¿Qué es el texto de protección de datos para una factura y por qué es importante?

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texto protección de datos para factura
Laura Peña
Escrito por Laura Peña
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En este artículo explicaremos porque el texto de protección de datos para una factura es importante y de cómo debemos hacerlo para cumplir la normativa vigente.

¿Qué es la nueva ley de protección de datos de 2018?

Antes de la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la Unión Europea, ya se obligaba a tener que añadir en las facturas emitidas un texto de protección de datos.

Con el RGPD se aprobó su aplicación en todos los estados miembros, de manera que devuelva al ciudadano el control de sus datos personales y garantice unas medidas de seguridad sobre ellos.

El hecho de la aparición de este nuevo Reglamento en 2018 está basado en la evolución tecnológica y la globalización, ya que, hay un elevado intercambio de datos personales.

En resumen, esta nueva ley de protección de datos, incluye los siguientes cambios:

  • Solicita el consentimiento del tratamiento de tus datos personales
  • Nuevos derechos sobre el control de tus datos
  • Transparencia en el tratamiento de los datos
  • La empresa se convierte en el responsable del tratamiento de los datos
  • Nace la figura de delegado de protección de datos
  • Se crea el consentimiento en los menores de edad
  • Respeta los datos personales de los fallecidos
  • Esta Ley contempla un nuevo régimen sancionador

¿Cuál es el objetivo del RGPD?

El objetivo del RGPD es informar al cliente que la empresa cumple con esta nueva ley de protección de datos, en resumen, podemos hacer referencia a los cuatro aspectos más importantes:

  1. Garantizar la protección de las personas físicas en la Unión Europea
  2. La libre circulación de los datos personales
  3. Refuerza el derecho a cada persona sobre la variación en sus datos
  4. Modifica la manera de autorregularse y verifica el tratamiento de datos

¿Cómo afecta la ley de protección de datos en las facturas?

Claramente, este nuevo Reglamento afecta en las facturas emitidas, ya que, supone un intercambio de información y de datos, los cuales, requieren la actuación del RGPD y la Garantía de Derechos Digitales.

Ese intercambio de información y de datos en las facturas requieren, según la ley de protección de datos, una cláusula donde se informe al cliente sobre los responsables del tratamiento y su finalidad, su base jurídica, su exportación a un tercero, el plazo de conservación y las vías para ejercer el derecho al acceso, rectificación o eliminación de los datos personales.

Por tanto, la única manera de garantizar esta protección de datos al cliente es añadiendo una cláusula de privacidad, en el documento de la factura emitida.

Debido a que el proceso de facturación de una empresa, en general, está automatizado, sólo se tendría que incluir en el diseño de la factura la referencia a la ley de protección de datos.

¿Cómo colocar el texto de protección de datos para las facturas?

Este texto de protección de datos es recomendable incluirlo en la parte inferior de la factura, indicando el uso, la finalidad, los destinatarios y la dirección para ejercer los derechos de acceso o rectificación de dichos datos.

texto protección de datos

Los derechos ARCO, hacen referencia al acceso, rectificación, cancelación u omisión.

El responsable del tratamiento de los datos deberá comunicar a los Organismos correspondiente los errores en la facturación, es decir, a la Agencia Española de Protección de Datos en un plazo de 72 horas, por ello, es importante que se revise esa información, para comprobar su protección o la adaptación a los sistemas informáticos.

Un ejemplo del texto de protección de datos sería: “En cumplimiento de lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal, le comunicamos que los datos que usted nos facilite quedarán incorporados y serán tratados en los ficheros de titularidad……… (nombre del responsable del fichero) …. con el fin de poderle prestar nuestros servicios, así como para mantenerle informado sobre cuestiones relativas a la actividad de la empresa y sus servicios”.

Como ves debes de tener en cuenta la forma correcta de colocar el texto protección de datos para factura porque es algo exigible y debes hacerlo. En Billin, el programa de facturación online, puedes hacerlo de forma muy sencilla, automática y personalizada con sus plantillas para facturas.

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Laura Peña

Freelance Executive Marketing Manager en Billin.