Aplicación gratuita Verifactu de la AEAT: cómo funciona y qué permite hacer

La aplicación gratuita Verifactu de la AEAT permite emitir facturas con todos los requisitos legales, incluido el código QR y la mención a Verifactu si eliges esa modalidad. Además, envía automáticamente los registros a Hacienda.

Sin embargo, es una herramienta sencilla que puede servir para negocios que están empezando, pero no sustituye a un programa de facturación que permite gestionar mejor tu negocio gracias a sus funcionalidades avanzadas.

En TeamSystem Facturas Billin te vamos a explicar:

• Qué es la Aplicación gratuita Verifactu de la AEAT.
• Cómo se usa en el día a día.
• En qué casos puede quedarse corta frente a un software de facturación.

 

¿Qué es la Aplicación gratuita Verifactu de la Agencia Tributaria?

La Aplicación Verifactu de la Agencia Tributaria es una herramienta gratuita desarrollada por la propia AEAT que permite emitir facturas y generar los registros de facturación exigidos por el sistema Verifactu, enviándoles de forma segura a la Administración.

El sistema Verifactu nace con el Real Decreto 1007/2023, que aprueba el reglamento por el que se establecen los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación. 

Este reglamento fija, entre otros aspectos:

• Los requisitos técnicos y de seguridad de los programas de facturación.
• La inalterabilidad, trazabilidad y conservación de los registros de facturación.
• La estandarización del formato de dichos registros y su posible envío automático a la AEAT.

Aunque la normativa será de aplicación obligatoria, la herramienta gratuita de la AEAT permite a autónomos y pequeños negocios adaptarse al sistema Verifactu sin coste, siempre que su operativa de facturación sea sencilla.

Para utilizarla es necesario:

• Disponer de certificado electrónico, DNIe o Cl@ve Móvil en vigor.
  Si se actúa como representante, contar con los apoderamientos correspondientes.
• Acceder a la sede electrónica de la AEAT, dentro del apartado de IVA, en “Información y gestiones”, y seleccionar la opción Sistemas Informáticos de Facturación y Verifactu.

En el siguiente vídeo resumimos los aspectos clave que debes valorar para decidir si te conviene usar la herramienta pública de la Agencia Tributaria o un software profesional.

 

Funciones disponibles en la Aplicación gratuita Verifactu

La aplicación gratuita Verifactu de la AEAT es un formulario web pensado para emitir facturas de forma directa siempre que tengas una facturación sencilla y con poco volumen.

Vamos a conocer un poco más qué nos ofrece.

 

Crear y emitir facturas Verifactu básicas

Para crear tus facturas, tienes que elegir la opción “Emisión de Facturas” y seguir 3 sencillos pasos:

1. Rellenar el formulario de solicitud con los datos de la factura: emisor, receptor, productos, etc.

2. Generar la factura y previsualizarla para comprobar si está todo correcto.

3. Firmar y enviar la solicitud.

Una vez que se ha enviado, el sistema te muestra un recibo de presentación de la factura en el que confirma que el envío se ha realizado correctamente.

También puedes buscar y consultar facturas ya enviadas y crear borradores de factura antes de generarlas definitivamente.

Además, el sistema incluye un código QR para que el destinatario pueda cotejar la factura en la AEAT.

 

Gestión limitada de clientes

La Aplicación Verifactu te permite llevar una gestión de cartera de clientes para que no tengas que introducirlos manualmente en cada factura que realices.

La forma de hacerlo es:

• Crear el cliente en “Nuevo destinatario”.
• Introducir todos sus datos fiscales.

Los datos se guardan en el sistema para que luego puedas utilizarlos cuando vayas a crear tus facturas. 

También vas a poder exportar el listado de tus clientes si lo necesitas e importar y restaurar el listado desde un fichero, siempre que tenga la estructura requerida.

Datos fiscales y configuración inicial

La primera vez que accedas a la Aplicación gratuita Verifactu lo primero que tienes que hacer es cumplimentar tus datos como emisor en “Mis datos”. 

De esta forma ya aparecerán tus datos de forma automática en cada nueva factura.

También puedes crear y guardar listados básicos de productos o servicios para reutilizarlos en la emisión de facturas, sin funciones de stock, márgenes o control de inventario.

La solución pública Verifactu, además de crear de manera única y correlativa la numeración de las facturas, también te permite crear series de facturación para que puedas diferenciar entre las facturas ordinarias y las rectificativas.

 

Funcionalidades básicas vs. funcionalidades avanzadas

Como hemos adelantado, la app gratuita Verifactu cubre lo imprescindible en comparación con el software de facturación TS Facturas Billin. 

Pero vamos a verlo mejor en la siguiente tabla.

Función/ aspecto	App gratuita Verifactu (AEAT)	TeamSystem Facturas Billin
Emisión de facturas	Formulario web básico. Descarga en PDF.	Emisión online adaptada a Verifactu. Plantillas y diseño cuidado.
Envío y seguimiento	Envío manual desde tu correo. Sin trazabilidad.	Envío desde la plataforma. Ofrece confirmación de apertura/descarga.
Clientes / productos / series	Altas limitadas para clientes, productos y series. Solo campos imprescindibles.	Fichas completas de clientes, productos y series. IVA/RE por cliente. Series y condiciones de pago.
Presupuestos / proformas / albaranes	No disponibles	Genera presupuestos y proformas convertibles en facturas. Creación de albaranes, gestión, vinculación al stock, trazabilidad, etc.
Control de cobros y pagos	No disponible	Registro de cobros y vencimientos. Estados de factura actualizados.
Gastos	No disponible	Módulo de gastos. Conciliación básica.
Stock y catálogo	No disponible	Catálogo de productos/servicios. Informa de stock y alertas.
Multiusuario y roles	Un solo usuario. Sin invitaciones.	Multiusuario con roles: equipo y gestor con acceso directo.
Colaboración con la asesoría	Sin acceso para terceros.  Sin flujo compartido.	Acceso seguro para la asesoría. Intercambio sin envíos manuales.
App móvil	No.	Sí. Crea, envía y revisa facturas.
Exportación / continuidad	Opciones limitadas.  Sin enfoque para otros SIF.	Exportaciones e integración contable ágil.
Personalización del documento	Diseño estándar. Sin personalización de logo ni colores de marca.	Personalización con tu logo d empresa y colores corporativos. Ofrece condiciones de pago y campos adicionales.
QR y mención VERI*FACTU	Genera QR según el SIF. Incluye la mención solo si operas en modalidad Verifactu.	QR y mención en modalidad Verifactu. Incluye la gestión guiada del flujo Verifactu.
Soporte y ayuda	Ofrece una guía y un teléfono general.	Ofrece soporte por chat/email/teléfono. Tiene tutoriales de aprendizaje y acompañamiento.

En resumen, si crees que la app gratuita se te queda corta, TS Facturas Billin te cubre el cumplimiento Verifactu y además te da todo lo que te hace falta: presupuestos y proformas convertibles, albaranes, seguimiento de envíos y cobros, stock y uso desde el móvil.

 

Limitaciones de la Aplicación gratuita de facturación Verifactu

A pesar de facilidad de uso de la app gratuita de Verifactu, tienes que tener en cuenta que tiene ciertas limitaciones a la hora de utilizarla para tu negocio:

• No emite facturas simplificadas (los tickets).
• No tiene integraciones con otros sistemas, con lo que no puedes exportar registros para continuar con la factura en otro sistema.
• Solo puedes crear facturas en tu propio nombre o con un apoderamiento, si lo haces para un tercero.

 

Qué se puede hacer en la app gratuita de Verifactu y qué no

Según la guía de usuario de la Aplicación Verifactu emitida por la AEAT, esto es lo que puedes hacer con ella:

 

Configurar los datos fiscales

Cuando rellenes tus datos fiscales como emisor quedarán guardados en el sistema la primera vez que accedas. 

Así saldrán de forma automática en todas las facturas que emitas para no tener que repetir el proceso manualmente en cada una de ellas.

 

Crear el cliente y los productos del servicio

Puedes crear tanto clientes como productos o servicios para facilitarte la emisión de las facturas. 

Lo puedes hacer manualmente o importar los datos en formato de listados, siempre que cumplan las condiciones del sistema.

Pero recuerda, puedes importar y exportar listados, pero no conectar la app con otros sistemas de facturación.

 

Preguntar dudas o resolver incidencias

La Aplicación Verifactu no dispone de un servicio de soporte técnico personalizado como el de un software de facturación, aunque la AEAT ofrece distintos canales de información y asistencia general:

• Las FAQ’s de Verifactu.
• El Informador Verifactu, una herramienta virtual o asistente interactivo sobre el funcionamiento.
• El chat con un especialista en el horario de atención al usuario (de 9:00 a 19:00).
• INFORMA+, un canal para solicitar información por escrito.
• Los videos que ha elaborado la AEAT.

Para consultas informáticas puedes solicitar cita en la AEAT o escribir a [email protected]

 

Crear la factura Verifactu y enviarla al cliente

La Aplicación Verifactu sirve para que puedas emitir tus propias facturas de forma sencilla y gratuita, enviarlas a la Agencia Tributaria y descargarlas en PDF para enviarlas a tus clientes por tu canal habitual.

El proceso de generación de facturas es sencillo:

• Cumplimentar el formulario.
• Firmar la factura electrónicamente.
• Y confirmarla.

Pero recuerda que no deja emitir tickets (factura simplificada) y tampoco emitir facturas sin haber establecido un destinatario.

 

Registrar cobros y seguimiento

Con la Aplicación Verifactu puedes incluir los datos de pago en la factura, pero no te permite registrar el cobro, conciliar el pago o hacer seguimiento de las facturas.

Es un sistema de facturación, no un programa de gestión contable.

 

Aplicación gratuita Verifactu vs. software TS Facturas Billin Verifactu

Cuando llega el momento de tomar una decisión en cuanto al software para tu negocio, la pregunta siempre es la misma: 

¿Utilizar la herramienta oficial y gratuita que me da la Administración o un software de pago?

Permítenos ayudarte a resolver tus dudas.

La Aplicación gratuita Verifactu de la AEAT está diseñada para que sea de uso individual y que cubra lo imprescindible: emitir facturas, generar el registro de facturación y cumplir con la normativa básica.

TS Facturas Billin Verifactu es la solución de facturación online más completa para los negocios, ya que además de ser compatible con Verifactu y cumplir con el reglamento, incorpora funciones de gestión y colaboración con tu gestoría.

Pero vamos a verlo con algo más de detalle, comparando alguna de sus características

 

Gestión fiscal y colaboración con el gestor

Mientras que la Aplicación Verifactu está pensada para que la utilice una sola persona (el propietario o gerente del negocio), con TS Facturas Billin podrás invitar incluso a tu gestor para que pueda acceder a la información que necesite.

Esto lo que hace es agilizar enormemente la gestión y el facilitar el trabajo contable y fiscal.

Con TS Facturas Billin solo tendrás que invitarle con un rol específico para darle acceso seguro y garantizar también la trazabilidad de las gestiones que realice.

 

Trabajo desde el móvil y control del negocio

TS Facturas Billin Verifactu tiene una ventaja fundamental, que es la de poder acceder en cualquier momento y desde cualquier parte al sistema, ya que, además del acceso web, puedes instalar la app en cualquier dispositivo móvil (smartphone, tablet).

De esta forma te garantiza poder mantener el control de tu negocio 24/7 sin tener que estar delante del ordenador constantemente.

Además, también dispone de notificaciones de elementos clave, búsqueda rápida y un panel para mantenerte al día de todo lo que está pasando con tus facturas, pagos, etc.

 

Preguntas frecuentes sobre la Aplicación gratuita Verifactu

 

¿La Aplicación gratuita Verifactu será obligatoria en 2027?

A partir del anuncio de aplazamiento publicado recientemente por la AEAT, las nuevas fechas de implantación obligatoria serán:

• 1 de enero de 2027 para empresa.
• 1 de julio de 2027 para autónomos.

 

¿Qué diferencia hay entre la app gratuita Verifactu y un software adaptado?

La principal diferencia, además del precio, es que la app gratuita Verifactu permite solo la creación y envío de las facturas, mientras que un software avanza funciona como un sistema completo gestión porque:

• Permite el seguimiento del estado de las facturas: enviada, pendiente, pagada, etc.
• Registra los cobros de las facturas.

 

¿Puedo usar la Aplicación gratuita Verifactu desde el móvil?

Como mencionamos anteriormente, dado que la Aplicación Verifactu no requiere instalación porque utilizamos el acceso web, vas a poder utilizarla siempre que la necesites.

Sin embargo, esta versión web está pensada principalmente para ser utilizada en el ordenador, no estando adaptada de manera responsive para su utilización en el móvil. 

 

¿La Aplicación gratuita Verifactu guarda mis datos y mis facturas?

La Aplicación gratuita Verifactu te permite guardar tus propios datos, los datos de tus clientes, los productos y los servicios, para que no tengas que estar introduciéndolos manualmente en cada factura.

 

¿Qué pasa si la Aplicación Verifactu no cubre mis necesidades de facturación?

La aplicación gratuita de la AEAT está pensada para ayudarte con facturas cuando son pocas, ideal para autónomos o pymes que empiezan y no tienen mucho volumen. 

Te permite generar registros VeriFactu básicos con firma digital y enviarlos a Hacienda de forma sencilla, pero si facturas más o necesitas funciones extras, mejor optar por programas completos como TS Facturas Billin.