glosario contable>Documentos comerciales

¿Qué es Documentos comerciales?

Los documentos comerciales son registros escritos que constituyen prueba de las operaciones de comercio que realiza una empresa o un emprendedor, y que tienen validez legal y contable.

Engloban desde contratos hasta recibos, facturas y albaranes, entre otros. Son necesarios para presentarlos ante la administración tributaria, para justificar movimientos de fondos y en la gestión de relaciones con clientes, proveedores y otros actores económicos.

Características de los documentos comerciales

Para que estos documentos sean considerados válidos deben cumplir con una serie de características:

  • Legalidad: Deben ajustarse a las normativas vigentes del país en el que se operen.
  • Autenticidad: Tienen que ser verdaderos, y su contenido reflejar con exactitud las operaciones realizadas.
  • Integridad: No pueden estar mutilados ni presentar enmiendas que los hagan sospechosos de alteración.
  • Legibilidad: Su contenido debe ser claro y comprensible para todas las partes que los manejan.

Tipos de documentos comerciales

Existen diversos documentos comerciales que se utilizan en el día a día de una empresa.

Algunos de los más comunes incluyen:

  • Facturas.
  • Recibos.
  • Albaranes o notas de entrega.
  • Presupuestos.
  • Pedidos.
  • Contratos.
  • Letras de cambio.
  • Cheques.
  • Pagarés.
  • Notas de crédito.
  • Notas de débito.

Funciones de los documentos comerciales

Los documentos comerciales no solo demuestran la existencia de una transacción comercial, sino que también:

  • Acreditan derechos y obligaciones de las partes involucradas.
  • Facilitan el rastreo y la comprobación de las operaciones.
  • Sirven como herramientas de gestión y control interno en una empresa.
  • Son imprescindibles para la realización de auditorías.
  • Asisten en el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales.
  • Contribuyen a la resolución de posibles controversias o reclamaciones.

Reglas para la elaboración de documentos comerciales

Para que estos documentos sean eficaces y cumplan sus funciones de manera correcta, debemos seguir una serie de reglas durante su elaboración:

  1. Incluir todos los datos relevantes tales como nombres, identificadores fiscales, descripción de los productos o servicios, cantidades, precios, fechas, y firmas cuando es necesario.
  2. Respetar el formato estipulado por ley para ciertos documentos, por ejemplo, en el caso de las facturas.
  3. Mantener un archivo organizado y sistemático que permita un rápido acceso a la información contenida en ellos.
  4. Asegurarse de la correcta número de la serie en caso de documentos secuenciales como las facturas o los recibos.

Ejemplos prácticos de documentos comerciales

Ejemplo 1: La firma de un contrato

Imaginemos que una empresa de eventos necesita contratar los servicios de un catering para una conferencia importante. Ambas partes acuerdan los términos y condiciones, y elaboran un contrato que detalla el tipo de servicio, el costo, la fecha y el lugar del evento. Este contrato sirve como documento comercial que protege a ambas partes y evidencia la transacción realizada.

Ejemplo 2: Emisión de una factura

Consideremos ahora a un autónomo que presta servicios de consultoría. Tras finalizar su trabajo, emite una factura detallando los servicios prestados, el importe a pagar, el IVA correspondiente y otros datos fiscales. Esta factura es un documento comercial esencial, ya que será usado para el pago, para declarar ingresos y para deducir impuestos tanto por el consultor como por la empresa que lo contrató.

¿Eres autónomo o pyme?

Crea presupuestos, facturas y tickets sin coste para tu negocio.

Consigue Billin gratis gracias al Kit digital Acelera pyme del Gobierno.

Nosotros te ayudamos gratis con todos los trámites.

Introduce una dirección de correo correcta Introduce una dirección de correo correcta
Introduce una contraseña No se han cumplido los requisitos de contraseña
8 o más caracteres
Al menos 1 minúscula
Al menos 1 número

*Solución 100% subvencionada para autónomos y empresas de 0 a 49 empleados gracias al Kit Digital.

Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, España Digital 2025, y Plan de Digitalización de Pymes 2021-2025 de los fondos Next Generation de la UE.

La dirección de correo introducida ya está presente en nuestra base de datos Error de servidor, pruebe más tarde por favor