado como un servicio de tu negocio).
Alta en Hacienda (modelo 037)	No es necesario para rendimientos del trabajo puntuales.	Sí, obligatorio (en los epígrafes de enseñanza del Grupo 93 o el tuyo profesional).
Documento de cobro	Recibo de colaboración/ nota de autor.	Factura ordinaria.
Retención de IRPF	15% fijo.	15% general (o 7% para nuevos autónomos).
Declaración del pagador	Modelo 111 y anual modelo 190 (Clave F).	Modelo 111 y anual modelo 190 (Clave G, subclave 01 o 03).
¿Lleva IVA?	No, nunca (no sujeto).	Depende de la materia (Exento o 21% de IVA).

 

Por tanto, cuando tu caso encaje en actividad económica, sí deberás emitir obligatoriamente una factura que, dependiendo de la materia impartida y de tu cliente, incluirá la retención del IRPF y el IVA correspondiente.

 

Ejemplo práctico:

María, que es abogada y ha reconducido su trayectoria profesional, está dada de alta como autónoma en el IAE en la categoría de «enseñanzas no regladas» (Grupo 93). 

En su día a día ofrece dos servicios muy distintos:

• Clases de inglés: imparte clases particulares del idioma, tanto a nivel individual como grupal, en domicilios y en un pequeño centro propio que no es de enseñanzas oficiales.
  • ¿Lleva IVA? NO. Al tratarse de la enseñanza de una lengua extranjera, la actividad está 100% exenta de IVA por ley (Art. 20.Uno.9º LIVA).
• Sesiones de arteterapia: en su centro también ofrece dinámicas de arteterapia gracias a un máster que ha cursado en esta disciplina.
  • ¿Lleva IVA? SÍ (21%). Aunque la arteterapia tenga fines de desarrollo personal o terapéutico, esta disciplina no está reconocida oficialmente como profesión sanitaria en España para aplicar la exención médica, ni se incluye en ningún plan de estudios oficial para aplicar la exención educativa. Por tanto, al facturarla, María debe añadir obligatoriamente el 21% de IVA.

 

El criterio clave de la AEAT: ¿cuándo existe «ordenación de medios propios»?

Detrás de este nombre tan técnico de la Agencia Tributaria se esconde una pregunta muy sencilla: ¿estás organizando tú el negocio o simplemente te están contratando para dar una clase?

Para Hacienda, existe «ordenación de medios propios» cuando tú asumes el control, las herramientas y el riesgo económico de la formación. 

Si es así, dejas de ser un mero colaborador y pasas a realizar una actividad económica (por lo que tendrías que emitir factura y, por lo general, estar de alta como autónomo).

Para saber si en tu caso existe o no esta «ordenación de medios», hazte estas tres preguntas básicas:

• ¿De quién son las herramientas? Si usas tu propio local, tu propia suscripción de Zoom, tu web para vender el curso o tus propios temarios, estás poniendo tus medios. Si la academia te facilita el acceso a su plataforma, sus aulas y su material, los medios son de otros.
• ¿Quién asume el riesgo de perder dinero? Si cobras una tarifa fija por hora (vayan 2 o 50 alumnos a la clase), el riesgo es de la academia. Si tú cobras según las matrículas que vendas, y si no se apunta nadie pierdes el dinero invertido en publicidad o alquiler, el riesgo es tuyo.
• ¿Quién organiza el calendario y los precios? Si tú decides cuánto cuesta el curso, a qué hora se imparte y qué estrategia de marketing usar, estás organizando tú los recursos.

 

TOMA NOTA Regla de oro: NO hay ordenación de medios (rendimiento del trabajo): la academia pone las reglas, las aulas, los alumnos y te paga por tu tiempo. SÍ hay ordenación de medios (actividad económica): tú pones la infraestructura, buscas a los alumnos, asumes el riesgo de ganar o perder dinero y gestionas el cobro directamente.

 

¿Retención de IRPF del 15% o del 21%? Evita el error de cálculo más común

El error más repetido al hacer una factura de formación es confundir los tipos de impuestos: el 21% de IRPF no existe. El 21% es el tipo general del IVA.

Si aplicas una retención de IRPF del 21% en tu factura, estarás restándote dinero de más de forma incorrecta y perdiendo liquidez. Las retenciones de IRPF para formadores y profesionales siempre son del 15% (o del 7% en casos especiales).

Para saber qué retención poner en tu factura o recibo, solo tienes que mirar tu situación actual:

• El 15% (tipo general): es el porcentaje estándar que debes aplicar si eres autónomo o si haces una colaboración puntual (rendimiento del trabajo).
• El 7% (tipo reducido para nuevos autónomos): puedes aplicarlo si acabas de darte de alta como autónomo. Tienes derecho a usar este porcentaje reducido durante el año de alta y los dos siguientes (siempre que no hayas estado de alta en el año anterior).

Por otro lado, la retención de IRPF no depende de lo que enseñes, sino de quién sea tu cliente:

• SÍ lleva retención (15% o 7%): si le facturas a una empresa, una academia o a otro autónomo. Ellos se encargarán de restar ese dinero de tu factura y pagárselo a Hacienda en tu nombre.
• NO lleva retención (0%): si le facturas a un alumno particular (consumidor final). En este caso, cobras el importe íntegro y ya ajustarás cuentas con Hacienda en tu declaración de la Renta anual.

 

CONSEJO El IVA (21%) se suma al precio de tu curso (si la materia no está exenta). La retención de IRPF (15% o 7%) se resta del precio, y solo se aplica si tu cliente es una empresa o autónomo.

 

El pacto de honorarios: la trampa del «Bruto vs. Neto»

Uno de los malentendidos más comunes entre academias y profesores ocurre a la hora de acordar el precio de una clase o conferencia. Es lo que en el sector se conoce como la trampa del neto.

Cuando negocias tus honorarios, nunca cierres el trato hablando de «dinero neto» (el dinero libre que quieres que te llegue al banco). Si pactas, por ejemplo, «cobrar 300 euros netos», obligas a la empresa a hacer un encaje de bolillos matemático hacia atrás para descubrir cuál es la base imponible de tu factura.

Esto es un peligro porque el cálculo cambia por completo dependiendo de:

• Si la formación lleva IVA (21%) o está exenta (0%).
• Si tu retención de IRPF es del 15% o del 7%.

Si negocias en neto, es muy fácil que acabes cobrando de menos o que el departamento de contabilidad de tu cliente se vuelva loco con los descuadres.

Para evitar sorpresas, acostúmbrate a calcular siempre tu factura partiendo de la Base Imponible (el importe bruto). 

La estructura siempre debe seguir este orden:

• Paso 1. Base imponible (bruto): el precio real acordado por tu trabajo.
• Paso 2. Sumar IVA (+21%): solo si la materia que enseñas no está exenta de IVA. Si está exenta, sumas 0 euros.
• Paso 3. Restar IRPF (-15% o -7%): la retención siempre resta de la factura, y solo se aplica si tu cliente es una empresa o autónomo.
• Paso 4. Total a percibir (neto): el dinero final que ingresará en tu cuenta bancaria.

 

Cómo cobrar formación sin ser autónomo: el uso correcto del recibo

Si impartes un curso, seminario o charla de forma muy esporádica, la ley te permite cobrarlo sin necesidad de darte de alta como autónomo en la Seguridad Social ni en Hacienda. En estos casos, la Agencia Tributaria considera estos ingresos como rendimientos del trabajo

Al no tratarse de una actividad económica propia, no tienes que emitir una factura ni aplicar IVA. Para cobrar legalmente, basta con firmar un recibo de colaboración (también llamado nota de cobro o recibo de haberes).

Para que este método sea 100% legal, se deben cumplir las siguientes condiciones:

• Retención del 15% de IRPF: las cantidades que percibas en el recibo están sujetas a una retención fija del 15% (y no del 21%).
• Obligaciones del pagador: la empresa o academia que te contrata restará ese 15% de tu pago y lo ingresará en Hacienda. Lo declarará en su trimestre mediante el modelo 111 (apartado 1, rendimientos del trabajo) y en el resumen anual modelo 190 bajo la Clave F y Subclave 02 (rendimientos del trabajo por impartir cursos, conferencias, coloquios y similares). 
• Tu declaración de la renta: tú, como formador ocasional, simplemente verás reflejado ese ingreso en tus datos fiscales y se incluirá automáticamente en tu borrador de la Renta como rendimientos del trabajo (igual que si fuera una nómina).

Atención Este sistema es perfecto para una o dos colaboraciones puntuales al año (por ejemplo, si te invitan a dar una ponencia en un congreso o un taller de tres horas en una academia). No debe existir una relación laboral continua. Si te contratan para dar clases todos los meses o todas las semanas, ya no sirve un recibo: la entidad debería hacerte un contrato de trabajo (con su nómina) o tú deberías darte de alta como autónomo si organizas las clases por tu cuenta.

 

El laberinto del IVA: qué cursos están exentos y cuáles tributan

Para entender la fiscalidad de la formación sin complicaciones, lo primero que debes saber es que Hacienda analiza tu actividad con dos normas totalmente independientes:

• El IRPF (artículo 17.2 c de la Ley del IRPF): decide cómo declaras el dinero (si como colaborador ocasional mediante recibo o como autónomo con factura).
• El IVA (artículo 20.1.9 de la Ley del IVA): decide si tu curso lleva un 21% de IVA o está exento (0%), sin importar si eres autónomo o no.

La ley española establece que, para que la actividad formativa esté exenta del IVA, la actividad debe cumplir estrictamente con alguno de estos tres requisitos:

1. Materias dentro de los planes de estudios oficiales: debe ser una asignatura contemplada en algún nivel del sistema educativo español (educación infantil, primaria, secundaria, bachillerato, universitaria, postgrados o preparación de oposiciones oficiales).

• • Ejemplo: Clases de apoyo de matemáticas, física, lengua o geografía.

2. Enseñanza de idiomas: es una exención directa y absoluta. Cualquier curso de lenguas extranjeras o cooficiales está exento de IVA, sin importar el nivel de los alumnos ni si lo hacen por ocio o por trabajo.
3. Reciclaje o reconversión profesional: formaciones que, aunque no otorguen un título oficial del Ministerio de Educación, sirvan directamente para que los alumnos adquieran, actualicen o mejoren los conocimientos prácticos necesarios para su puesto de trabajo, oficio o profesión.

• • Ejemplo: Un curso de programación, un taller de técnicas de venta para comerciales o una formación de posicionamiento SEO para redactores web.

¿Cuándo SÍ lleva el 21% de IVA? 

Si la materia que enseñas no ayuda a mejorar en un trabajo ni forma parte de un plan de estudios oficial (por ejemplo, un taller de cocina recreativa, clases de punto de cruz, astrología o meditación para relajarse en casa), la factura debe llevar obligatoriamente el 21% de IVA.

 

El artículo 20.1.9 de la Ley del IVA: idiomas, reciclaje profesional y planes oficiales

Este artículo determina qué formación está exenta de IVA en España. La exención depende de qué se enseña, no de quién lo enseña.

Puedes facturar sin IVA si tu curso entra en uno de estos tres grupos:

1. Asignaturas en planes de estudio oficiales
   • Materias de infantil, primaria, secundaria, bachillerato, universidad, masters oficiales, oposiciones oficiales, etc.
   • Ejemplos: apoyo de matemáticas, lengua, física; preparación de la EBAU; cursos para oposiciones.
2. Enseñanza de idiomas
   • Cualquier curso de lenguas extranjeras o cooficiales (inglés, francés, alemán, euskera, catalán, gallego, etc.) está exento, aunque sea por ocio.
   • Lo pueden aplicar profesores autónomos, academias privadas o profesionales que dan clases de idiomas.
3. Formación y reciclaje profesional
   • Cursos que, aunque no dan título oficial, están diseñados para mejorar en el trabajo, oficio o profesión.
   • Ejemplos: programación para desarrolladores, técnicas de venta para comerciales, SEO para redactores, gestión para emprendedores.
   • En la práctica, la exención se aplica con más seguridad si el contenido es claramente profesional y, en ocasiones, está vinculado a programas de formación para el empleo reconocidos.

 

Para la factura Si tu curso encaja en alguno de estos grupos, debes incluir en la factura:“Factura exenta de IVA de conformidad con el artículo 20, apartado Uno, número 9º de la Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido”.

 

Cursos fuera del plan oficial: ¿cuándo se aplica la exención por actualización profesional?

Muchos cursos digitales (marketing, programación, diseño, etc.) no son oficiales, pero pueden estar exentos si son reciclaje profesional.

Para que Hacienda acepte la exención, deben cumplirse dos condiciones:

1. Finalidad profesional clara

El contenido debe orientarse evidentemente al trabajo o negocio, no al ocio.

• Con IVA (21%): “Fotografía con móvil para redes personales”, “curso de cocina para disfrutar en casa”.
• Sin IVA (0%): “Fotografía de producto para tiendas online”, “marketing digital para emprendedores”.

2. Servicio de enseñanza vs infoproducto

No hay una regla automática de “grabado = 21%” y “en directo = 0%”. Lo clave es si es un servicio educativo real o solo un producto descargable.

Servicio de enseñanza (posiblemente exento)

• Clases en directo o grabadas con:
  • Tutoría activa, resolución de dudas.
  • Corrección de ejercicios, evaluaciones con feedback.
  • Seguimiento de un profesor o tutor.
    En estos casos, si el contenido es profesional, puede estar exento.

Infoproducto (con 21% de IVA)

• Curso descargable sin seguimiento real:
  • Solo vídeos y materiales.
  • Sin tutoría, sin corrección, sin evaluación estructurada.
    Entonces se considera servicio electrónico y tributa al 21% de IVA.

 

El peligro de la habitualidad: cuándo la Seguridad Social te multará con un 20% de recargo

El recargo del 20% no aparece por dar formación, sino por no pagar las cuotas o no presentar los documentos en plazo.

La normativa de la Seguridad Social establece:

• Recargo del 10%: si ingresas las cuotas en el primer mes después del vencimiento.
• Recargo del 20%: si las ingresas a partir del segundo mes después del vencimiento o si no presentas los documentos de cotización y pagas fuera de plazo.

En el contexto de formación:

• Si impartes clases con habitualidad (no como algo ocasional y aislado), la Seguridad Social puede considerarte profesional por cuenta propia y exigirte:
  • Alta en el RETA (régimen especial de trabajadores autónomos).
  • Presentación de modelos de cotización (por ejemplo, modelos autónomos).
  • Pago de cuotas mensuales.
• Si no te das de alta o no pagas en plazo, y luego regularizas tarde, la Administración puede aplicar:
  • Liquidación de cuotas no pagadas.
  • Intereses de demora.
  • Recargo del 20% e intereses de demora. 

En resumen

El riesgo de recargo del 20% no es por dar cursos, sino por darlos con habitualidad sin estar en regla con la Seguridad Social y pagar tarde.

 

Situaciones excepcionales al impartir formación

Hay casos en los que la fiscalidad y la Seguridad Social funcionan de forma distinta a la actividad autónoma clásica.

En la siguiente tabla encuentras el resumen de las situaciones excepcionales: 

Situación	Cómo se consideran tus ingresos	Qué hacen con IRPF / retenciones	Obligaciones laborales y de autónomos	Gestión de la facturación
Clases a título particular (sin actividad económica)	No se consideran actividad económica si son esporádicas y sin estructura empresarial.	Se tributan como rendimiento del trabajo.	No siempre hay obligación de alta en autónomos; depende de la cantidad y frecuencia.	No facturación como autónoma; se puede emitir recibo o declarar como rendimiento del trabajo.
Profesores en centros oficiales o contratados por empresas	Se declaran como rendimiento del trabajo.	La empresa o centro suele retener IRPF por cuenta.	Hay relación laboral o contractual; puede existir obligación laboral convencional.	No actúas como autónomo facturando; la empresa/centro emite la factura al cliente.
Voluntariado en asociaciones sin ánimo de lucro	No hay ingresos por la actividad formativa en sentido económico.	No hay facturación ni retención de IRPF por tu actividad.	Se regula por contrato de voluntariado y seguro de voluntariado.	No hay facturación; pueden justificarse gastos de desplazamiento como presentaciones de gastos.
Formación bonificada por FUNDAE o programas públicos	La formación se considera dentro de programas de formación para el empleo.	Los profesionales suelen facturar a la entidad organizadora con retención de IRPF.	La entidad organizadora gestiona la relación laboral o contractual con los profesionales.	La entidad (empresa, asociación, centro) gestiona la facturación y la relación con los profes.

 

Compatibilidad con el paro: cómo notificar al SEPE en un plazo de 15 días

Puedes compatibilizar el cobro del paro (prestación contributiva) con el inicio de una actividad autónoma de formación, pero debes cumplir varias condiciones:

• Requisitos previos:
  • Debes estar cobrando la prestación contributiva por desempleo (no aplica a subsidios) tras haber cesado de forma total y definitiva tu anterior actividad laboral.
  • Debes darte de alta como autónomo/a en el RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos) u otro régimen que corresponda a tu nueva actividad.
  • Durante el periodo de compatibilidad no puedes tener trabajadores por cuenta ajena a tu cargo; la actividad debe desarrollarse exclusivamente por ti.
• Solicitud obligatoria al SEPE (no basta con «notificar»):
  • Debes solicitar la compatibilidad al SEPE en el plazo improrrogable de 15 días a contar desde la fecha de inicio de la actividad por cuenta propia. Transcurrido ese plazo, no podrás acogerte a esta compatibilidad.
  • La solicitud se presenta mediante el formulario PE.10A, y puede tramitarse de forma presencial en la oficina de empleo o de forma telemática con certificado digital o Cl@ve. 
  • Junto al formulario hay que adjuntar el DNI/NIE, el documento acreditativo del alta en el RETA y una declaración responsable de que no tendrás trabajadores por cuenta ajena a tu cargo.
• Duración y cuantía:
  • Podrás compatibilizar la percepción mensual de la prestación con el trabajo por cuenta propia por un periodo máximo de 270 días (9 meses), o por el tiempo inferior que te quede pendiente de percibir. 
  • Durante ese periodo se percibe el 100% de la cuantía de la prestación, con el descuento del IRPF correspondiente. 
• Consecuencias de no solicitarlo a tiempo:
  • Si no presentas la solicitud dentro del plazo de 15 días, el SEPE suspenderá o extinguirá el derecho a la prestación en cuanto tenga constancia del alta como autónomo.
  • No comunicar o solicitar la compatibilidad a tiempo puede considerarse infracción, con la consiguiente pérdida de la prestación.

Pasos prácticos:

1. Antes de darte de alta como autónomo/a para dar cursos de formación, consulta con tu oficina del SEPE (o un asesor laboral) si cumples los requisitos y las exclusiones aplicables (por ejemplo, quedan excluidas las personas cuyo último empleo fue por cuenta propia).
2. Date de alta en el RETA y en Hacienda.
3. En un plazo máximo de 15 días desde esa alta, presenta el formulario PE.10A de solicitud de compatibilidad ante el SEPE, marcando la casilla correspondiente, junto con el DNI, el alta en RETA y la declaración responsable de no tener empleados.
4. Conserva la documentación justificativa (alta, facturas, contratos, horarios) para acreditar la actividad.

 

¿Puede una Asociación sin ánimo de lucro facturar y declarar cursos?

Sí, una asociación sin ánimo de lucro puede facturar legalmente cursos formativos, aunque no tenga ánimo de lucro, siempre que la actividad esté incluida en su objeto social y tenga carácter económico.

Resumimos las obligaciones principales de la asociación en materia de formación:

Obligación	Qué debe hacer la asociación en relación con los cursos
Alta en Hacienda	Inscribirse en el IAE con el epígrafe correspondiente a actividades de formación. Tener NIF y estar dada de alta en el modelo 036/039.
Facturación de cursos	Emitir facturas cuando venda cursos o servicios formativos a terceros (empresas, particulares, otras entidades). Si la formación está exenta de IVA (art. 20.1.9), indicar el texto de exención en la factura.
Declaraciones de IVA	Presentar el modelo 303 (liquidación trimestral) y el modelo 390 (anual), reflejando los cursos impartidos y su exención o tributación.
Retenciones de IRPF	Presentar el modelo 111 (retenciones trimestral) y el modelo 190 (anual) por los profesionales que impartan cursos como autónomos.
Impuesto de sociedades	Las facturas emitidas por cursos entran en la base imponible del Impuesto de Sociedades (puede haber exenciones o bonificaciones para actividades educativas).
Relación con los profesionales de la formación	Si contrata autónomos, gestionar su facturación y retenciones. Si los profesores son voluntarios, no hay facturación ni retención; se regula por contrato de voluntariado y normativa autonómica.

Conclusión:
Una asociación sin ánimo de lucro puede facturar y declarar cursos formativos, pero debe cumplir con altas en Hacienda, facturación de los cursos, presentación de modelos de IVA y retenciones, y con la normativa específica de voluntariado si los profesores actúan como voluntarios.