¿Qué es legajo del trabajador?

Un legajo del trabajador es un archivo físico o digital que contiene toda la información relacionada con la vida laboral de un empleado dentro de una empresa.

Este archivo sirve como registro histórico, se actualiza constantemente y se le añaden documentos durante toda la relación laboral.

Los legajos son estrictamente confidenciales y solo deben ser manejados por personal autorizado.

Elementos esenciales del legajo

Un legajo del trabajador se compone de varios documentos y registros esenciales.

Estos elementos varían ligeramente dependiendo de la legislación de cada país y las políticas internas de la empresa, pero generalmente incluyen:

• Datos personales: Documentación que verifica la identidad del trabajador como el DNI, datos de contacto, dirección residencial, estado civil, entre otros.
• Documentación laboral: Contratos de trabajo, curriculum vitae, títulos, certificados de formación y cualquier título que acredite las competencias del empleado.
• Documentos de seguridad social: Afiliación a la seguridad social, números de identificación fiscal, documentos relacionados con prestaciones, pensiones y seguros.
• Historial laboral: Informes de desempeño, promociones, cambios de puesto, formaciones realizadas, entre otros.
• Registros financieros: Detalles de la remuneración, aumentos salariales, deducciones fiscales, bonificaciones y otros beneficios.
• Documentos de salud y seguridad: Exámenes médicos de ingreso y periódicos, registro de accidentes laborales y enfermedades profesionales.
• Otra documentación: Registros de asistencia, vacaciones, permisos, sanciones disciplinarias y cualquier otra información relevante para la relación laboral.

La Importancia del legajo del trabajador

El legajo del trabajador es crucial por múltiples razones:

• Permite a las empresas gestionar de forma eficiente y sistematizada la información de sus empleados.
• Asegura el cumplimiento de las normativas laborales y fiscales relacionadas con el empleo.
• Facilita el proceso de auditorías internas o inspecciones por parte de las autoridades competentes.
• Provee la documentación necesaria para resolver disputas o consultas laborales.
• Ayuda a proteger los derechos de los trabajadores garantizando que toda la información importante esté correctamente registrada y actualizada.

Manejo y seguridad del legajo del trabajador

Dado su carácter confidencial, los legajos de los trabajadores deben ser manejados con un alto grado de seguridad y privacidad:

• Se debe limitar el acceso a personas que tienen una necesidad legítima de consultarlos, como el departamento de recursos humanos.
• En el caso de los legajos digitales, se deben establecer medidas de seguridad informáticas, como contraseñas y protocolos de encriptación.
• Es esencial mantener un registro de quién accede al legajo y en qué momento se realiza.
• La empresa tiene la obligación de cumplir con las leyes de protección de datos personales en el manejo de los legajos.

Ejemplos prácticos de legajo del trabajador

Ejemplo 1: Supongamos que un empleado solicita un préstamo hipotecario y necesita un certificado de ingresos. El personal de recursos humanos accede a su legajo, revisa la sección de registros financieros y proporciona el documento requerido.

Ejemplo 2: Un trabajador ha sido promovido y se está preparando para su nuevo puesto. Los responsables de formación consultan su legajo para verificar qué capacitaciones ha completado y determinar si necesita cursos adicionales para su nueva función.