La gestión del tiempo y planificación de tareas en el trabajo

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Alejandro Castellano
Escrito por Alejandro Castellano
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Si quieres ser más eficiente en el trabajo y en tu vida debes tener controlada la gestión del tiempo. Aquí te mostramos métodos de gestión y herramientas para hacerlo.

Tanto a nivel profesional como personal, el tiempo es un recurso muy valioso, de ahí, que analicemos si estamos aprovechando el tiempo en el trabajo.

El hecho de que otras empresas estén logrando optimizar al máximo el tiempo, debemos preguntarnos ¿estamos haciendo una buena gestión del tiempo?.

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¿Qué es la gestión del tiempo?

Para conseguir una buena gestión del tiempo dentro del entorno laboral, habrá que enfocarse en los resultados de las actividades, es decir, analizar si estamos siendo efectivos, ya que, si no fuera así, podrías mejorar su eficiencia con el uso de métodos de organización del trabajo

Por tanto, definimos la gestión del tiempo en el trabajo como la forma de controlar el tiempo que dedicamos a actividades específicas, de manera que podamos aumentar la productividad llevando a cabo una mejor eficiencia y efectividad.

Existen estrategias de gestión del tiempo qué si las aplicas correctamente en tu día a día, conseguirás no malgastar el tiempo, generando una buena calidad de vida

Problemas a los que nos enfrentamos para gestionar el tiempo

Los errores más comunes que llevan a una mala organización de tareas son:

  • No identificar los objetivos por orden de preferencia → confusión en la importancia de las tareas.
  • No usar una agenda o algunas aplicaciones de gestión del tiempo → malgastar el tiempo.
  • No dar prioridad a las tareas más importantes → resolver las más cómodas y no las que son necesarias.
  • Falta de comunicación en las reuniones de un equipo de trabajo → resultado confuso y con divagaciones.

➨ Consulta aquí lo que es el time tracking y como aplicarlo a tu trabajo

Existen otros factores llamados “ladrones de tiempo” que son los encargados de consumir el tiempo de forma rápida, como son:

  • Detención o interrupción → Cada vez que ocurre una interrupción implica baja productividad y mayor posibilidad de cometer un error.
  • Llamadas telefónicas → Si el teléfono no interrumpe una tarea importante, disminuirá nuestra concentración y nos hará perder el tiempo.
  • Visitas no programadas → es el mayor “ladrón del tiempo”, no debemos aceptarlas a no ser que fuese algo urgente.
  • Mensajería electrónica → a lo largo del día revisamos el correo demasiadas veces, hay que fijar un tiempo para revisarlo y contestarlo.

 ¿Qué estrategias de gestión del tiempo se pueden realizar para mejorarla?

Os ofrecemos unas recomendaciones para mejorar la gestión del tiempo:

  • AGENDA

El uso de las agendas te ofrece organizar tus tareas y planificar los plazos de realización y de entrega, no siempre se puede recordar todo de memoria.

  • DIVISIÓN DEL TIEMPO

Partir el tiempo en bloques según el tema o su dificultad, te permite abordar las tareas más complejas dividiéndolas en tareas más pequeñas, consiguiendo una planificación y organización del trabajo.

  • OBJETIVO DIARIO

Marcar objetivos ambiciosos es una buena opción para realizar trabajos cortos, hay que buscar el estímulo y la motivación.

  • PRIORIDAD EN LAS TAREAS

Debes comenzar por las tareas más importantes y conocer cuáles son tus horas de máximo rendimiento, de manera que en esos tiempos te ocupes de las tareas prioritarias

  • IMPREVISTOS

A la hora de programar el trabajo sé realista y no lo planifiques por encima de tus posibilidades, ya que, pueden surgir imprevistos.

  • ENTORNO

Hay que trabajar en un lugar con iluminación y ventilación, además de be estar ordenado y organizado, adáptalo a tu gusto en la medida de lo posible.

  • PLURITAREAS

Evitar la simultaneidad de las tareas, ya que, llevar a cabo varias a la vez, nos genera una pérdida de concentración, debes centrarte en una sola tarea.

  • DELEGAR TAREAS

La virtud más importante para conseguir una buena gestión del tiempo es delegar tareas a terceros cuando nos encontremos en circunstancias que nos superen, de esta manera se consigue un resultado exitoso.

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  • REPASAR TAREAS

Llevar a cabo un ejercicio de control nos permite ver todas las tareas que hemos conseguido realizar y cuáles no, de manera que puedas planificar el día siguiente

  • DESCANSO

El hecho de aprovechar al máximo el tiempo no quiere decir tener que trabajar todo el día, sino que durante la jornada laboral hayamos obtenido toda nuestra productividad, por ello, los descansos son necesarios para conseguir ser más óptimos.

  • ELIMINACIÓN “LADRONES DE TIEMPO”

Debes identificar qué motivos te impiden llevar a cabo tus tareas de forma eficiente, de manera que puedas buscar soluciones para eliminarlos de tu rutina.

Herramientas y aplicaciones gestión del tiempo y tareas

Te ofrecemos algunas de las mejores herramientas y aplicaciones de gestión del tiempo personal y laboral, que son software de gestión gratis y de fácil uso:

  • Smartsheet : mejora la gestión de recursos e impulsa la eficiencia empresarial.
  • Forecast : aumenta la productividad de su equipo.
  • monday.com: simplicidad en su uso, ofrece descripción general de los proyectos en ejecución.
  • Actitime: software de seguimiento del tiempo para la gestión del trabajo.
  • ProjectManager: ofrece soluciones para todo tipo de equipos.
  • Vogsy: principalmente para empresas de servicios profesionales.
  • Hubstaff: seguimiento del tiempo para empresas en crecimiento.
  • Timesheets: destinado para autónomos y empresas con menos de 500 empleados.
  • Bill4time: especializada en el sector de la abogacía.
  • Timecamp: control en la gestión del tiempo de los trabajadores.
  • Basecamp: gestión integral de tu negocio en una sola plataforma.

Si tienes dudas sobre cualquier tema relacionado con la gestión del tiempo, la facturación o fiscalidad utiliza los comentarios para tener acceso a asesoría fiscal gratuita con nuestros especialistas.

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Sobre el autor

Alejandro Castellano

Alejandro Castellano

CMO en Billin.net - CMO B2B SaaS. Emprendedor y experto en marketing y ventas B2B para plataformas SaaS. Gestionando equipos multiculturales e internacionales durante más de 10 años. Fundador y CEO en diversas startups. Persona emprendedora, orientada a resultados y con un profundo conocimiento del sector tecnológico. Acostumbrado a trabajar bajo presión y asumiendo alto riesgo.