Verifactu para pymes: todo lo que necesitas saber para 2026

Tras la aprobación a finales de 2025 del Real Decreto-ley 15/2025, el calendario de implantación del sistema Verifactu se ha pospuesto oficialmente. Este nuevo marco legal establece que la obligatoriedad comenzará:

• El 1 de enero de 2027 para sociedades.
• El 1 de julio de 2027 para autónomos, otorgando un margen adicional para la adaptación técnica de las empresas.

A pesar del aplazamiento, los requisitos técnicos se mantienen: las pymes deberán operar con Sistemas Informático de Facturación (SIF) que garanticen la integridad de los registros. Esto implica que todas las facturas deberán incorporar un código QR y, en caso de optar por la modalidad de remisión voluntaria, la mención expresa de «VERI*FACTU» para el envío de datos a la AEAT.

Hoy, en TeamSystem Facturas Billin te vamos a contar:

• Cómo va a afectar Verifactu a las pymes.
• Qué cambia en la forma de emitir facturas.
• Qué tienes que ir preparando para estar preparado en 2027.

 

¿Cómo afecta Verifactu a las pymes?

Para entender cómo afecta esta normativa a tu negocio, es fundamental distinguir entre:

• El Reglamento (la norma legal).
• El Sistema (la forma de cumplirla). 

Aunque coloquialmente llamamos a todo Verifactu, existen matices que determinan cómo trabajarás en el día a día.

El Reglamento de verificación de facturas (Real Decreto 1007/2023), conocido como Verifactu, obliga a pymes y autónomos a utilizar sistemas de facturación inalterables. 

La aplicación efectiva del reglamento requería la publicación de una orden ministerial con las especificaciones técnicas, que se ha materializado en la Orden HAC/1177/2024. 

Su objetivo es garantizar la integridad, trazabilidad y conservación de las facturas, asegurando que ningún registro pueda ser borrado o modificado tras su emisión.

Para cumplir con esta legalidad, el reglamento permite a la pyme elegir entre dos modalidades:

• Sistema Verifactu (envío automático): el software remite cada registro de factura a la sede electrónica de la AEAT de forma inmediata en el momento de su emisión. Es la vía que simplifica el cumplimiento, ya que la información queda validada al instante por la Agencia Tributaria.
• Sistema No Verifactu (cumplimiento sin remisión inmediata): esta opción permite cumplir con el reglamento sin enviar los datos en tiempo real. El software garantiza que los registros son íntegros e inalterables, pero los almacena y custodia dentro del propio sistema. La pyme sigue cumpliendo con la ley manteniendo estos registros certificados y disponibles por si Hacienda los solicita.

En ambos casos, el reglamento garantiza que los datos no pueden alterarse, pero la elección entre comunicación directa o custodia interna depende de las necesidades y preferencias de la empresa.

En la práctica, cada pyme deberá comprobar que su software cumple los requisitos antes de que finalice el plazo de adopción obligatoria que hemos comentado al principio de este contenido.

En este vídeo te resumimos todo lo que una pyme y autónomo debe saber sobre Verifactu.

 

¿Cuándo entra en vigor Verifactu para las pymes?

Según la reciente modificación del Real Decreto-ley 15/2025, el calendario para la obligatoriedad de Verifactu se retrasa un año. 

Con lo que los nuevos plazos son: 

• Empresas y entidades sujetas al IS (impuesto de sociedades): 1 de enero de 2027. 
• Resto de obligados (autónomos, asociaciones, etc.): 1 de julio de 2027.

¿Qué significa esto para una pyme en 2026?

En la práctica, 2026 es un año de preparación. 

Por tanto, no hay obligación de operar aún en la modalidad Verifactu hasta que lleguemos a las nuevas fechas.

No obstante, sí conviene revisar los procesos y elegir un software que sea compatible con el reglamento RDL 15/2025 y su orden técnica HAC/1177/2024.

 

Requisitos Verifactu para pymes: qué tendrán que cumplir en 2027

Dado que Verifactu será obligatorio a partir de 2027, las pymes que emitan facturas con un sistema informático de facturación (SIF) deberán asegurarse de tener:

• SIF conforme al RD 1007/2023 y que garantice la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, tanto de alta como de anulación. 
• Huella (“hash”) y firma electrónica en los registros. Si el sistema opera como Verifactu, bastará con la huella. 
• Código QR en las facturas emitidas, añadiendo la leyenda “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “Verifactu”.
• Modalidad Verifactu de remisión automática, para el envío de todos los registros a la AEAT de manera electrónica, segura, consecutiva e instantánea.
• Especificaciones técnicas detalladas en la Orden HAC/1177/2024, que se refieren al QR, la firma electrónica, la estructura de envíos XML y el control de flujo.
• Declaración responsable del productor del software, en el que certifica que el programa de facturación cumple con toda la normativa.

También hay que tener en cuenta que puede haber excepciones:

• El código QR y la mención “VERI*FACTU” solo aplica a quienes están dentro del ámbito del RD 1007/2023.
• Si tu empresa está en SII (Suministro Inmediato de Información), no tienes que incluir ni el QR ni la leyenda.
• Tampoco aplican a operaciones o sujetos fuera del artículo 3 del Reglamento.

 

Cómo preparar tu pyme para Verifactu durante 2026

Sabiendo que, al final, la AEAT retrasa la obligación de Verifactu hasta 2027, lo mejor que puedes hacer es utilizar el 2026 para prepararte y hacer todas las pruebas y cambios que necesitemos.

Vamos a ver cómo hacerlo.

Calendario	Acción	Objetivo	Resultado	Implicados
1er Trimestre	Revisar procesos de facturación actuales.	Detectar posibles desviaciones frente al reglamento.	Informe de gaps. Lista de mejoras.	Responsable administrador. Asesoría.
1er / 2º Trimestre	Elegir software compatible con Verifactu.	Encontrar y asegurar un SIF adaptado y operativo.	Contratación SIF. Informe de puesta en marca y comprobación.	Dirección. Proveedor.
2º / 3er Trimestre	Formar al equipo .	Uso correcto del SIF y criterios comunes.	Guía rápida. Sesión formativa.	Responsable administrador. Proveedor.
3er /4º Trimestre	Revisar control interno y comunicación con la asesoría.	Trazabilidad y flujo con gestoría.	Procedimiento interno. Calendario.	Dirección. Asesoría.

Con TS Facturas Billin puedes cubrir el circuito completo y contar con soporte durante la implantación.

 

Revisar procesos de facturación actuales

Antes de empezar a cambiar las herramientas, analiza bien tu proceso real de facturación para ver si está conforme a la ley. 

Para eso hay que:

• Mapear el ciclo de facturación: las altas de clientes y productos o servicios, la emisión y envío de facturas, el cobro… e identificar las tareas repetitivas.
• Comprueba cuáles son los requisitos del Reglamento, ya sabes, que los registros son inalterables, que se puede hacer seguimiento de todo el proceso, etc.
• Verifica que los documentos habituales se emiten correctamente: la factura completa y la simplificada tienen todo lo necesario, e incluyen el QR y la leyenda (si lo necesitan).

 

Elegir un software compatible con Verifactu

El sistema de facturación que elijas tiene que cubrir tus necesidades de gestión y facturación, además de ser compatible con Verifactu. 

Por eso: 

• Pide la declaración responsable para verificar que cumple con el RD 1007/2023 y con la Orden HAC/1177/2024.
• Valora las funciones operativas del programa, que no tiene la app gratuita de facturación Verifactu, y que mejoran tu eficiencia administrativa. Por ejemplo, poder hacer presupuestos, proformas, realizar el control de cobros/stock, disponer de modalidad multiusuario y móvil.
• Haz una prueba de todo el circuito: crea la factura Verifactu, inserta el QR, (si procede) y añade la mención, realizas el envío al cliente y registra el cobro. 

Con TS Facturas Billin, además, tendrás soporte técnico y herramientas para completar ese flujo con todas las garantías de cumplir el reglamento.

 

Formar al equipo en el nuevo sistema

Aunque el cambio sea técnico, necesitas que tu equipo sepa también cómo funciona, respecto a:

• La emisión y corrección de facturas.
• El uso de las series y la numeración.
• Cómo añadir QR y la verificación y explicar a los clientes lo que necesiten.

También te permitirá definir: 

• Los roles y responsabilidades en el proceso de facturación: quién emite las facturas, quién valida, quién concilia cobros.
• Las buenas prácticas SIF de que no se pueden alterar registros, que las anulaciones deben ser trazables, cómo conservar los documentos y acceder al historial. 

Además, si adoptas la modalidad Verifactu, podrás enviar de manera segura e inmediata los registros a la AEAT, pruebas de envío y gestión de incidencias.

Con TS Facturas Billin tu equipo puede aprender guías y soporte especializado para resolver las dudas del día a día.

 

Revisar el control interno y comunicación con la asesoría

Es imprescindible comprobar si la comunicación con la gestoría se hace de la manera correcta. 

Por eso, es conveniente:

• Establecer unos controles básicos en el circuito de validación de las facturas.
• Definir la vía de comunicación con la gestoría, cuál es el formato y el acceso a la información.
• Crear un plan durante el 2026 para ir adaptándose, con un calendario de pruebas para tenerlo todo listo antes de la fecha en la que estés obligado a cumplir con Verifactu.

 

Ventajas de que tu pyme adopte Verifactu

A pesar de que Verifactu, al principio, puede resultar lioso y que cueste adaptarse, también tiene una serie de ventajas para las pymes que, a la larga, van a resultar beneficiosas para el negocio.

 

Reducción de errores y control fiscal

• Informar directamente a Hacienda de las facturas reduce los errores y evita que se modifiquen facturas.
• El QR de las facturas mejora el control y genera confianza a los clientes porque garantiza el origen y la integridad del contenido de la factura.

 

Automatización y ahorro de tiempo

Verifactu hace que la facturación se estandarice y se automatice, con lo que: 

• Mejora la eficiencia de los procesos administrativos y de facturación.
• Ahorra tiempo de gestión.
• Reduce costes.
• Simplifica la comunicación con la Administración y cumplir con las obligaciones.

 

Mejora en la relación con el gestor y la contabilidad

Utilizar el mismo formato de información que tu gestor mejora el trabajo.

Además, el trabajo contable se hace más ágil y eficiente, ya que el RD 1007/2023 da la posibilidad de integrar los registros remitidos a la AEAT:

• En el libro registro de facturas expedidas (IVA).
• En determinados libros registro de IRPF.

 

Preguntas frecuentes sobre Verifactu para pymes

Vamos a responder a algunas de las preguntas más frecuentes que tienen las pymes sobre Verifactu.

 

¿Verifactu será obligatorio para todas las pymes?

Verifactu aplica a quienes generan sus facturas con sistemas informáticos, aunque existen excepciones. 

No están obligadas:

• Las pymes que utilicen el Suministro Inmediato de Información (SII).
• Las pymes domiciliadas en País Vasco y Navarra que utilizan TicketBAI.
• Las micropymes y autónomos que hacen sus facturas en papel y a mano (excel y word no son programas de facturación siempre y cuando no utilicen macros).
• Los sectores o regímenes especiales, como la agricultura o la ganadería.

 

¿Qué software podrán usar las pymes para cumplir Verifactu?

Cualquier sistema informático de facturación es válido siempre que cumpla los requisitos del RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024. Tan solo es necesario que el productor del software facilite la declaración responsable.

De todas formas, siempre se puede utilizar la aplicación gratuita de la AEAT desde la sede electrónica de Hacienda.

 

¿Qué pasa si mi pyme no se adapta a tiempo?

Utilizar un software de facturación que no cumpla con los requisitos exigidos legalmente, puede costarte muy caro.

Las sanciones se regulan en el artículo 201bis de la Ley General Tributaria (Ley 11/2021) y pueden alcanzar:

• Los 50.000€ por ejercicio para los usuarios.
• Los 150.000€ por ejercicio para fabricantes y comercializadores.

Y se podrán añadir 1.000€ más si falta la declaración responsable.

 

¿Las pymes tendrán un período de adaptación a Verifactu?

En principio, el período voluntario para la adaptación se inició el 29 de julio de 2025 y se ha extendido un año más. 

Pero después, ya no habrá ningún otro período de gracia. Así que, quien no haya adaptado su negocio a Verifactu, se enfrentará a las sanciones correspondientes sin excusas.

Por tanto, recuerda que:

Obligados	Fecha límite máxima	Implicación
Pymes que tributan en IS	01/01/2027	Tener el SIF adaptado totalmente operativo, el QR en factura y la mención si modalidad Verifactu.
Resto de obligados (autónomos, CB, etc.)	01/07/2027	Igual que arriba: SIF adaptado; sin “período de gracia” posterior.

 

¿Afecta Verifactu también a los presupuestos y proformas de las pymes?

La respuesta es no. Como los presupuestos y facturas proforma no son facturas expedidas, no tienen que llevar ni QR tributario y la leyenda Verifactu.

Pero, administrativamente, los sistemas de facturación adaptados a Verifactu tienen funcionalidades adicionales como la generación de presupuestos y facturas proformas, y la posibilidad de convertirlos en facturas ordinarias. Y esto sí que es una ventaja a tener en cuenta.