Factura electrónica obligatoria:
qué es, a quién afecta y cuándo entra en vigor
La factura electrónica obligatoria es el nuevo sistema por el que los negocios deberán expedir, remitir y recibir sus facturas en formato electrónico en sus operaciones con otros negocios.
Afecta a autónomos y empresas en sus relaciones comerciales con otros autónomos, profesionales y empresas.
Fechas previstas de implementación:
Para empresas: 1 de octubre de 2027. Para autónomos: 1 de octubre de 2028.
Qué es la facturación electrónica obligatoria
La facturación electrónica obligatoria representa la evolución natural de la factura tradicional, hacia un formato completamente digital y de uso obligatorio entre operaciones entre negocios.
La factura electrónica obligatoria viene impulsada por dos leyes: la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece.
Qué es una factura electrónica
Una factura electrónica es un documento digital que sustituye a la factura en papel y tiene la misma validez legal y fiscal.
Garantiza la autenticidad de los datos y su trazabilidad.
En España, está regulada por el Real Decreto 1619/2012.
Debe ajustarse a los formatos legales que permiten su emisión y tratamiento automático, tanto por administraciones públicas como por empresas privadas.
Su uso ya es obligatorio desde 2015 para muchas empresas, sin importar su tamaño, al facturar a administraciones públicas y ayuntamientos.
Qué una factura electrónica obligatoria
Una factura electrónica obligatoria es cada factura concreta que, cuando una operación está sujeta a esta normativa, debe ser expedida, transmitida y recibida en formato electrónico.
Tiene que ajustarse a las características técnicas del sistema.
Esto implica que debe ser un mensaje estructurado, adaptado al modelo semántico EN16931 y emitido bajo una de las sintaxis admitidas.
En el caso de la solución pública, la sintaxis de referencia es UBL.
Qué es la nueva factura electrónica obligatoria entre negocios
La nueva factura electrónica obligatoria entre negocios será una factura emitida y recibida en formato digital entre empresarios y profesionales, para documentar las operaciones comerciales que realicen entre ellos.
Se generará, enviará y recibirá de forma electrónica, con información codificada y supervisada por la AEAT.
A quién afecta la
factura electrónica obligatoria
Negocios de obligado cumplimiento
¿A qué negocios afecta?
Según la ley Crea y Crece, la factura electrónica será obligatoria para empresas, profesionales y autónomos que emitan sus facturas a otros empresarios, profesionales o autónomos.
Es decir, todos los negocios que lleven a cabo transacciones comerciales con otros negocios (B2B).
Excepciones
¿Qué operaciones quedan fuera?
Quedan fuera por el momento:
- Si alguna de las dos partes no opera en España ni tiene un establecimiento permanente en el país.
- Las operaciones documentadas con factura simplificada, salvo las simplificadas cualificadas.
- Los consumidores finales no se verán afectados.
- Los negocios minoristas o las empresas que presten servicios a particulares podrán continuar facturando igual.
- Algunos sectores que ya tienen sistemas propios, como:
- Operador del mercado eléctrico.
- Operador del mercado organizado de gas.
- Determinadas operaciones IATA (CASS, BSP, SIS-ICH).
Cuándo entra en vigor la
factura electrónica obligatoria
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
Para quienes ya es obligatoria
la factura electrónica
Desde que se aprobó la Ley 25/2013, la factura electrónica ya es obligatoria desde 2015 para las empresas, profesionales y autónomos que facturen a ayuntamientos y administraciones públicas.
Cuándo entra en vigor la factura
electrónica obligatoria entre negocios
Tras publicarse el 17 de abril de 2026 el proyecto de la orden ministerial que regula la factura electronica obligatoria, queda prevista la entrada en vigor de la orden técnica de la solución pública el próximo 1 de octubre de 2026.
Los plazos de implementación quedarían así:
- Octubre de 2027 (1 año después), para las empresas y profesionales con facturación superior a los 8 millones de euros.
- Octubre 2028 (2 años después), para el resto de los empresarios, autónomos y profesionales.
Fechas clave sobre
facturación electrónica en España
2004
Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.
Es clave porque fija las reglas sobre plazos de pago.
El Real Decreto 238/2026 la usa como referencia para calcular cuándo una factura se paga en plazo o fuera de plazo.
2007
Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información.
Es la base legal del futuro sistema.
Sobre esta ley se construye después la obligación de factura electrónica entre empresarios y profesionales.
2012
Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento de facturación.
Es el reglamento general de facturación en España.
El Real Decreto 238/2026 lo modifica para adaptarlo al nuevo régimen de factura electrónica obligatoria B2B.
2013
Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público.
Es el gran antecedente español de la factura electrónica obligatoria, pero en el sector público. Marca el paso previo antes de extender el modelo al ámbito entre empresas.
2014
Directiva 2014/55/UE, relativa a la facturación electrónica en la contratación pública
Es una referencia europea importante porque impulsa la factura electrónica en el ámbito público y sirve de marco técnico.
2021
Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida como la Ley Antifraude.
Refuerza la digitalización, la trazabilidad y el control tributario. Se cita como parte del contexto en el que avanza la factura electrónica.
2022
Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, denominada Ley Crea y Crece. Es la norma decisiva. Introduce la obligación de expedir y remitir factura electrónica en las relaciones B2B entre empresarios y profesionales.
Además, habilita al Gobierno para desarrollar reglamentariamente el sistema.
2026
El 31 de marzo de 2026 se publicó en el BOE el Real Decreto 238/2026 (con fecha 25 de marzo). Es la norma que desarrolla de forma concreta la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales.
El 20 de abril de 2026 entra en vigor de manera formal el Real Decreto 238/2026. Pero todavía no empieza la aplicación efectiva general de la factura electrónica obligatoria.
El 17 de abril de 2026 se publicó el proyecto de orden ministerial que regula la solución pública de facturación electrónica.
Si la orden definitiva mantiene el texto del proyecto, entrará en vigor el 1 de octubre de 2026 y desde ese momento empezará a correr el calendario real de implantación.
Fechas pendientes
La factura electrónica obligatoria entre negocios todavía no tiene una fecha definitiva cerrada, porque
la orden ministerial publicada el 17 de abril de 2026 sigue siendo un proyecto.
Si la orden definitiva mantiene la fecha prevista del 1 de octubre de 2026,
la implantación se hará de manera escalonada y por fases:
+12 meses
Factura electrónica obligatoria para empresas y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros.
Además, desde ese mismo momento:
- las plataformas privadas deberán cumplir sus obligaciones técnicas;
- durante 12 meses, estas empresas deberán acompañar la factura electrónica con un PDF legible, salvo aceptación expresa del formato original por el destinatario.
+24 meses
Factura electrónica obligatoria para el resto de autónomos, empresas y profesionales.
Mientras no se publique la versión definitiva en el BOE, las fechas deben considerarse previstas.
Calendario implemetación de la
factura electrónica obligatoria
2027
Octubre de 2027.
Fecha prevista para la obligatoriedad de las empresas y profesionales que facturen más de 8 millones de euros al año.
Año en el que también producirían efectos las obligaciones técnicas de las plataformas privadas.
2028
Octubre de 2028.
Fecha prevista para la obligatoriedad del resto de autónomos, pymes y empresas.
Cambios en la normativa de facturación
Qué cambia con la factura electrónica
La principal novedad es que la factura pasa a tener un formato totalmente digital, lo que supone una nueva manera de emitir, gestionar y tramitar estos documentos.
Para adaptarse a esta obligación, los negocios necesitan contar con programas específicos que les permitan crear, recibir y conservar facturas electrónicas de forma segura y conforme a la normativa vigente.
Qué cambia en cuanto a las leyes actuales de facturación
Modifica el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
Este nuevo real decreto tiene como finalidad definir los requisitos técnicos y de información del sistema español de factura electrónica obligatoria en las relaciones comerciales, así como las condiciones que deben cumplir las plataformas de facturación.
Qué dice la legislación sobre la factura electrónica en España
La factura electrónica en España ya es obligatoria en las operaciones con las Administraciones Públicas.
Desde 2015, determinados proveedores deben presentarla en formato estructurado Facturae.
Además, en ciertos supuestos de contratación pública, los subcontratistas deben remitir facturas electrónicas superiores a 5.000 euros a través del sistema habilitado para ello.
Formatos y sistemas de
factura electrónica en España
Formatos
Factura electrónica estructurada
La factura electrónica estructurada está formada por datos organizados en un formato digital que permite su generación, envío, lectura y tratamiento automático mediante programas de facturación.
Este tipo de factura es el que exigen las administraciones públicas, que utilizan principalmente el formato Facturae, basado en XML.
También pueden emplearse otros formatos estructurados, como EDIFACT, DOC, UBL, CII o XLS.
Factura electrónica no estructurada
La factura electrónica no estructurada no contiene los datos en un formato preparado para su lectura automática.
Los datos aparecen como imagen o texto plano, por lo que su tratamiento requiere introducirlos manualmente o utilizar un software OCR de reconocimiento óptico de caracteres.
Se trata de facturas en PDF o facturas en papel escaneadas.
Sistemas
La factura electrónica no es el único sistema fiscal digital:
Suministro Inmediato de Información (SII)
Sistema de envío electrónico de los registros de IVA a la AEAT, aplicable a grandes empresas, grupos de IVA, inscritos en REDEME y determinados operadores.
SILICIE
Gestión electrónica de los libros contables de impuestos especiales.
TicketBAI
Sistema de control de facturación impulsado por las Haciendas Forales vascas.
Verifactu
Sistema de facturación verificable que remite los registros de facturación a la AEAT.
Objetivo de la factura electrónica obligatoria
La factura electrónica obligatoria tiene como principal objetivo reducir la morosidad comercial entre empresas y profesionales.
Para lograrlo, la norma se centra en varios aspectos clave:
- Mayor trazabilidad de todo el ciclo de vida de la factura.
- Más transparencia en los procesos de emisión, entrega, aceptación y pago.
- Mejor control de los plazos reales de pago para detectar y combatir los retrasos.
- Impulso a la digitalización de las empresas, especialmente de las pymes.
Ventajas de la factura electrónica obligatoria
La factura electrónica obligatoria, además de garantizar la adaptación a la normativa vigente, aporta mejoras relevantes en la eficiencia operativa de las empresas y de los autónomos.
Entre sus principales beneficios se encuentran:
- La reducción de costes asociados al papel, la impresión, el envío y el almacenamiento físico.
- La centralización de la facturación en un entorno digital.
- Un acceso más ágil y ordenado a la documentación.
- Una menor incidencia de errores derivados de la gestión manual.
- Un mayor control del cumplimiento de los requisitos legales.
- La optimización de los procesos contables y administrativos.
- La simplificación de las obligaciones fiscales.
Sanciones por no cumplir con la
factura electrónica obligatoria
No cumplir con la factura electrónica obligatoria puede conllevar multas económicas y otras consecuencias adicionales.
Las sanciones pueden aplicarse no solo por no emitir la factura electrónica, sino también por errores en su formato,
conservación, seguridad o trazabilidad.
Tipos de saciones
Las sanciones pueden imponerse por:
- No emitir la factura electrónica cuando sea obligatoria.
- No usar la factura electrónica en operaciones B2B.
- Restringir el acceso a la factura electrónica a empresas obligadas.
- Emitir facturas en formatos no válidos, como Word, Excel o PDF.
- No conservar las facturas durante el plazo legal mínimo de 4 años.
- Incumplir las exigencias fiscales y contables aplicables a cualquier factura.
- No garantizar la trazabilidad, integridad, privacidad o seguridad de las facturas.
- Utilizar software no homologado o software de doble uso.
Además de las multas, también puede haber otras consecuencias, como:
- Pérdida del Kit Digital.
- Restricciones para acceder a ayudas públicas, subvenciones, licitaciones o contratos con la Administración.
En los casos más graves, suspensión temporal del negocio o cancelación del registro del contribuyente.
Multas aplicadas
Estas son algunas de las sanciones que pueden aplicarse:
- Hasta 3.000 € por no presentar la factura electrónica obligatoria.
- Hasta 10.000 € por no usar la factura electrónica en las ventas B2B.
- Hasta 10.000 € por incumplir la emisión de facturas electrónicas B2B o por dificultar o restringir su acceso.
- Hasta 10.000 € por emitir facturas en formatos no permitidos, como Word, Excel o PDF.
- Multas administrativas de hasta 10.000 € por infracción.
- El 1% del valor total de las operaciones no facturadas digitalmente, con un mínimo de 300 € y un máximo de 6.000 € por trimestre.
- Hasta 6.000 € en los supuestos recogidos en la información analizada por no disponer de los medios o soluciones exigidos.
- 300 € por operación afectada o el 2% del importe, aplicándose la cuantía mayor, por almacenamiento irregular o por no conservar las facturas durante el plazo legal.
- Hasta 24.000 € por incumplimientos fiscales y contables.
- Hasta 60.000 € por fallos de privacidad y seguridad o por vulneración de la confidencialidad de los datos.
- Hasta 50.000 € por cada acto facturado con software ilegal o de doble uso.
Obligaciones previstas
para empresas y autónomos
La factura electrónica obligatoria afectará tanto a quienes emiten facturas como a quienes las reciben.
Por eso, autónomos y pymes deberán adaptar sus procesos de facturación, recepción y gestión a un sistema digital estructurado.
Obligaciones de los autónomos y pymes emisores de facturas
- Deberán emitir y remitir facturas electrónicas en sus operaciones con otros empresarios y profesionales establecidos en España.
- Ya no bastará con enviar un simple PDF generado desde Word o Excel: la factura deberá emitirse en un formato electrónico estructurado conforme a los requisitos legales.
- Para emitir estas facturas será necesario utilizar sistemas o programas de facturación adaptados a la normativa aplicable.
- Si se utiliza la solución pública de facturación electrónica, la sintaxis exigida será UBL.
- Además, las empresas y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros deberán acompañar sus facturas electrónicas con un PDF legible durante los doce primeros meses de aplicación, salvo que el destinatario acepte expresamente recibirlas solo en su formato original.
Obligaciones de los autónomos y pymes receptores de facturas
- Deberán estar preparados para recibir facturas electrónicas de sus proveedores y gestionarlas a través de una plataforma privada de intercambio o de la solución pública de facturación electrónica.
- Tendrán que informar al emisor, al menos, sobre la aceptación o el rechazo comercial de la factura y la fecha en que se produzca ese estado.
- También deberán informar del pago efectivo completo de la factura y de la fecha efectiva de pago.
- De forma voluntaria, podrán comunicar otros estados, como la aceptación o el rechazo parcial, los pagos parciales o la cesión de la factura a un tercero.
- Esta información deberá remitirse en un plazo máximo de 4 días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde que se produzca cada estado o desde la fecha efectiva del pago.
- El pago completo de la factura o su rechazo deberá comunicarse siempre a la solución pública de facturación electrónica, aunque la factura se haya gestionado mediante una plataforma privada.
- Además, deberá informarse la fecha de vencimiento del pago. Si no hay rechazo ni factura rectificativa posterior, la factura se presumirá aceptada.
Diferencias entre la
factura electrónica obligatoria y Verifactu
Aunque suelen mencionarse juntos, Verifactu y la factura electrónica obligatoria no son lo mismo.
Están relacionados con la digitalización de la facturación, pero responden a normas distintas y persiguen objetivos diferentes.
| Verifactu | Factura electrónica obligatoria
| |
| Marco legal | Se desarrolla a partir de la Ley Antifraude (Ley 11/2021). | Está impulsada por la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022). |
| Qué es | Un sistema orientado al control y verificación de la facturación con fines fiscales. | Un modelo digital para emitir y recibir facturas entre empresas y profesionales. |
| Función principal | Facilitar el envío automático de los registros de facturación a la Agencia Tributaria. | Digitalizar y hacer más ágiles las operaciones comerciales entre negocios. |
| Objetivo | Prevenir el fraude fiscal y reforzar el control tributario. | Reducir la morosidad, mejorar la eficiencia y modernizar la gestión empresarial. |
| Ámbito de aplicación | Afecta a los programas de facturación y a sus usuarios, tanto en operaciones B2B como B2C. | Se aplica a la facturación entre empresarios y profesionales, especialmente en operaciones B2B. |
| Formato | Se centra en los registros generados por el software de facturación y su trazabilidad fiscal. | Exige un formato de datos estructurados, por lo que no servirán PDF, Word o Excel como factura obligatoria. |
| Fecha de obligatoriedad | La obligación prevista afecta primero a los desarrolladores de software desde julio de 2025. | Su implantación será progresiva a partir de la entrada en vigor de la orden ministerial en octubre de 2026. |
Lo último en 2026 sobre
factura electrónica obligatoria
Abril 2026
El 17 de abril de 2026 se publicó el proyecto de Orden Ministerial por el que se regula la solución pública de facturación electrónica.
Ahora se encuentra sometido a audiencia e información pública, por lo que aún no es la versión definitiva.
Esta orden ministerial desarrolla el Real Decreto 238/2026 y concreta los elementos técnicos necesarios para el funcionamiento de la solución pública de facturación electrónica, especialmente en lo relativo a emisión, interconexión, recuperación de facturas y comunicación de pagos.
En el proyecto publicado, la orden entraría en vigor el 1 de octubre de 2026. Si esa fecha se mantiene en la versión definitiva, desde ese día comenzaría el cómputo de los plazos previstos en la Ley 18/2022 y en el Real Decreto 238/2026.
Marzo 2026
El Consejo de Ministros aprobó el 25 de marzo de 2026 el Real Decreto que desarrolla la Ley Crea y Crece y pone en marcha la cuenta atrás para la factura electrónica obligatoria.
El 31 de marzo de 2026 se publicó en el BOE el Real Decreto 238/2026.
El 20 de abril de 2026 entró en vigor formalmente el real decreto, aunque su aplicación efectiva general quedó diferida a la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo de la solución pública.
No solo obliga a emitir factura electrónica, sino que también regula:
- Los formatos admitidos;
- La interoperabilidad entre plataformas;
- La solución pública de facturación electrónica de la AEAT;
- La comunicación de estados de la factura y del pago efectivo.
Preguntas frecuentes sobre la
factura electrónica obligatoria
¿Qué requisitos técnicos tiene la factura electrónica obligatoria?
La factura electrónica obligatoria deberá crearse y emitirse en formato estructurado y conforme al modelo semántico EN16931.
Formatos admitidos:
- CII
- UBL
- EDIFACT
- Facturae
Además, la solución pública de la AEAT usará UBL como sintaxis de referencia.
¿Cómo afectará la factura electrónica obligatoria a los softwares de facturación?
Las plataformas, soluciones o sistemas de facturación que utilicen los empresarios o profesionales obligados a emitir y recibir facturas electrónicas, que no utilicen la solución pública de facturación electrónica para emitir sus facturas, estarán obligadas a remitir simultáneamente a su emisión una copia electrónica fiel de cada factura en la sintaxis UBL (Universal Business Language) a la solución pública.
Este real decreto establece los requisitos técnicos exigibles a las plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas que formen parte del sistema español de factura electrónica.
Las plataformas privadas de facturación electrónica (intercambio de facturas, interconexión, etc.) tendrán obligaciones específicas reguladas en el Real Decreto que se aplicarán a los 12 meses después de esa misma orden ministerial.
Las plataformas privadas deberán enviar copia a la AEAT.
Si una empresa usa una plataforma privada para emitir, esa plataforma o sistema deberá remitir simultáneamente a la solución pública una copia fiel electrónica de cada factura en UBL.
Esto es clave porque convierte la solución pública en un repositorio universal de las facturas B2B.
- Poder transformar facturas entre los formatos admitidos.
- Interconectarse con cualquier otra plataforma cuando lo pida un cliente.
- Aceptar solicitudes de interconexión.
- Tener la interconexión operativa en un máximo de 1 mes.
- No cobrar por esa interconexión a la otra plataforma.
¿Qué requisitos de seguridad tienen que tener los softwares de facturación?
Las plataformas privadas deberán cumplir, entre otros, con:
- ISO/IEC 27001 o equivalente
- protocolos seguros AS2 o AS4
- capacidad para firma/sello electrónico avanzado
- plan de continuidad
- disponibilidad del servicio
- confidencialidad y gobernanza del dato
¿Qué es la solución pública de facturación electrónica?
La solución pública de factura electrónica será la aplicación gratuita de la Agencia Estatal de Administración Tributaría.
Permitirá a empresas y autónomos la creación y el envío de facturas electrónicas.
¿Será obligatoria la factura electronica obligatoria en 2026?
No. En 2026 la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales no será obligatoria todavía.
El proyecto de orden ministerial publicado en abril de 2026 prevé la entrada en vigor de la orden técnica el 1 de octubre de 2026, pero la aplicación efectiva general se retrasa 12 meses para quienes facturen más de 8 millones de euros al año y 24 meses para el resto.
Por tanto, si la orden definitiva mantiene esa fecha, la obligación comenzaría previsiblemente en octubre de 2027 para las empresas de mayor tamaño y en octubre de 2028 para el resto.
¿Será obligatoria la factura electronica obligatoria en 2027?
Sí, podría empezar a ser obligatoria en 2027 para una parte de las empresas.
Si la orden definitiva mantiene el 1 de octubre de 2026 como fecha de entrada en vigor, la factura electrónica obligatoria comenzaría previsiblemente el 1 de octubre de 2027 para las empresas y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros en el año natural anterior.
Para el resto de autónomos y empresas, el plazo legal es de 24 meses desde la entrada en vigor de la orden, por lo que su obligación llegaría previsiblemente en 2028. Además, en personas físicas y entidades en atribución de rentas con facturación igual o inferior a 8 millones, la obligación de informar estados y pagos se difiere un año más.
Si ya trabajo con el sistema de TicketBAI, ¿tengo obligación de hacer factura electrónica?
Sí, pueden convivir ambas obligaciones.
TicketBAI es un sistema foral de control fiscal basado en un software garante, en el envío de un fichero XML y en la incorporación de un QR o identificativo para acreditar la remisión a la Hacienda Foral; en cambio, la factura electrónica obligatoria estatal regula cómo deben expedirse, remitirse y recibirse las facturas entre empresarios y profesionales.
En otras palabras, usar TicketBAI no sustituye por sí solo la futura obligación estatal de factura electrónica cuando esta te resulte aplicable.
¿Cómo elegir el mejor software de facturación electrónica?
Elegir el mejor software de facturación electrónica depende tanto de la normativa como del tipo de negocio que se tenga. No necesita lo mismo un autónomo que una empresa con más volumen, varios usuarios o procesos más complejos.
Por eso, conviene elegir una solución que se adapte a la operativa diaria y que también esté preparada para los cambios normativos.
Debe permitir emitir, recibir y gestionar facturas con facilidad, garantizar la trazabilidad y la seguridad de la información y, si aplica, cumplir con los requisitos de VeriFactu y TicketBAI.
En este sentido, TS Facturas Billin es una opción completa, ya que será un software certificado para la factura electrónica obligatoria y además ya está homologado para TicketBAI y VeriFactu.
¿Cuánto va a costar la factura electrónica?
La factura electrónica obligatoria en sí misma es gratuita. El Gobierno no prevé un coste por su uso.
La norma sí prevé que la solución pública de facturación electrónica tenga carácter gratuito para los usuarios, por lo que existirá una vía sin coste de acceso público.
El gasto dependerá de si se opta por una plataforma privada más completa y un software con más funciones e integraciones. Por lo que no habrá un precio oficial único.
¿Es obligatorio para todos los autónomos y empresas emitir la factura electrónica?
La regla general es que sí será obligatoria en las relaciones entre empresarios y profesionales: la ley dice que todos deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus operaciones con otros empresarios o profesionales.
Pero eso no significa que todas las facturas, en cualquier caso, deban ser electrónicas, ya que la obligación general de la nueva factura electrónica obligatoria se centra en el ámbito B2B y no en todas las operaciones con consumidores finales.
¿Con la factura electrónica obligatoria se podrá usar Word, Excel o PDF?
El Real Decreto 238/2026 exige que la factura se emita como un mensaje informático estructurado, ajustado al modelo EN16931, y con sintaxis como CII, UBL, EDIFACT o Facturae.
Esto significa que, en la práctica, sí serán válidos los formatos estructurados, como XML/Facturae, pero no lo serán Word, Excel ni PDF como factura electrónica obligatoria en sí misma.
El PDF solo puede utilizarse como apoyo para la lectura o como copia legible en determinados supuestos transitorios, pero no sustituye al archivo estructurado que debe intercambiarse entre empresas y profesionales.
En resumen: XML/Facturae, sí; PDF, no; Word, no; Excel, no.
Tengo una empresa, ¿cómo me adapto?
Si tienes una empresa, lo primero es revisar si emites o recibes facturas de otros empresarios o profesionales.
La factura electrónica obligatoria se aplicará en esas operaciones B2B.
Para adaptarte, necesitarás un software como TS Facturas Billin que te permita emitir, recibir e intercambiar facturas en formato estructurado. También deberá ayudarte a gestionar el estado de cada factura.
Cómo puedo adaptarme a la factura electrónica obligatoria siendo autónomo
Con TS Facturas Billin puedes seguir facturando exactamente igual que ahora: el software ya está preparado para Verifactu y se actualizará a la normativa de factura electrónica obligatoria.
No necesitas saber nada técnico sobre formatos XML o UBL.
Así podrás seguir facturando con normalidad y adaptarte al nuevo sistema sin cambiar tu forma de trabajo de golpe.
Además de emitir facturas, también tendrás que poder recibirlas y gestionar su estado. Por eso conviene elegir un software sencillo, pero ya preparado para la normativa.
¿Cómo puedo adaptarme a la factura electrónica obligatoria teniendo un pequeño negocio?
Si tienes un pequeño negocio, la mejor forma de adaptarte es simplificar el proceso.
Lo ideal es contar con una solución como TS Facturas Billin que te permita emitir y recibir facturas electrónicas sin complicaciones.
También conviene tener bien organizados los datos de clientes y proveedores. Así la transición será más rápida y más fácil de gestionar en el día a día.
Cómo se hace una factura electrónica entre empresas y autónomos
La factura electrónica entre empresas y autónomos debe generarse en un formato estructurado. Es decir, no bastará con enviar una factura en Word, Excel o PDF.
Esa factura se enviará a través de una plataforma o un software preparado para ello. Además, el destinatario tendrá que poder recibirla y gestionar su estado, por ejemplo para indicar si ha sido pagada o rechazada.
El proceso simplificado de emisión y recepción de facturas electrónicas B2B en España que viene definido por la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece), es el siguiente:
- Generación y validación de la factura electrónica
El primer paso es extraer la información de nuestro ERP y procesarla en la plataforma, para generar la factura conforme al formato que el cliente espera recibir (Facturae, EDIFACT, CEFACT o UBL), garantizando la validación de la información. - Envío de la factura electrónica
Una vez hemos extraído y validado la información mínima requerida que se adapte a la sintaxis correspondiente, el siguiente paso es enviar el documento a través de nuestra plataforma de facturación homologada, identificando al destinatario y teniendo en cuenta el canal de comunicación adecuado. Siempre deberemos garantizar la trazabilidad, el procesamiento y los diferentes estados de la factura. - Recepción de la factura electrónica
Una vez enviada la factura electrónica por parte del proveedor, será la plataforma de intercambio de facturas electrónicas del cliente quien la recepcione e intercambie la información con su propio ERP.
4. Obligatoriedades del emisor y receptor de la factura electrónica
El emisor de la factura deberá almacenar y emitir una copia fiel de la factura a la Agencia Tributaria.
Por su parte, el receptor de la factura tendrá un plazo de 4 días para comunicar los estados de aceptación, rechazo y pago completo de la factura, y, además, deberá comunicar los estados de rechazo y pago a la Agencia Tributaria, que los tendrá en consideración para el Observatorio de Morosidad.
Ayuda profesional para prepararte para la factura electrónica obligatoria
En TS Facturas Billin te ayudamos en esta transición hacia la factura electrónica (Ley Crea y Crece) y te asesoramos para cumplir con Verifactu (Ley Antifraude).
Ayuda por teléfono, email y chat.
Respuestas en horario laboral en menos de 1 minuto.
Resolvemos tus dudas sobre facturación y sobre el software.
Tus facturas electrónicas estarán seguras en TS Facturas Billin
TS Facturas Billin cuenta con el respaldo de cumplimiento de Google Cloud, con seguridad perimetral garantizada, hace copias de seguridad periódicas y tiene los certificados RGPD y GeoTrust.
Preocúpate solo de crear tus facturas. Nosotros nos ocupamos de que tus datos estén almacenados en la nube de forma segura.
Hablan de nosotros:
Empresas que venden Facturas Billin a sus clientes:
Anticípate ahora a la factura electrónica obligatoria
y no te preocupes por nada
Más de 180.000 negocios ya confían en TS Facturas Billin para gestionar su facturación.