¿Qué es documentos comerciales?

Características de los documentos comerciales

Para que estos documentos sean considerados válidos deben cumplir con una serie de características:

• Legalidad: de acuerdo con la normativa mercantil y tributaria vigente.
• Autenticidad: tienen que ser verdaderos, y su contenido reflejar con exactitud las operaciones realizadas.
• Integridad: no pueden estar mutilados ni presentar enmiendas que los hagan sospechosos de alteración.
• Legibilidad: su contenido debe ser claro y comprensible para todas las partes que los manejan.

Tipos de documentos comerciales: los 10 documentos más importantes

Existen diversos documentos comerciales que se utilizan en el día a día de una empresa.

Algunos de los documentos comerciales más comunes incluyen:

• Facturas.
• Recibos.
• Albaranes o notas de entrega.
• Presupuestos.
• Pedidos.
• Contratos.
• Orden de compra.
• Letras de cambio.
• Pagarés.
• Notas de crédito.

Funciones de los documentos comerciales

Los documentos comerciales no solo demuestran la existencia de una transacción comercial, sino que también:

• Acreditan derechos y obligaciones de las partes involucradas.
• Facilitan el rastreo y la comprobación de las operaciones.
• Sirven como herramientas de gestión y control interno en una empresa.
• Son imprescindibles para la realización de auditorías.
• Asisten en el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Contribuyen a la resolución de posibles controversias o reclamaciones.

Reglas para la elaboración de documentos comerciales

Para que estos documentos sean eficaces y cumplan sus funciones de manera correcta, debemos seguir una serie de reglas durante su elaboración:

1. Incluir todos los datos relevantes, tales como nombres, identificadores fiscales, descripción de los productos o servicios, cantidades, precios, fechas, y firmas cuando es necesario.
2. Respetar el formato estipulado por ley para ciertos documentos, por ejemplo, en el caso de las facturas.
3. Mantener un archivo organizado y sistemático que permita un rápido acceso a la información contenida en ellos.
4. Asegurarse de la correcta numeración de la serie en caso de documentos secuenciales como las facturas o los recibos.

• Bienes de inmovilizado: conservar durante la vida útil del bien + 4 años.
• Documentación laboral (nóminas, contratos, seguros sociales): 4 años, salvo casos especiales de prevención de riesgos laborales con exposiciones peligrosas.
• Contratos de larga duración, escrituras y documentos societarios: conservar mientras produzcan efectos, habitualmente durante toda la vida de la empresa.

Si existe una inspección o revisión fiscal, los plazos se amplían hasta cubrir todo el periodo comprobado. Conservar la documentación dentro de estos plazos garantiza seguridad jurídica y facilita auditorías y trámites administrativos.

Ejemplos prácticos de documentos comerciales

Ejemplo 1: La firma de un contrato

Imaginemos que una empresa de eventos necesita contratar los servicios de un catering para una conferencia importante. Ambas partes acuerdan los términos y condiciones, y elaboran un contrato que detalla el tipo de servicio, el costo, la fecha y el lugar del evento. Este contrato sirve como documento comercial que protege a ambas partes y evidencia la transacción realizada.

Ejemplo 2: Emisión de una factura

Consideremos ahora a un autónomo que presta servicios de consultoría. Tras finalizar su trabajo, emite una factura detallando los servicios prestados, el importe a pagar, el IVA correspondiente y otros datos fiscales. Esta factura es un documento comercial esencial, ya que será usado para el pago, para declarar ingresos y para deducir impuestos tanto por el consultor como por la empresa que lo contrató.