Qué es una minuta: usos, tipos y ejemplos

A través de una minuta se pueden recoger datos y condiciones antes de formalizar un documento legal, detallar los honorarios de un profesional o dejar por escrito los temas tratados en una reunión. 

En este artículo te contamos:

• Qué es una minuta y para qué sirve.
• Qué tipos de minuta existen y cuándo se utiliza cada una.
• Qué diferencia hay entre una minuta y una factura.
• Cuándo una minuta puede utilizarse como factura.
• Cómo hacer una minuta paso a paso.
• Cómo calcular los honorarios de una minuta.
• Cómo es una minuta de abogado y un ejemplo práctico.

 

Una minuta es un documento que puede servir como borrador de un texto, como relación de honorarios de un profesional o como registro de lo tratado en una reunión. En el ámbito jurídico, suele utilizarse para referirse a documentos previos a los definitivos, como la minuta notarial o la minuta de un abogado o procurador.

En este artículo te contamos sus principales usos dentro del ámbito legal, qué es una minuta de abogado, qué información incluye y en qué se diferencian una minuta de honorarios y una factura, así como otros usos habituales y ejemplos.

¿Qué es y para qué sirve la minuta?

Una minuta es un documento previo que recoge información y datos que después se trasladan a otro documento legal, como una escritura pública. Por ejemplo, puede servir como base para preparar los documentos de constitución de una sociedad o el acta de una asamblea de accionistas.

La minuta funciona como un paso previo al documento definitivo. Permite recoger por escrito la información, acuerdos o condiciones que se quieren formalizar y revisarlos antes de oficializarlos. De esta forma, ayuda a que el documento final refleje lo que se ha acordado y evita cambios inesperados.

Es por eso que la minuta se utiliza como herramienta en el ámbito legal. En el caso de los abogados y procuradores, por ejemplo, también puede referirse a la relación de honorarios por los servicios prestados. Fuera del ámbito jurídico, una minuta puede ser el documento en el que se recogen los temas tratados y acuerdos alcanzados durante una reunión.

En todos estos casos, la función de la minuta es dejar por escrito una información que sirve como referencia, ya sea antes de formalizar un documento legal, para detallar unos honorarios o para dejar constancia de lo hablado en una reunión.

Tipos de minuta

La palabra minuta puede tener diferentes significados según el contexto en el que se utilice. 

Por eso, existen varios tipos de minuta, desde borradores de documentos legales hasta relaciones de honorarios o notas de una reunión:

• Minuta notarial: la minuta notarial es el documento previo que recoge los datos y condiciones de una operación o acto jurídico que después se formalizará ante notario. Sirve como base para preparar la escritura pública y revisar que la información sea correcta antes de firmarla.
• Minuta de honorarios: la minuta de honorarios incluye los servicios realizados por un abogado, procurador, notario u otro profesional y el importe correspondiente. Se utiliza para detallar los honorarios que debe pagar el cliente y, aunque puede cumplir una función similar a la de una factura, no es exactamente lo mismo.
• Minuta de reuniones: la minuta de una reunión recoge las notas y apuntes de los temas que se han tratado, las decisiones adoptadas y las tareas acordadas. Sirve como referencia para preparar posteriormente el acta de la reunión o para dejar constancia de lo hablado.
• Minuta de herencias y herederos: la minuta de herencias y herederos detalla información sobre los herederos y el reparto de una herencia. Cuando es necesario localizar a los herederos, también puede incluir los datos de la investigación realizada, los contactos establecidos y las comunicaciones mantenidas.

¿Qué diferencia hay entre minuta y factura?

Uno de los usos de la minuta es recoger los servicios prestados por abogados, procuradores, notarios y otros profesionales, junto con el importe que corresponde pagar, los cuales pueden estar regulados por sus respectivos colegios profesionales.

En la práctica, se suele decir que una minuta de este tipo es equivalente a la factura de un abogado, pero no siempre es así. La minuta recoge los servicios realizados y su coste, mientras que, para que pueda utilizarse como factura, debe cumplir los requisitos formales y fiscales exigidos para este tipo de documento recogidos en el Reglamento de Facturación español (RD 1619/2012), como, por ejemplo, estar numerada, fechada y aplicar los impuestos correspondientes.

¿Cuándo una minuta sirve como factura?

Una minuta puede servir como factura siempre que incluya todos los datos obligatorios de una factura y cumpla los requisitos fiscales aplicables. 

Entre los campos que debe incluir se encuentran:

• Número y serie de la factura.
• Fecha de emisión.
• Datos fiscales del autónomo o empresa que emite la minuta.
• Datos fiscales del cliente.
• Descripción de los servicios prestados.
• Base imponible e importe.
• Tipo de IVA aplicado y cuota de IVA desglosada.
• Importe total.

Si la minuta contiene esta información y cumple el resto de requisitos fiscales aplicables, puede utilizarse como factura. Si no los cumple, será necesario emitir una factura aparte. 

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¿Cómo hacer una minuta?

Para hacer una minuta correctamente, lo primero es planificar los servicios que se van a prestar y definir cómo se van a reflejar. Los honorarios pueden variar según el profesional, el tipo de servicio y el trabajo realizado, por lo que conviene dejar cada concepto claramente detallado.

Los pasos para preparar una minuta son:

1. Identifica al emisor y al cliente: incluye los datos del profesional que presta el servicio y los datos fiscales de la persona o empresa a la que se dirige la minuta, como CIF, dirección fiscal y razón social.
2. Detalla los servicios prestados: especifica qué trabajo se ha realizado, por ejemplo, reuniones, elaboración de escritos, asistencia a audiencias o gestiones realizadas en nombre del cliente.
3. Calcula los honorarios: determina el importe correspondiente a cada servicio teniendo en cuenta las horas dedicadas, la complejidad del trabajo y otros criterios profesionales.
4. Añade los gastos: si existen gastos asociados al servicio, como tasas, desplazamientos, copias u otras gestiones, deben quedar identificados y separados de los honorarios.
5. Aplica los impuestos correspondientes: cuando la minuta tenga que funcionar como factura, debe incluir el IVA y otros datos fiscales que sean aplicables, junto con la base imponible y el importe total.
6. Comprueba los datos antes de emitirla: revisa la numeración, fecha, datos fiscales, conceptos, importes e impuestos para asegurarte de que la minuta contiene toda la información necesaria.

¿Cómo se calculan los honorarios de una minuta?

No existe una fórmula oficial única para calcular honorarios. Como orientación práctica, desde TS Facturas hemos creado este esquema que puedes utilizar para calcular honorarios, aunque no sustituye baremos colegiales ni el acuerdo con el cliente:

Honorarios = (VH × NC × HI) + VE + Gastos + indemnización (si aplica)

Donde:

• VH (Valor por hora): importe establecido por cada hora de trabajo.
• NC (Nivel de complejidad): factor que tiene en cuenta la dificultad del servicio y se mide según el mercado de servicios jurídicos. 
• HI (Horas invertidas): tiempo dedicado al cliente, incluyendo reuniones, elaboración de escritos, audiencias y otras gestiones.
• VE (Valor de espera): tiempo dedicado a gestiones o esperas relacionadas con la tramitación del asunto. Normalmente, se suelen tener en cuenta 2 horas mensuales.
• Gastos: costes asociados al servicio, como tasas judiciales, traslados, copias, etc.
• Indemnización: importe adicional que pueda aplicarse según las condiciones acordadas o el resultado del servicio.

Modelo y ejemplo de minuta para abogados

La minuta es una forma de medir el trabajo de un abogado y saber cómo cobrarlo. El documento permite detallar los servicios prestados al cliente y los honorarios correspondientes. 

Veamos un ejemplo de minuta de abogado para entender cómo calcularla:

Supongamos que se encarga a un abogado interponer una demanda a una compañía de seguros para solicitar una indemnización por daños y perjuicios por un importe de 10.000€.

 Los datos para calcular los honorarios del abogado serían los siguientes:

• VH: El abogado tiene un precio de 30€ por hora.
• NC: La demanda tiene un nivel de complejidad alto, clasificado con un 4.
• HI: Se han invertido 20h en el caso.
• VE: El retraso del trámite judicial ha supuesto una espera de 2h al mes durante 3 meses.
• Gastos: Los gastos ocasionados por tasas judiciales y traslados son de 500€
• Indemnización: 0€

Si aplicamos la fórmula para calcular honorarios del apartado anterior, el cálculo de la minuta sería:

(30 × 4 × 20) + (2 × 30 × 3) + 500 + 0 = 3.080€

Por tanto, el importe final de la minuta sería de 3.080€. 

Si se pretende utilizar la minuta como factura, se deberán incluir datos fiscales adicionales que te mencionamos más arriba.

Por ejemplo, si corresponde aplicar un 21% de IVA, se debería multiplicar el total menos las tasas de transporte, 2.580 × 0,21 = 541,80€, esa sería la cuota de IVA a sumar. 

Si corresponde aplicar una retención del 15% de IRPF, también se calcula sobre la base 2.580 × 0,15 = 387€. Este importe se resta del total, por lo que la cantidad final a pagar con IVA e IRPF sería de 3.234,80€. 

Para comprobar IVA e IRPF sobre la base, puedes usar la calculadora de IRPF en factura.

Si eres profesional de la abogacía, en TS Facturas queremos ponértelo fácil. Puedes descargar un modelo orientativo de minuta de honorarios (Word/PDF). Si quieres usarla como factura, revisa que incluya todos los datos obligatorios vigentes.

 

Modelo de minuta en Word
Modelo de minuta en PDF

Minuta notarial vs. minuta de honorarios vs. minuta de trabajo

El término minuta puede tener distintos significados según el contexto, por ejemplo:

Tipo de minuta	¿Qué es?	¿Cuándo se utiliza?
Minuta notarial	Es un documento que se prepara antes de hacer una escritura u otro documento ante notario.	Cuando hay que preparar los datos y condiciones de un documento que después se formalizará ante notario.
Minuta de honorarios	Es un documento donde un profesional detalla el trabajo que ha hecho y cuánto cobra por él.	Para informar al cliente del coste de los servicios de abogados, procuradores, notarios y otros profesionales.
Minuta de trabajo	Es un documento que recoge notas, tareas, información o acuerdos relacionados con un trabajo.	Para dejar por escrito lo que se ha hecho, lo que se ha hablado en una reunión o las tareas que quedan pendientes.

Preguntas frecuentes sobre las minutas

¿Qué diferencia existe entre una minuta y una escritura?

En el ámbito contractual, la minuta es un documento previo donde se recogen las condiciones, derechos y obligaciones de una operación, como la compraventa de un inmueble. La escritura, en cambio, es el documento oficial que se firma ante notario y formaliza la operación y el cambio de titularidad. 

¿Qué valor legal tiene una minuta?

La minuta es un documento previo y, por sí sola, no tiene el mismo valor que el documento definitivo. Su valor dependerá de su contenido y del uso que se haga de ella. Por eso, cuando se utiliza para preparar un documento legal, conviene que la revise un profesional. 

¿En qué formatos suelen estar las minutas?

No existe un formato establecido para hacer una minuta, aunque sí hay algunas indicaciones sobre lo que debe incluir. 

 En una minuta de reunión, por ejemplo, es habitual incluir:

• Fecha.
• Tema o motivo de la reunión.
• Personas que participan.
• Temas tratados y acuerdos alcanzados.
• Responsables de cada tarea.
• Fechas previstas para realizar las tareas.

¿Qué es una minuta notarial?

Una minuta notarial es un borrador que recoge los datos y condiciones de un acto o negocio jurídico. Se utiliza como base para preparar una escritura pública u otro documento que después se formalizará ante notario, como una compraventa, una sociedad o determinados acuerdos.

¿Qué es una minuta de abogado?

Es la relación de servicios prestados y honorarios (y, si aplica, gastos e impuestos) que el abogado detalla al cliente. Puede usarse como factura si cumple los requisitos fiscales.

¿Qué es una minuta de trabajo?

Una minuta de trabajo es un documento donde se recogen las tareas, datos, temas tratados o acuerdos relacionados con un trabajo. Puede utilizarse durante una reunión o para dejar constancia de lo realizado, las tareas pendientes y quién debe encargarse de cada una.

¿Minuta y honorarios son lo mismo?

No, minuta y honorarios no son lo mismo. Los honorarios son la cantidad que cobra un profesional por sus servicios, mientras que una minuta de honorarios es el documento donde se detallan esos servicios y el importe correspondiente. Por tanto, la minuta puede incluir los honorarios, pero ambos términos no significan lo mismo.

¿Puede usarse una minuta como factura?

Sí, una minuta puede utilizarse como factura si incluye todos los datos obligatorios y cumple los requisitos fiscales de una factura. Debe recoger, entre otros datos, la fecha, numeración, datos fiscales, base imponible, impuestos aplicables y total.