¿Qué es documento público?

El documento público es aquel escrito que ha sido autorizado o emitido por un funcionario público competente, dentro de su esfera de actuación y con todas las formalidades legales.

Este documento es prueba de los hechos que declara o certifica, gozando de una presunción de veracidad y de legitimidad en su contenido.

Características de los documentos públicos

Los documentos públicos se distinguen por varias características que los hacen particularmente confiables:

• Legalidad: Están creados conforme a la ley y por la autoridad competente.
• Autenticidad: Se presume que los hechos y actos que documentan son ciertos y se han realizado conforme a lo descrito en el documento.
• Fe pública: Gozan de un reconocimiento legal que les confiere un valor probatorio especial.
• Control: Son objeto de registro y archivo en instituciones oficiales para su conservación y consulta.

Tipología y ejemplos de documentos públicos

Existen diferentes tipos de documentos públicos, dependiendo de la autoridad que los emite y la finalidad que tienen:

1. Escrituras y actas notariales: Son elaboradas por notarios y registran actos jurídicos como compraventa de inmuebles y constitución de sociedades.
2. Certificados: Se refieren a documentos que acreditan un hecho o derecho, como certificados de nacimiento o certificados de últimas voluntades.
3. Resoluciones judiciales: Son emitidas por jueces o tribunales y establecen decisiones sobre procesos legales.
4. Documentación administrativa: Incluye desde licencias de funcionamiento hasta resoluciones de organismos reguladores.

Importancia de los documentos públicos en el ámbito fiscal y empresarial

Los documentos públicos tienen un papel crucial en el entramado fiscal y empresarial por varias razones:

• Seguridad jurídica: Ofrecen certeza sobre actos y negocios, lo que es esencial para la confianza en las transacciones comerciales.
• Transparencia: Ayudan a demostrar el cumplimiento de los requerimientos legales y regulatorios ante autoridades y auditores.
• Facilitación de operaciones: Permiten agilizar trámites al servir como prueba indisputable de ciertos hechos o derechos.

Ejemplos prácticos de uso de documentos públicos

Para comprender mejor el uso de documentos públicos, analizamos un par de ejemplos prácticos:

Ejemplo 1:

Supongamos que una empresa desea comprar una propiedad para expandir sus operaciones. La empresa y el vendedor acuden a un notario para otorgar la escritura de compraventa. Dicho documento público no solo formaliza la transacción sino que también proporciona seguridad y claridad legal sobre la transferencia de la propiedad.

Ejemplo 2:

Imaginemos que una compañía necesita un préstamo bancario para financiar su crecimiento. La entidad bancaria solicitará la escritura de constitución y los estatutos de la sociedad, documentos públicos que acreditan la existencia y estructura legal de la empresa, para evaluar la operación crediticia.