Cómo garantizar la validez de las facturas remitidas por email

Contabilidad y fiscalidad Impuestos y Finanzas
Pedro González
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El envío de facturas mediante sistemas electrónicos como el email, como puedes hacer con nuestro generador de facturas  y nuestro programa para hacer presupuestos,  es una costumbre generalizada especialmente entre trabajadores autónomos y Pymes, por el importante ahorro que supone en tiempo y en los costes de impresión y envío.

Con la entrada en vigor del reglamento de facturación, la Agencia Tributaria redefinió la factura electrónica como la factura que se expide y se recibe en formato electrónico, legalizó su envío mediante correo electrónico o cualquier sistema digital viable y suprimió el requisito de la firma con certificado digital.

Pero, ¿sabemos que requisitos deben reunir las facturas electrónicas para que Hacienda las de por válidas?

Requisitos para expedir facturas electrónicas

Tal y como nos cuentan en el portal Factura-e del Ministerio de Industria, las facturas electrónicas pueden emitirse:

  • Mediante un programa informático que cree facturas
  • Mediante la intermediación de un prestador de servicios (como un gestor de empresas, por ejemplo)
  • Ser creadas por el propio destinatario de la factura electrónica y es lo que se conoce como “autofacturación”

¿Qué condiciones debe cumplir la factura electrónica?

  • Debe garantizar la autenticidad del origen e integridad del contenido mediante los mismos procedimientos que para las facturas en papel. Es decir, debe contener pistas que permitan establecer la conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que refleja el documento.
  • Debe contener los datos del emisor y receptor, número de factura, fecha de expedición, describir los productos o servicios y desglosar el IVA.
  • El cliente debe dar explícitamente su consentimiento para recibir las facturas, ya sea mediante el e-mail a través de un sistema de correo electrónico, o mediante cualquier sistema de distribución electrónica válido. Ésta autorización debe ser expresa y debe indicar por escrito, la cuenta de envió y de recepción de los documento.
  • Se recomienda utilizar un correo corporativo de la empresa y que las facturas estén en formato PDF, aunque también son válidas en formato xml, html, gif, jpg.
  • Las facturas electrónicas pueden remitirse por correo electrónico, aplicaciones digitales o herramientas de facturación online como Billin, que además, permitan la descarga e impresión, si se desea.
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El envío de facturas por cualquier sistema de transmisión electrónica, sin cumplir los requisitos y procedimientos establecidos por el reglamento, puede implicar sanciones para el expedidor y emisor de la factura. La Administración Tributaria podrá imponer multas equivalentes al 1% del importe de las facturas en las que se hubieran producido incumplimiento y el importe podría incrementarse gradualmente hasta el 2% cuando el volumen de las facturas enviadas por medios electrónicos superare el 20% del total de facturación.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que el email no fue creado para enviar facturas, Billín Sí.

Con Billin podrás crear, enviar, recibir, gestionar el cobro y pago, además de almacenar tus facturas en un espacio ilimitado y con niveles de seguridad bancaria. Con la ventaja adicional de poder comprobar en todo momento el estado en que se encuentra tu factura, porque puedes ver si cuando envías una factura a tu cliente, ésta ha sido recibida, visualizada y aceptada; además del sistema de notificaciones que te permite reducir errores en la gestión y mejorar los tiempos de cobro y pago y ser más eficiente.

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Sobre el autor

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