¿Qué es Reembolso?

Un reembolso es una transacción económica donde una entidad retorna a un individuo, o empresa, el importe previamente pagado por un bien, servicio o impuesto.

Al hablar de reembolso, nos referimos a la devolución de una cantidad de dinero que se ha pagado de más o que no correspondía pagar.

Este proceso es fundamental en la gestión de tesorería de las empresas y también se aplica en nuestra vida cotidiana, por ejemplo, cuando hacemos una declaración de la renta y hemos pagado más impuestos de los que debíamos.

Tipos de reembolso

Existen varios tipos de reembolsos en función del ámbito en el que se apliquen.

Destacamos los siguientes:

• Reembolso fiscal: Se produce cuando los contribuyentes reciben una devolución de parte de los impuestos pagados al realizar la declaración de la renta.
• Reembolso de gastos: En el ámbito laboral, si los trabajadores incurren en gastos por actividades relacionadas con su trabajo, la empresa les reembolsa esos costes.
• Reembolso en transacciones comerciales: Cuando un cliente devuelve un producto debido a defectos o insatisfacción, la empresa le devuelve el dinero de la compra.

Proceso de reembolso

El proceso para recibir un reembolso varía según el contexto, pero generalmente implica los siguientes pasos:

1. Presentación de una solicitud o requerimiento de reembolso.
2. Verificación de la validez de la solicitud por parte de la entidad que debe hacer el reembolso.
3. Aprobación del reembolso y proceso de transferencia de recursos financieros.

Reembolso en el ámbito fiscal

En el ámbito fiscal, el reembolso suele ocurrir cuando un contribuyente ha efectuado un pago de impuestos superior al que le correspondía.

La Agencia Tributaria es la encargada de revisar la declaración y, si corresponde, emitir un reembolso de la diferencia.

Este proceso lleva tiempo y debe ajustarse a los plazos fiscales estipulados.

Reembolso en el ámbito empresarial

Dentro de las empresas, los reembolsos pueden ser parte de la política de gastos corporativos. Cuando los empleados pagan de su bolsillo gastos relacionados con su trabajo, como viajes o comidas, la empresa les reembolsa dichas cantidades. La compañía debe contar con un procedimiento claro para la presentación de justificantes de gasto y su posterior reembolso.

Reembolso y relación con el cliente

En el comercio, los reembolsos juegan un papel importante en la fidelización de cliente.

Una política de reembolsos clara y eficiente puede incrementar la confianza de los consumidores. Esto requiere un proceso bien establecido para devolver el dinero a los clientes cuando devuelven productos o cancelan servicios.

Ejemplos prácticos de reembolso

Ejemplo 1: Imaginamos que hemos comprado un electrodoméstico por internet y al recibirlo, observamos que tiene un desperfecto. Contactamos con el servicio al cliente, procedemos a devolver el producto y la empresa nos realiza un reembolso del importe pagado, incluyendo los gastos de envío.

Ejemplo 2: Suponemos que un empleado de una empresa ha acudido a un congreso profesional y ha adelantado el pago del alojamiento. Al regresar del congreso, presenta todas las facturas y justificantes a su empleador, quien le realiza un reembolso total de los gastos que corresponden a la actividad empresarial.