Diferencia entre factura y albarán

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Pedro González
Escrito por Pedro González
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Cualquier empresario debe saber distinguir entre una factura y un albarán, te vamos a dar las claves para que sepas diferenciarlos, ya que, un albarán no tiene validez contable ni fiscal, y podrías tener problemas con el fisco si lo incluyes en tu contabilidad.

¿Hay diferencias entre la factura y el albarán?

Partiremos diciendo, que ambos, son documentos mercantiles, pero que tienen usos diferentes y que su principal diferencia radicará en su validez contable y fiscal.

– Facturas

Existe, entre otras opciones de mercado, un creador de facturas para que puedas hacer uso de esta plantilla.

La factura es un documento más complejo que un albarán, acredita la realización de una operación comercial con fines fiscales, por eso, deben de cumplir los siguientes requisitos formales (según la Agencia Tributaria)

  • Número o serie
  • Fecha de expedición y fecha de operación si fuese distinta a la de expedición
  • NIF, nombre y apellidos o razón social del expedidor
  • Identificación de los bienes entregados o servicios prestados
  • Tipos de IVA o la expresión “IVA incluido”
  • El importe total
  • En las facturas rectificativas, la referencia a la factura rectificada
  • Si se da el caso de operación exenta, de Inversión de sujeto pasivo, régimen de agencia de viajes y régimen de bienes usados, habrá que hacer mención a ello

joven haciendo facturas

Albaranes

El albarán es un documento emitido por el proveedor como justificante de una entrega de mercancía, de modo que garantiza la llegada del producto a su destino.

Existen albaranes, que ni siquiera aparecen valorados, ya que su principal función es justificar la entrega, otros sí, nos los encontraremos valorados con la finalidad de dar una mayor información a la contraprestación que se va a realizar, pero igualmente, no tendrá validez contable ni fiscal.

El albarán, es elaborado por quién envía el producto, el cual, cuando llegue a su destino, tendrá que ser firmado por el destinatario para darle validez, esto será la prueba de la recepción del producto.

Los requisitos que debe de cumplir un albarán se resumen de la siguiente manera (no están recogidos por la Agencia Tributaria)

  • La enumeración o código del documento
  • Los datos del cliente: NIF, razón social, domicilio
  • En la descripción deben ir indicados los artículos que se entregan
  • No tiene por qué estar valorado económicamente
  • Su funcionamiento es similar a las notas de entrega
  • La fecha es muy importante ya que hay que distinguir entre la fecha de emisión del documento y la fecha de valor que es la que tendremos en cuenta para la facturación

Cumpliendo estos requisitos nuestro albarán será un documento válido.

¿Qué uso tiene un albarán? Ejemplos de albaranes

Hay que tener claro la diferencia entre albarán y factura, aunque contenga muchos aspectos muy similares, por un lado, el albarán no cumple funciones tributarias, además de no ser obligatorio, mientras, que por otra parte, la factura si tiene esas funciones tributarias, además de ser obligatoria ante una transacción económica.

El albarán, siempre se entregará con copia al cliente, para que lo firme y pueda devolver  la copia firmada al proveedor, y así ambos, tener justificante de la entrega de dicho producto.

En este momento de entrega, es cuando el cliente debe cerciorarse de que la mercancía no contiene ningún deterioro y coincide con la solicitada, ya que, posteriormente, la empresa de transporte no responderá de dichos daños.

Que el albarán no sea obligatorio no quiere decir, que no tenga unas repercusiones comerciales y legales, por ello, se insiste en que la firma del albarán se traduce como “la conformidad y el visto bueno” de la mercancía.

Con respecto a la actividad económica, no es obligatoria incluirla, por eso, hay que tener cuidado cuando los albaranes están valorados y pueden pasar por manos de terceros, los cuales, no deben de conocer dicha información.

Al igual que las facturas, en la web, existen multitud de plantillas en Excel y generadores de albaranes, para que uses el modelo y formato, más conveniente para tu actividad.

Te adjuntamos algunos ejemplos de albaranes:

imagen hoja vertical albaránimagen hoja albarán horizontal

Conclusiones: albarán y factura

Como hemos visto, a lo largo del artículo, la principal diferencia entre albarán y la factura, es su finalidad contable y fiscal, por ello, el empresario cuando recibe albaranes valorados económicamente, no puede incluirlos en la contabilidad, tenemos que esperar a que la empresa nos facture dichos albaranes y así poder incluir la compra en nuestro libro diario.

De ahí la importancia en sus diferencias, ya que a veces, nos encontramos con una factura y un albarán exactamente igual, con la diferencia, en la palabra “factura o albarán”, y puede llevarnos a la confusión de creer que es una factura.

Por eso, es importante una vez recibida la mercancía, emitir la factura con la misma fecha, para que llegue a manos del destinatario lo antes posible, y así pueda incorporarla en su contabilidad.

Queda claro pues, que no debemos de confundir nunca un albarán con una factura, ya que nos podría con llevar a tener problemas con el fisco, en una futura revisión de IVA o Renta.

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Sobre el autor

Pedro González

Pedro González

¡Hola! Soy Pedro.Autor en Billin viviendo en Madrid, España. Me encanta escribir sobre todo lo relacionado con Negocio, Economía, y Empresa. Además, estoy interesado en emprendimiento y finanzas. Puedes leer todos mis artículos haciendo click sobre el botón de abajo, ¡espero que te gusten!