¿Qué es custodia?

La custodia, en el contexto fiscal, empresarial y contable, se refiere al servicio y responsabilidad de guardar y proteger los valores o activos de una empresa o una persona.

Incluye todo tipo de bienes, desde físicos como mercancías y documentos importantes, hasta valores e instrumentos financieros como acciones y bonos.

Nosotros entendemos que la custodia es fundamental para asegurar la integridad y seguridad de los activos. Por ello, es un servicio que suele ser ofrecido por entidades especializadas y de confianza.

Tipos de custodia

Existen varios tipos de custodia, atendiendo a la naturaleza de los bienes custodiados y a los servicios ofrecidos:

• Custodia física: Se refiere al almacenamiento seguro de activos tangibles, como productos, maquinaria o documentos relevantes.
• Custodia de valores: Se encarga de la guarda y administración de valores como acciones, bonos y otros tipos de instrumentos financieros.
• Custodia de documentación: Especializada en proteger documentos legales, contratos, actas y registros contables.

Importancia de la custodia

La custodia es crucial por varias razones.

Garantiza la seguridad de los activos, previene el riesgo de pérdidas, robos o daños y asegura que los bienes se mantengan en un estado óptimo.

Además, proporciona una base sólida para la toma de decisiones financieras al conservar de forma adecuada los registros y evidencias requeridos en el ámbito empresarial y fiscal.

Funciones de la entidad custodia

La entidad custodia tiene múltiples funciones, entre las que destacamos:

• Seguridad: Ofrecen sistemas de seguridad de última generación para proteger los activos.
• Administración: Gestionan los activos custodiados, realizando tareas como el cobro de dividendos o intereses en el caso de valores financieros.
• Operatividad: Permiten la operativa con los activos, facilitando su compra, venta y traspaso.
• Transparencia: Mantienen un registro detallado de las operaciones y movimientos, proporcionando información clara y precisa a los propietarios.

Ejemplos prácticos de custodia

Ejemplo 1:

Una empresa decide invertir en acciones de otra compañía. Para asegurarse que estas acciones están protegidas y bien administradas, recurre a un banco para que actúe como custodio. El banco, a través de su servicio de custodia, se encarga de guardar las acciones, anota los dividendos que estas generan y ayuda a la empresa a ejecutar órdenes de compra o venta.

Ejemplo 2:

Un empresario individual posee documentos cruciales para el desarrollo de su negocio, como patentes y contratos con clientes. Para evitar el riesgo de pérdida o daño por desastres naturales o robo, contrata los servicios de una empresa de custodia documental, la cual se responsabiliza de mantener esos documentos en un lugar seguro y accesible solo bajo autorización del empresario.

Elección de un servicio de custodia

A la hora de elegir un servicio de custodia, es importante considerar diversos factores como la reputación de la entidad, las medidas de seguridad que ofrece, las tarifas asociadas al servicio y la facilidad de acceso a los bienes custodiados.

También es esencial asegurarse de que la entidad custodia cumple con la normativa vigente y ofrece un buen servicio de atención al cliente. Tomando en cuenta estos aspectos se podrá garantizar que los activos están en las mejores manos.