Facturación VeriFactu o no VeriFactu: ¿cuál elegir?

Si emites facturas en tu negocio, la opción más práctica para muchos autónomos y pymes suele ser VeriFactu: el programa remite los registros de facturación a la Agencia Tributaria inmediatamente después de emitir cada factura y reduce la carga de conservación documental.

La modalidad no VeriFactu es igual de válida, pero te obliga a conservar, proteger y poder entregar los registros de facturación cuando la AEAT los reclame. La elección no depende de que una opción sea “más legal” que otra: ambas lo son si el software cumple la normativa.

Para que veas claro qué camino encaja mejor con tu operativa, estas son las situaciones más habituales:

Si tu situación es…	Te conviene…	Porque…
Trabajas por tu cuenta y gestionas tú mismo el negocio	VeriFactu	El propio software se encarga de remitir los registros a la AEAT y simplificas la conservación documental.
Quieres que tus registros estén disponibles de forma inmediata ante la AEAT	VeriFactu	Los registros de facturación se envían a la sede electrónica justo después de su generación.
Cuentas con asesoría interna y un ERP a medida	No VeriFactu	Prefieres custodiar tú los registros firmados y entregarlos solo si la AEAT los requiere. Tu ERP debe cumplir igualmente todos los requisitos y tener capacidad de remisión.
Usas un ERP con validaciones internas complejas	No VeriFactu	Evita bloqueos o dependencias de conexión externa en tiempo real con la AEAT; genera y sella el registro en local y se entrega solo si Hacienda lo solicita.

 

¿Cuál es la diferencia entre facturación VeriFactu y no VeriFactu?

La diferencia fundamental entre ambos métodos radica en el destino y la inmediatez de los datos fiscales: 

• Con VeriFactu, el sistema remite los registros a la sede electrónica de la AEAT inmediatamente después de generarlos. 
• Con un sistema no VeriFactu, esos registros se generan y se conservan bajo responsabilidad del obligado tributario. 

En el debate de VeriFactu vs. no VeriFactu, ambos sistemas comparten el mismo objetivo legal: dificultar que las facturas puedan borrarse, alterarse u ocultarse. 

Los dos generan registros con huella digital, encadenados con el registro anterior, y deben garantizar integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad.

Lo que cambia es quién asume la custodia de esos registros y cómo se relaciona el sistema con la Agencia Tributaria.

¿Cómo funciona la facturación VeriFactu?

La facturación VeriFactu funciona como una pasarela directa entre tu software de gestión y la sede electrónica de la Agencia Tributaria a través de internet.

El proceso es totalmente invisible en tu día a día:

1. Emisión habitual: introduces los datos del cliente y los conceptos desde tu ordenador, tablet o móvil.
2. Generación del registro: al emitir o guardar la factura, el software genera el registro de facturación correspondiente.
3. Remisión inmediata: el programa envía ese registro a la AEAT de forma automática, segura e inmediata después de su producción.
4. Verificación por el destinatario: la factura incorpora un código QR tributario y, en el caso de VeriFactu, la mención “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”.

Un ejemplo práctico: 

Imagina que eres electricista. Terminas una reparación, emites la factura desde el móvil en la puerta del cliente y te vas al siguiente aviso. Con VeriFactu, no tienes que archivar ficheros técnicos por tu cuenta: el registro ya se ha remitido a la AEAT y tu cliente puede comprobar la factura mediante el QR. 

 ¿En qué consiste un sistema no VeriFactu?

Un sistema no VeriFactu es un programa informático que cumple las reglas de seguridad y trazabilidad de la Ley Antifraude, pero conserva los registros de facturación en lugar de remitirlos automáticamente a la AEAT.

Con esta modalidad, la custodia recae sobre el obligado tributario:

• El software genera registros de facturación con huella digital y encadenamiento entre facturas.
• Debes garantizar que esos registros se conserven de forma íntegra, accesible, legible y trazable durante el periodo de prescripción fiscal, que con carácter general es de cuatro años.
• Si la AEAT inicia una comprobación, deberás poder extraer y entregar los registros solicitados dentro del plazo del requerimiento.
• El sistema debe contar con capacidad para comunicarse con la AEAT y adoptar la modalidad VeriFactu cuando corresponda.

Si el disco duro falla, se pierde la base de datos o los registros no pueden exportarse correctamente, la responsabilidad de acreditar su conservación será tuya.

 

¿Son obligatorios los programas de facturación con VeriFactu?

No. Acogerse a la modalidad VeriFactu es voluntario. Sin embargo, sí es obligatorio utilizar un sistema informático de facturación que cumpla los requisitos técnicos establecidos por la normativa de sistemas informáticos de facturación.

La Ley Antifraude no obliga a remitir cada factura a Hacienda en el momento de su emisión, pero sí impide utilizar sistemas que permitan alterar o eliminar registros sin dejar rastro. 

Por ejemplo, no cumplen esas exigencias:

• Plantillas de Word o documentos de texto libres.
• Hojas de cálculo como Excel, si se utilizan para emitir facturas sin garantizar integridad, trazabilidad e inalterabilidad.
• Programas antiguos que no generen registros encadenados ni permitan exportar la información en los formatos exigidos.

Por este motivo, muchos profesionales independientes eligen un programa con VeriFactu: cumple los requisitos de partida y evita tener que gestionar manualmente la conservación de los registros técnicos.

 

VeriFactu o no VeriFactu: ¿qué opción conviene elegir según tu actividad?

La elección depende de cómo gestiones tu negocio, de los recursos administrativos de los que dispongas y de cómo quieras conservar la información fiscal. 

Elige VeriFactu si:

• Eres autónomo o microempresa: no dispones de un departamento administrativo y necesitas simplificar la gestión documental.
• Quieres menos carga de archivo técnico: el software remite los registros a la AEAT y reduces el riesgo de perder información que luego debas entregar.
• Buscas transparencia y trazabilidad: tus registros de facturación estarán disponibles en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
• Quieres una operativa sencilla: no tendrás que ocuparte de la custodia, firma adicional y conservación especial que exige la modalidad no VeriFactu.

Elige no VeriFactu si:

• Gestionas una empresa con asesoría interna: dispones de personal capaz de auditar y conservar los registros de facturación.
• Usas un ERP complejo: tu negocio necesita integrar la facturación con almacenes, centros de coste, validaciones internas u otros módulos a medida.
• Prefieres no enviar tus datos de facturación a la AEAT en tiempo real: el sistema debe garantizar firma electrónica, inalterabilidad y entrega de los registros cuando la AEAT lo requiera. 

 

¿Qué programas con VeriFactu están adaptados para autónomos y pymes?

Un programa de facturación adaptado no es simplemente una herramienta moderna o en la nube: es un software que ha integrado las exigencias del Real Decreto 1007/2023 y cuyo productor o comercializador emite una declaración responsable sobre su cumplimiento.

Para un autónomo o una pyme, una herramienta no está realmente adaptada si cumplir la ley exige configuraciones complejas o conocimientos técnicos avanzados. 

Debe reunir estas características:

• Automatización transparente: generación de QR, huellas digitales, encadenamiento de registros y remisión a la AEAT sin pasos manuales innecesarios.
• Declaración responsable del desarrollador: el productor o comercializador debe responder por el cumplimiento técnico del sistema.
• Curva de aprendizaje baja: la interfaz debe permitir crear y emitir una factura sin formación fiscal o informática especializada.
• Actualizaciones automáticas: el programa debe adaptarse a los cambios normativos sin requerir instalaciones o parches manuales.
• Accesibilidad multidispositivo: debe permitir facturar desde ordenador, tablet o móvil en el momento en que se presta el servicio o se entrega el producto.
• Exportación y conservación seguras: aunque uses VeriFactu, conviene poder descargar y conservar copias de tus facturas y registros.

 

TS Facturas: características y adaptación al reglamento VeriFactu

En TS Facturas (antes Billin) hemos adaptado el núcleo de nuestra plataforma para ayudarte a cumplir las exigencias de la Ley Antifraude de forma transparente, sin que tengas que cambiar tu forma de trabajar ni aprender tecnicismos fiscales.

Estas son las características de nuestro software y los mecanismos con los que nos adaptamos al reglamento VeriFactu:

• Conexión directa con la AEAT: operamos como un sistema VeriFactu. Al emitir una factura, generamos el registro informático estructurado y lo remitimos automáticamente a la Agencia Tributaria a través de sus servicios web.
• Generación de códigos QR normativos: las facturas incluyen el código QR tributario y la mención legal correspondiente a la modalidad VeriFactu, para que el destinatario pueda comprobar su verificación en la sede electrónica de la AEAT.
• Encadenamiento de registros e inalterabilidad: aplicamos huellas digitales a cada documento y encadenamos cada factura con el registro anterior. Si hay un error, la plataforma te guía para emitir una factura rectificativa conforme a la normativa.
• Plataforma en la nube y multidispositivo: puedes emitir presupuestos, facturas y albaranes desde el ordenador o desde las aplicaciones móviles de iOS y Android, con la información accesible y respaldada en la nube.
• Registro de eventos del sistema: la plataforma conserva trazabilidad de operaciones relevantes, como inicios de sesión, cambios de configuración, incidencias o envíos, para facilitar la trazabilidad exigida por la normativa.
• Declaración responsable del desarrollador: como desarrolladores del software, emitimos la declaración responsable correspondiente, garantizando el cumplimiento de los requisitos técnicos aplicables.

 

Preguntas frecuentes

¿Puedo ser sancionado si no elijo un sistema VeriFactu?

No. La AEAT no puede multarte por elegir la modalidad no VeriFactu, ya que la normativa permite ambas opciones. La sanción puede producirse si utilizas un sistema que no cumple las especificaciones legales o si no puedes entregar los registros de facturación cuando la Agencia Tributaria los requiera.

¿Qué requisitos técnicos deben cumplir los sistemas de facturación?

Tanto si remiten los registros a la AEAT como si los conservan, los sistemas deben garantizar:

• Integridad e inalterabilidad: cada factura genera un registro con huella digital vinculado al registro anterior.
• Trazabilidad: el sistema debe permitir reconstruir la secuencia de facturación y detectar intentos de manipulación.
• Registro de eventos: el programa debe anotar operaciones relevantes, fallos técnicos, accesos y cambios de configuración.
• Conservación, accesibilidad y legibilidad: los registros deben poder conservarse, consultarse y exportarse en los formatos exigidos.
• Capacidad de comunicación con la AEAT: incluso un sistema no VeriFactu debe poder comunicarse con la Agencia Tributaria y responder a sus requerimientos.

¿Cuáles son las multas por usar un software no adaptado?

La Ley General Tributaria (art. 201 bis) sanciona la mera tenencia (basta con tenerlo instalado, sin necesidad de probar su uso efectivo) con:

• 50.000 euros por ejercicio fiscal para el usuario (autónomo o empresa) que disponga de un sistema no adaptado o alterado.

Por su parte, para fabricantes y comercializadores de software:

• 150.000 euros por ejercicio y tipo de sistema que permita llevar doble contabilidad o manipular registros.
• 1.000 euros por cada sistema vendido si el incumplimiento se debe únicamente a la falta de la certificación obligatoria.

La forma más sencilla de reducir riesgos es trabajar con una herramienta que ya integre los requisitos técnicos y te permita elegir la modalidad adecuada para tu negocio. Si quieres valorar si TS Facturas encaja con tu operativa, puedes comprobar cómo gestiona la emisión, el QR, la remisión de registros y su conservación antes de dar el paso.

 

Fuentes:

Agencia Tributaria — Modalidades de cumplimiento de obligaciones 

Agencia Tributaria — Características y requisitos de los SIF: conservación, accesibilidad y legibilidad 

BOE — Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre