Pasos y documentación para contratar a un trabajador en tu empresa

Negocio RRHH
contratar trabajador pyme
Escrito por Juanan
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En nuestro propósito de ofrecerte información sobre aquellos aspectos que pueden ayudarte en temas de gestión y facturación para Pymes. Hoy queremos aprovechar este espacio para detenernos en un aspecto esencial para el desarrollo y crecimiento de tu pyme, como es la exposición de la documentación necesaria para llevar a cabo la contratación de personal que formará parte de tus recursos humanos.

En este sentido, desde este blog preferimos tratar al detalle esta cuestión, para reducir el riesgo de aparición de posibles confusiones que puedan desembocar, de forma involuntaria, en la aparición de una infracción en materia laboral que pueda conllevar una sanción administrativa.

Pasos para contratar a un trabajador para tu pyme

En primer lugar, tu empresa deberá contar, al igual que si soy autónomo y quiero contratar a una persona, con su propio Código de Cuenta de Cotización, expedido por la Tesorería General de la Seguridad Social para cada uno de los centros de trabajo en los que tu entidad desarrolle una actividad económica.

Trámites para contratar a un trabajador

Así, a efectos de cotización y contratación de trabajadores, la inscripción en el registro de la Tesorería General de la Seguridad Social se deberá formalizar mediante el modelo TA.6, para conseguir la asignación de un Código de Cuenta de Cotización identificativo para tu entidad, además del modelo TA.7 para cada uno de los centros de trabajo adicionales con los que cuente tu organización en aquellas provincias en las que desarrolla su actividad profesional.

En este punto, es preciso aclarar que la presentación de estos modelos es la que otorgará a tu pyme plena capacidad para el desarrollo en el futuro de comunicaciones de altas, bajas o variación de datos sobre aquellas personas dispongan de un contrato laboral.

Por ello, una vez realizado este trámite administrativo, se podrá proceder a la realización de todos aquellos procesos de selección que estimes necesarios para cubrir los puestos de trabajo asociados a la actividad de tu empresa, y poder llevar a cabo la correspondiente contratación de trabajadores.

Documentación para contratar a un trabajador en una Pyme

Asimismo, será preciso realizar una comprobación de la necesidad de que el trabajador seleccionado esté convenientemente en el registro de afiliación de la Seguridad Social, porque en caso contrario será tu propia empresa la que tenga la responsabilidad de tramitar su correspondiente inscripción antes de registrar su contratación, a través de la presentación del modelo TA.1 en la Dirección Provincial de la Seguridad Social.

Efectuada esta comprobación se podrá pasar a formalizar su alta como trabajador por cuenta ajena, mediante la presentación del modelo TA.2/S.

Los gestores de los recursos humanos en la estructura organizativa de tu pyme deberán llevar a cabo la presentación de una copia del contrato de trabajo en el Servicio Público de Empleo Estatal, y siempre en un plazo máximo de 10 días desde su fecha de comienzo.

A partir de todo lo anterior, se podrá considerar formalizada la contratación de trabajadores de una forma efectiva, lo que dará lugar a la aparición de obligaciones administrativas con el trabajador, en relación con el abono mensual de su nómina, y con la Seguridad Social, en relación con la satisfacción de las cuotas de cotización relativas al mismo, reflejadas convenientemente en los modelos TC1 (Boletín de Cotización en el Régimen General de la Seguridad Social) y TC2 (Relación Nominal de trabajadores inscritos en el Régimen General).

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Tres claves para contratar con éxito un nuevo trabajador

Para contratar con éxito un nuevo trabajador, deberás: evaluar la necesidad de contratar, hacer un análisis de ingresos, de costes y realizar la selección y contratación de personal.

1. Evalúa la necesidad de contratar

Lo primero en lo que debes pensar, es si realmente necesitas contratar a un nuevo trabajador.

Para cualquier autónomo o pequeña empresa, incorporar una nueva persona al equipo, debe hacerse con total garantía de éxito, ya que es un gasto importante que hay que rentabilizar; por tanto, deberás conocer cuál es el beneficio económico que te reportará y que gastos te va a suponer la contratación.

Deberás hacerlo cuando el volumen de trabajo sea lo suficientemente elevado como para no realizarlo tú solo o con el equipo que tienes en la actualidad, evalúa si las tareas que ahora te sobrepasan podrías realizarlas haciendo una readaptación de las funciones, optimizando el modelo de trabajo o siendo más organizado, eficaz y productivo.

No obstante, también podrás considerar la opción de si la nueva contratación supondrá para tu negocio una inversión.

Muy probablemente, ganarás en calidad, en fidelizar y atender mejor a tus clientes, en aumentar la oferta de servicios, en tener más tiempo para vender o en mejorar los plazos de entrega; esto, sin olvidar que aun siendo una inversión, tienes que poder soportar ese gasto adicional sin poner en riesgo el negocio

Deberás definir cuáles son las áreas de mejora de tu negocio con la incorporación del trabajador y medir los posibles aumentos de ingresos. Calcular durante cuánto tiempo necesitarás esa ayuda suplementaria y si la dedicación tiene que ser a tiempo completo o parcial; sin olvidar que cuando contratas a una persona por primera vez, necesita un tiempo de rodaje para acoplarse y aprender todo lo necesario sobre sus tareas y el funcionamiento del negocio.

También, deberás plantearte si puede ser más rentable subcontratar algunas tareas, hacer outsourcing o contratar los servicios de otro trabajador autónomo.

2. Análisis de ingresos y costes

Haz una estimación lo más realista posible de los ingresos que te aportará la nueva contratación y del ahorro que puede suponer en determinadas áreas de tu negocio. De todas formas, hay ocasiones en las que es difícil establecer cuál es la relación gasto-beneficio y si la contratación es imprescindible, entonces tendrás que asumir el riesgo.

Revisa el convenio colectivo de tu sector para conocer las tablas salariales en función de la categoría que quieras contratar así como todos los derechos sociales y obligaciones por los que se regirá vuestra relación laboral; si no existe un convenio exacto, aplica alguno al que se pueda asimilar.

Por último, identifica todas las obligaciones económicas que tienes como empresario: salario mensual, pagas extras, vacaciones retribuidas y el pago de las cuotas a la Seguridad Social.

3. Selección y contratación de personal

Debemos definir las tareas del puesto de trabajo y el perfil del trabajador, siendo muy claros en cuál es el nivel de formación, experiencia, conocimientos y habilidades que mejor se adaptan a nuestras necesidades y que seguro encajaran en el puesto que se oferta.

Para crear una base de candidatos, podrás recurrir a los portales y redes sociales de empleo, portales especializados en tu sector, anuncios en tu propia web o negocio, las autocandidaturas que llegan a tu buzón de correo, las empresas de trabajo temporal (ETTS) o a través de conocidos.

Y, aunque la elección en la mayoría de los casos dependerá del tipo de funciones, de la categoría profesional, de la especialización y de la experiencia, también deberás tener en cuenta cómo se muestran los candidatos en la entrevista de trabajo, las referencias personales y profesionales si las tiene, la idoneidad del candidato para el puesto e incluso el instinto.

Esto es todo lo que necesitas para contratar a un trabajador en tu Pyme. Si tienes dudas, siempre puedes utilizar los comentarios y te ayudaremos.

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Sobre el autor

Juanan

CMO. Aparte de mi formación y experiencia como periodista de prensa escrita y en línea, soy, sobre todo, una persona que disfruta de los desafíos. Por esta razón, mi trayectoria profesional ha evolucionado en los últimos ocho años hacia el panorama digital: marketing digital, comercio electrónico, CRM...