¿Qué es el Time Tracking y cómo empezar a usarlo?

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que es el time tracking
Alejandro Castellano
Escrito por Alejandro Castellano
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La mejor forma de optimizar y medir tu tiempo en el trabajo es utilizando un time tracking o herramienta de gestión del tiempo. Si quieres saber lo que es esto y como puede ayudarte sigue leyendo y nosotros te lo contamos.

¿Qué es el Time Tracking?

Una manera de analizar el tiempo que dedicamos a una actividad es el time tracking, el cual, controla la duración de cada una de las tareas que llevamos a cabo durante una jornada laboral, de manera que podamos evaluar las formas de trabajar.

Para conseguir una mayor productividad en el trabajo, debes administrar las tareas que realizas y saber cuánto tiempo dedicamos a cada una de ellas, con la técnica time tracker consigues estimar los plazos de entrega y establecer los objetivos realistas.

Por tanto, con time tracking o un software de rastreo de tiempo consigues una eficiente gestión del tiempo permitiendo una medición exhaustiva de cada proceso, conociendo cuánto tiempo dedicas a cada actividad y como debes administrar la jornada de trabajo, además podrás realizar ajustes y especificar los objetivos de cada trabajador.

➨ Consulta aquí los beneficios del control horario para empleados.

Beneficios del Time Tracking en tu negocio

Los beneficios del time tracking en tu negocio te ofrecerá las siguientes ventajas:

  • Aumentar la productividad → el time tracking mejora la concentración en una sola actividad durante el periodo que hayas establecido.
  • Presupuestos para clientes potenciales → conocer el gasto real que conlleva alguna actividad concreta nos permite mejorar otras nuevas tareas y realizar presupuestos reales para clientes potenciales.
  • Identificar los ajustes → conocer en qué tareas se está invirtiendo más tiempo del preciso, nos permite realizar ajustes para adecuarlo a actividades con más peso.
  • Aumenta la responsabilidad → con time tracking consigues resolver tareas de una manera más exacta y segura.
  • Distribución de tareas → distingue a los empleados que tienen mayor o menor carga de trabajo.
  • Colaboradores más eficientes → ayuda a identificar a los talentos de las diferentes áreas.
  • El registro del tiempo para saber cuánto facturar → conocer realmente tus ganancias.
  • Monitoreas los costos → ofrece una exactitud en las ganancias reales, de manera que puedas centrar tu trabajo en las tareas que ofrecen mayores beneficios.

Conociendo el tiempo que usas en cada tarea, obtienes una información que te permite evaluar el resultado de los esfuerzos del trabajador e identificar si surge algún problema.

El time tracker no sólo te ayuda a optimizar el tiempo en tu jornada de trabajo, sino que lo hará en tu vida personal, consiguiendo mejorar tu calidad de vida y obteniendo una conciliación familiar y laboral en tu día a día.

Lo negativo del Time Tracking

La reacción humana de resistencia al cambio en una empresa, que implique algún “control”, genera reacciones adversas entre sus trabajadores y sus colaboradores, esto suele ocurrir cuando el personal empleado ha tenido malas experiencias en el pasado.

Si te planteas la posibilidad de usar este tipo de solución time tracker o software de rastreo de tiempo, debes presentarla a tu equipo explicándole todos sus beneficios para que comiencen a utilizarla, te ofrecemos los siguientes consejos:

  • Informa abiertamente todas las razones por las que se debe llevar un registro de horario, es una herramienta que nos ayuda a saber cómo estamos empleando el tiempo y en qué.
  • Haz un cálculo del tiempo necesario para una tarea específica, de manera que puedas planificar los recursos de la empresa.
  • Con la información actualizada de lo que hace cada persona, podrás identificar quién está sobrecargado de trabajo y quién no, pudiendo delegar tareas a terceros.
  • Debes contestar todas las preguntas y dudas que tenga el trabajador, haciendo hincapié en que su uso mejora la eficiencia y el ambiente de trabajo.
  • Ofrécele un software de registro automatizado que te ofrezca soluciones simples, intuitivas y que se adapten a tu presupuesto.
  • Explícales qué funciones tiene y cómo se usa, pídeles opinión.

Si eres una empresa pequeña o mediana (pyme) te recomendamos que elijas un time tracker en la nube combinado con aplicaciones móviles, que tengan bajo coste y sean de fácil uso.

Si consigues llevar a cabo todos estos consejos el time tracking será muy ventajoso para tu empresa.

Herramientas de Time Tracking gratis

Te ofrecemos algunas herramientas de time tracking para que comiences a planificar las tareas de tu equipo de trabajo de forma gratuita:

Toggl.com

Consigues una herramienta de productividad que ayuda a que tu equipo sea mejor en el trabajo, consta de tres planes diferentes:

  • Toggl track: permite un seguimiento en el tiempo sin esfuerzo.
  • Togg plan: planifica los proyectos de forma simple.
  • Togg hire: selecciona de forma inteligente a los candidatos con pruebas de habilidades que reduzcan el tiempo de contratación.

Getharvest.com

Sus principales características son:

  • Controlan el tiempo y facilitan los gastos.
  • Lleva un registro del tiempo de su equipo.
  • Te asegura que su proyecto vaya bien a través de informes visuales intuitivos.
  • Programa el tiempo de un proyecto futuro, buscando los errores antes de que ocurran.

Trackingtime.co/es

Tiene un sistema de fichaje de horario eficiente, control de asistencia de los trabajadores, gestiona proyectos, reportes para facturación y nómina, y, ofrece plantillas de tiempo online para empresas eficientes.

Indicado para industrias de Arquitectos, Consultores, FreeLancer, Desarrolladores y Programadores, y Equipos remotos.

Clockify.me

Funciona en todos los dispositivos, realiza el seguimiento del tiempo desde cualquier lugar debido a que los datos se sincronizan, tiene usuarios, seguimientos y proyectos de forma ilimitada y gratis para siempre.

Busca la herramienta que más se adapte a tus propios hábitos y necesidades, y en poco tiempo observarás las ventajas de usar el time tracking en tu vida. En Billin sabemos que el tiempo es dinero y por eso tenemos el programa de facturación que te permite ahorrar hasta 16 horas al mes en la realización de tus facturas. Pruébalo totalmente gratis.

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Sobre el autor

Alejandro Castellano

Alejandro Castellano

CMO en Billin.net - CMO B2B SaaS. Emprendedor y experto en marketing y ventas B2B para plataformas SaaS. Gestionando equipos multiculturales e internacionales durante más de 10 años. Fundador y CEO en diversas startups. Persona emprendedora, orientada a resultados y con un profundo conocimiento del sector tecnológico. Acostumbrado a trabajar bajo presión y asumiendo alto riesgo.