Factura electrónica AEAT: ¿es suficiente para la facturación B2B?

La Solución Pública de Facturación Electrónica de la AEAT (SPFE) permite cumplir la factura electrónica B2B, pero no sustituye un software de gestión. Está concebida para emitir, intercambiar, consultar y seguir facturas electrónicas estructuradas, no para gestionar presupuestos, cobros recurrentes, conciliación bancaria o la relación con tu gestoría.

En la práctica, puede obligarte a realizar más tareas manuales: introducir datos de clientes y documentos, revisar el estado de cada factura y comprobar los cobros fuera de tu operativa habitual. Lo que ahorras al utilizar una herramienta pública gratuita puede convertirse en horas de gestión, errores manuales y menor control sobre tu tesorería.

A continuación, encuentras un resumen de las características principales de la solución pública:

Característica	Detalle en la SPFE de la AEAT
Formato del documento	Factura electrónica estructurada; el sistema español contempla formatos como UBL, CII, EDIFACT y Facturae.
Identificación y acceso	Acceso telemático mediante los sistemas de identificación habilitados por la AEAT, como certificado digital o Cl@ve.
Diseño e identidad	Herramienta pública orientada al cumplimiento; no sustituye las posibilidades de personalización y flujo comercial de un software de facturación.
Control de cobros y estados	Permite consultar y gestionar el ciclo de la factura, incluyendo estados como aceptación, rechazo y pago.
Coste de uso	Gratuito: es una solución pública gestionada por la AEAT.
Conservación y consulta	Pone las facturas y sus estados a disposición de emisores, destinatarios y personas autorizadas, dentro del marco legal aplicable.

 

¿Cómo funciona la plataforma de factura electrónica AEAT?

La Solución Pública de Facturación Electrónica (SPFE) es el servicio público y gratuito desarrollado y gestionado por la AEAT para que empresas y profesionales puedan emitir, remitir, recibir, consultar y seguir facturas electrónicas en el marco de la facturación B2B.

Este sistema responde a la obligación de facturar electrónicamente entre empresarios y profesionales establecida por la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), desarrollada por el Real Decreto 238/2026. La AEAT también contempla la interconexión con plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas.

La SPFE no es un programa instalado en tu ordenador ni una aplicación móvil: es un servicio público accesible telemáticamente desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria. 

Su objetivo principal es garantizar un canal de facturación electrónica accesible, trazable y conectado con el sistema público.

Qué puedes hacer (y qué no) al emitir una factura con la AEAT

La solución pública permite cumplir formalmente con la facturación electrónica B2B, pero tiene un alcance funcional más limitado que un software especializado.

Qué puedes hacer:

• Emitir facturas electrónicas en los formatos estructurados admitidos por el sistema.
• Consultar y seguir el estado de las facturas emitidas y recibidas.
• Poner las facturas a disposición de los destinatarios a través del canal público.
• Gestionar estados como aceptación, rechazo o pago, según corresponda.
• Cumplir con la obligación de facturación electrónica B2B cuando resulte aplicable a tu negocio.

Qué no puedes hacer, o resulta más limitado:

• Personalizar el diseño de las facturas con tu logotipo, marca y plantillas comerciales.
• Emitir facturas recurrentes de forma automática para servicios mensuales.
• Convertir un presupuesto aceptado en factura con un solo clic.
• Incluir enlaces o botones de pago con tarjeta para facilitar el cobro.
• Gestionar cobros por remesas bancarias SEPA.
• Conciliar automáticamente los ingresos bancarios con las facturas pendientes.
• Disponer de un flujo comercial completo de presupuesto, albarán, factura y cobro.

Limitaciones técnicas para la gestión comercial entre empresas

En el entorno B2B, la velocidad, la trazabilidad y el control del ciclo de cobro son prioritarios. La SPFE está diseñada como solución pública de facturación, no como un ERP ni como un software comercial completo.

No sustituye fichas de clientes, catálogos de productos y servicios, plantillas personalizadas, recordatorios de cobro, gestión de presupuestos ni conciliación bancaria.

Por ello, cuanto mayor es el volumen de facturas, clientes y operaciones recurrentes, más relevante resulta contar con una herramienta privada integrada.

 

Factura electrónica B2B obligatoria en España: ¿qué exige la AEAT?

La factura electrónica B2B obligatoria procede de la Ley Crea y Crece y de su desarrollo reglamentario. No se trata simplemente de enviar un PDF por correo electrónico: la norma prevé la emisión, transmisión y recepción de facturas en formato estructurado.

Los aspectos clave son:

• Formato estructurado: la factura debe emitirse en un formato electrónico estructurado. El sistema español admite formatos como UBL, CII, EDIFACT y Facturae.
• Estados de la factura: el destinatario debe comunicar el rechazo comercial y el pago efectivo completo, incluida su fecha, en el plazo legal establecido.
• Presunción de aceptación: salvo rechazo o rectificación, la factura se presume aceptada.
• Interconexión: las plataformas privadas deben interoperar con el sistema público, garantizando la trazabilidad de las facturas y sus estados.
• Solución pública gratuita: la AEAT ofrece la SPFE como alternativa pública para quienes no utilicen una plataforma privada.

La factura electrónica B2B será obligatoria según el siguiente calendario:

Tipo de empresa o profesional	Fecha de obligatoriedad
Empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros	6 de octubre de 2027
Resto de empresas, pymes y autónomos	6 de octubre de 2028

El Real Decreto 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026, desarrolla la obligación de facturación electrónica B2B prevista en la Ley Crea y Crece. La Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, regula la Solución Pública de Facturación Electrónica gestionada por la AEAT.

 

Comparativa entre factura AEAT vs. software privado 

La principal diferencia entre la SPFE de la AEAT y un software privado no es la validez de la factura, sino el propósito de cada herramienta.

La AEAT es una solución pública orientada al cumplimiento de la facturación electrónica. Un software privado, como TS Facturas (antes Billin), está diseñado para que el día a día del negocio sea más ágil: crear documentos, gestionar clientes, automatizar cobros, controlar impagos y facilitar el trabajo de la asesoría.

Para comparar ambas opciones, hemos analizado los aspectos que más impactan en el día a día de un autónomo o pyme: el tiempo dedicado a emitir y gestionar facturas, la posibilidad de automatizar tareas recurrentes, el control de cobros, la colaboración con la gestoría y el coste real de la operativa. 

 

Criterio	Solución Pública AEAT (SPFE)	Software privado especializado
Coste directo	Gratuito.	Cuota de suscripción, normalmente accesible.
Creación de facturas	Requiere más intervención manual.	Clientes, productos y plantillas guardados para emitir más rápido.
Facturación periódica	No automatiza la emisión recurrente.	Permite programar facturas recurrentes.
Presupuestos y albaranes	No está concebida como un sistema completo de gestión comercial.	Puede integrar presupuestos, albaranes, facturas y cobros. .
Conciliación bancaria	No sustituye la revisión manual de ingresos y estados.	Puede conectar con el banco y asociar cobros a facturas.
Control de impagos	Depende del seguimiento manual.	Alertas, estados de cobro y paneles de facturas pendientes.
Acceso de la gestoría	Puede requerir tramitar representación o apoderamiento.	Acceso multiusuario para el asesor, según la herramienta.

A continuación, analizamos en detalle los tres aspectos que más diferencian ambas soluciones en la operativa diaria: 

• La forma de emitir facturas.
• El control de los cobros.
• La colaboración con la gestoría. 

Emisión manual vs. automatización

En la SPFE, la emisión y el seguimiento de estados pueden requerir más intervención manual que en un software con ficheros de clientes, plantillas y automatizaciones.

Un software especializado almacena clientes, servicios, precios e impuestos. Esto permite clonar documentos, emitir en lote, programar facturas periódicas y reducir errores en datos fiscales como NIF, dirección o tipo de IVA.

Ejemplo: si eres consultor o diseñador web y cobras una cuota mensual de mantenimiento a 12 clientes, con un software puedes programar esas 12 facturas una sola vez. El sistema puede generarlas automáticamente cada mes, mientras que con una herramienta pública tendrías que crearlas y revisarlas individualmente.

Control de cobros y conciliación bancaria

La factura electrónica B2B no termina al emitir el documento: también implica seguir el ciclo de la factura, incluida su aceptación, rechazo y pago.

En la SPFE, el seguimiento de cobros puede requerir revisar tu cuenta bancaria y actualizar o consultar el estado de las facturas de forma manual. Un software privado con conexión bancaria puede identificar ingresos, asociarlos a facturas pendientes y actualizar el estado de cobro de forma más ágil.

Ejemplo: emites una factura de 1.500 € con vencimiento a 30 días. Con un software conectado al banco, cuando el cliente realiza la transferencia, la plataforma puede detectar el ingreso, asociarlo a la factura y marcarla como cobrada. Sin esa automatización, tendrías que revisar el extracto bancario y actualizar el estado de la factura manualmente.

Acceso y comunicación con tu gestoría

Para que tu asesoría revise la información, la AEAT puede requerir la formalización de una representación o apoderamiento tributario en su sede electrónica. En la práctica, muchos profesionales terminan descargando ficheros o información para compartirla con su gestor.

Con un software en la nube, la asesoría puede disponer de un acceso propio, según los permisos que conceda el cliente. Esto facilita consultar facturas emitidas y recibidas, revisar libros de registro y preparar liquidaciones trimestrales sin depender de envíos manuales por correo electrónico.

Ejemplo: al cerrar el trimestre, tu gestor puede acceder directamente al panel del software, revisar las facturas emitidas y recibidas y preparar el modelo 303 de IVA con la información actualizada, en lugar de pedirte ficheros sueltos o hojas de cálculo.

 

¿Cuándo basta la AEAT y cuándo necesitas un software?

La Solución Pública de la AEAT puede ser una opción válida si tu actividad es muy sencilla: emites pocas facturas al mes, trabajas con pocos clientes, no necesitas presupuestos ni albaranes y no requieres automatizar cobros.

En cambio, un software privado resulta más útil si:

• Emites facturas con regularidad.
• Trabajas con varios clientes o proveedores.
• Necesitas presupuestos, albaranes o facturas recurrentes.
• Quieres reducir el riesgo de errores manuales.
• Necesitas controlar facturas pendientes de cobro.
• Quieres facilitar el acceso de tu gestoría a la información contable.
• Buscas una visión global de ingresos, gastos, impuestos y tesorería.

Ventajas de TS Facturas frente a la solución pública

TS Facturas está diseñado para que la factura electrónica sea una ventaja de negocio y no una carga administrativa:

• Cumplimiento legal: ayuda a gestionar la facturación electrónica y los requisitos aplicables a tu actividad.
• Facturación rápida: selecciona cliente y producto del catálogo para generar documentos profesionales en menos tiempo.
• Cobros más ágiles: permite añadir pasarelas de pago online y configurar alertas de vencimiento para reducir la morosidad.
• Control del negocio: panel con ingresos, gastos, facturas pendientes, impuestos y situación financiera.
• Gestión colaborativa: espacio para invitar a tu asesoría y compartir la información contable sin depender de correos ni hojas de cálculo.

La elección no consiste en elegir entre cumplir o no cumplir: la SPFE permite cumplir la factura electrónica B2B, mientras que un software como TS Facturas ayuda a gestionar todo el ciclo comercial y financiero alrededor de esa obligación.

 

Preguntas frecuentes

¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica B2B en España según la AEAT?

La obligación no entra en vigor de forma inmediata para todos los negocios: se aplica de forma escalonada según el volumen de operaciones:

• Desde el 6 de octubre de 2027 para empresarios y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros.
• Desde el 6 de octubre de 2028 para el resto de empresas, pymes y autónomos.

¿Basta la plataforma de factura electrónica de la AEAT para cualquier negocio?

A nivel de cumplimiento de la factura electrónica B2B, la Solución Pública de la AEAT puede ser suficiente cuando resulte aplicable la obligación. Sin embargo, no sustituye un software de gestión: no cubre presupuestos, facturas recurrentes, recordatorios de cobro ni conciliación bancaria.

¿Puede mi gestoría acceder directamente a la herramienta de la AEAT?

Puede acceder a través de los mecanismos de representación o apoderamiento habilitados por la AEAT, según el caso. En TS Facturas, puedes invitar a tu asesor con su correo electrónico y concederle acceso a la información contable y fiscal de tu negocio, según los permisos configurados.

 

Fuentes utilizadas:

1. AEAT — Solución Pública de Facturación Electrónica
2. AEAT — Facturación electrónica y solución pública de facturación