Preguntas frecuentes

GENERAL

Billin es una plataforma en la nube que te permite crear, enviar, recibir, almacenar y cobrar online tus facturas de un modo sencillo, seguro y gratuito. Mediante Billin podrás relacionarte con tus contactos (clientes y proveedores) a través de un único sistema al que es posible acceder desde cualquier lugar y dispositivo con todos los beneficios que esto conlleva para tu negocio.

  • Crear y centralizar el envío y recepción de facturas de tus clientes y proveedores de una forma sencilla, segura y gratuita.
  • Conocer en todo momento el estado (recibida, visualizada, aceptada, cobrada) de tus facturas, lo que te ayudará a mejorar la gestión del cobro.
  • Cobrar tus facturas de una forma sencilla por medio de diferentes soluciones de cobro integradas en la propia plataforma.
  • Almacenar y organizar tus facturas de la manera más cómoda y adecuada para ti.
  • Comunicarte directamente con tus clientes y proveedores a través de mensajería instantánea.

Nada, Billin es un servicio 100% gratuito. La plataforma te ofrece todas sus funcionalidades de forma gratuita con espacio ilimitado de almacenamiento en la nube.

Sí, sin duda. Para Billin, garantizar la seguridad de tu empresa es una condición indispensable. Contamos con un equipo dedicado a velar por ella, para que tus datos, facturas o conversaciones sean siempre material privado y nadie pueda acceder a él sin tu consentimiento. Billin cuenta con un perimetral de seguridad garantizado y sellado por IBM donde almacena sus datos. Además, cuenta con protocolos de seguridad SSL (Geotrust) específicos para evitar cualquier tipo de interferencia. Billin cumple con la normativa LOPD/LSSI y la garantía de Confianza Online.

Sí, Billin permite descargar todas tus facturas en cualquier momento a través del botón descargar en los listados de facturas o en una factura concreta.

No, con Billin podrás seguir utilizando tu programa de facturación como lo hacías hasta ahora. Únicamente deberás tener en cuenta que, para cargar tus facturas en Billin, tienen que tener formato PDF.

Billin es compatible con cualquier programa de facturación/contable/ERP, su función es la de centralizar en la nube el envío y la recepción de facturas y mejorar la eficiencia en la gestión de tus facturas (almacenamiento, cobro, pago, comunicación con clientes/proveedores, proyección de tesorería,..)

Si, Billin te permite con un solo usuario, crear tantos negocios como quieras.

No, Billin te permite disfrutar de todas sus ventajas sin que tus clientes y proveedores tengan que estar registrados en Billin. La plataforma te permite enviar y recibir facturas por medio de su plataforma de correo (similar al sistema Dropbox).

PERSONALIZA TU BILLIN

  • Elige la plantilla que más te guste
  • Decide si quieres invitar a tus clientes a utilizar la plataforma
  • Promociona tu marca en el envío de tus facturas
  • Elige el remitente, textos y asuntos de los mensajes

USUARIOS

  • 1. Entra en nuestra web www.billin.es
  • 2. Pincha en el botón “REGISTRATE GRATIS”
  • 3. Completa los datos y pincha en el botón Termina el registro.
  • 1. Entra en nuestra web www.billin.es
  • 2. Pincha en el link Iniciar Sesión
  • 3. Introduce en el campo Email el correo electrónico con el que te registraste
  • 4. Pincha en el link Recuerda tu contraseña
  • 5. Recibirás un e-mail desde dónde podrás resetearla
  • 1. Pincha en el menú lateral izquierdo, Configuración
  • 2. En la parte superior de la pantalla, pincha en PERFIL
  • 3. A la derecha, completa los campos del formulario Cambiar contraseña y en el botón Cambiar

NEGOCIOS

  • 1. Pincha en el menú lateral izquierdo, Configuración
  • 2. En la parte superior de la pantalla, pincha en MI NEGOCIO
  • 3. En la parte inferior de la pantalla, pincha en el botón Borrar
  • 1. Pincha en el menú lateral izquierdo, Contactos.
  • 2. Si el contacto está registrado en Billin puedes buscar dicho contacto en el buscador y enviarles una invitación a conectar:
    • Introduce en el buscador el nombre del contacto
    • Te aparecerán sugerencias; si encuentras el contacto que buscas, solo tienes que pinchar en él y a continuación, pinchar en el botón Añadir.
  • 3. En caso de que sea un contacto que no está registrado en Billin puedes crear un contacto nuevo:
    • Pincha en el botón +
    • Introduce todos los datos necesarios para facturar a tu cliente (NIF/CIF, nombre, dirección, e-mail). Es importante que añadas el correo electrónico para que las facturas lleguen correctamente a tu cliente.
    • Pincha en el botón Crear Contacto.

Sí, puedes importar un listado de clientes desde un Excel:

  • 1. Pincha en el botón de la flecha que aparece arriba a la derecha.
  • Tutorial: gestionar clientes
  • 2. Descárgate el archivo de ejemplo clicando en el link aquí justo debajo del formulario.
  • 3. Una vez tengas tu excel de contactos relleno pincha en el botón Importar, adjunta dicho Excel y a continuación, en el botón Añadir.

CREA FACTURAS

Para poder crear una factura, lo primero que tienes que hacer es completar los datos de tu negocio y crear tu primer contacto.

Para completar los datos de tu negocio:

  • 1. Pincha en el menú lateral izquierdo, Configuración.
  • 2. Rellena los datos de la dirección.
  • 3. Además, puedas introducir tu logo; aparecerá en la factura.
  • 4. Pincha en el botón Guardar.

Para crear un nuevo contacto, sigue los pasos en Como añadir un cliente.

Una vez completados esos datos, ¡Ya puedes empezar a Crear Facturas!

  • 1. Pincha en el menú lateral izquierdo Facturas y, a continuación, en el botón + situado arriba en la parte superior derecha.
  • Buscar facturas
  • 2. Se mostrará un desplegable desde dónde podrás elegir el contacto al que quieres enviarle la factura. Una vez elegido, pincha en el botón Crear.
  • 3. Billin genera, automáticamente, un borrador de factura, de forma que la puedes recuperar y modificar antes de emitirla.
  • 4. Elige la plantilla sobre la que quieres hacer la factura y se te cargará automáticamente.
  • 5. Elige el método de pago que quieres que aparezca y, si tienes que hacer configuraciones puntuales, también las puedes hacer desde aquí.
  • 6. Para añadir conceptos, tienes que pinchar en el botón Añadir. Cada vez que añadas un servicio/producto, se guardará con el precio que le hayas puesto la primera vez como predeterminado.
  • Tutorial: configurar facturas
  • 7. Añade tantos conceptos como desees y, una vez terminado, pincha en el botón Guardar Borrador que se encuentra al final de la pantalla.
  • 8. Pincha en el botón Enviar, para que la factura le llegue por e-mail a tu contacto.

Sí, Billin te da la posibilidad de crear tu factura con todas las configuraciones que necesitas:

  • Tipo impositivo por servicio/producto
  • Descuento por servicio/producto
  • Recargo de Equivalencia
  • Gastos suplidos
  • Descuento sobre total factura
  • Añadir cantidades ya pagadas

Para ello, solo tienes que pinchar en las casillas correspondientes que se te muestran en el módulo de crear factura.

Sí, es posible crear facturas tanto para autónomos como para empresas.

Puedes añadir el logo para que aparezca en tu factura desde dos sitios:

  • 1. Menú lateral izquierdo, Configuración
  • 2. Menú lateral izquierdo, Plantillas. Desde este menú, podrás crearte diferentes plantillas de factura y asociar distintos logos si es que así lo necesitas.

Tanto tú como tus clientes pueden descargar o imprimir las facturas que se crean en Billin. Para hacerlo directamente desde la plataforma:

  • 1. Pincha en el menú lateral izquierdo Facturas
  • 2. A continuación, pincha en la factura que quieras descargar/imprimir y en los tres puntitos que aparecen a la derecha del nombre de tu contacto; verás la opción de Descargar. Dependiendo del navegador que utilices, verás una pantalla similar a esta:
  • Tutorial: exportar e imprimir facturas

Desde esta pantalla, podrás guardar la factura como un PDF o podrás imprimirla directamente. En el apartado de Configuración:

  • Desmarca la casilla “Encabezado y pie de página” (si no, se verá un encabezado tipo “https…” en tu factura).
  • Marca la casilla “Gráficos de fondo” (si no, no se descargará/imprimirá con el logo).
  • Si la factura se te va a dos hojas, puedes reducir la escala, para que te entre en una sola.

Si tus clientes quieren descargar/imprimir la factura, tienen que seguir los mismos pasos, pero desde el e-mail que reciben. Al abrir el e-mail con la factura, verán una pantalla como esta:

Tutorial: plataforma de facturación

Si pinchan en los tres puntitos de la derecha, tendrán la opción de descargar y verán la misma pantalla que se muestra más arriba.

Si pinchan en el botón de Guardar Factura, todo será más fácil; la factura se guardará automáticamente en Billin y, a partir de ese momento, todas las facturas las recibirá en el mismo lugar.

Para exportar a un Excel, tanto tus facturas emitidas como recibidas:

  • 1. Pincha en el menú lateral izquierdo, Facturas
  • 2. A continuación, pincha en la flechita que apunta hacia abajo (Bajar Excel)
  • Tutorial programa de facturación gratis
  • 3. A continuación, pincha en la flechita que apunta hacia abajo (Bajar Excel).

Si necesitas hacer filtros, para exportarte solo determinadas facturas, antes de hacer la exportación, realiza la búsqueda. Para ello, solo tienes que pinchar en el botón Filtro y hacer los que necesites:

Tutorial: filtrar facturas y organizarlas

Sí, puedes elaborar listados de productos/servicios asociándoles los precios que correspondan. De esta manera, no tendrás que escribir cada vez que necesites añadir un concepto a tu factura.

  • 1. Dentro del módulo de creación de factura, pincha en el botón Añadir.
  • 2. Se cargará un formulario, para que añadas los productos/servicios que quieres cobrar a tu cliente.
  • 3. La siguiente vez que vayas a hacer una factura, al escribir las primeras letras, te aparecerán los conceptos que hayas introducido y, si los eliges, se cargarán con el precio que los crearas la primera vez.
  • 4. En el caso de que tengas que modificar el precio, podrás hacerlo, una vez que añadas el producto, desde la propia línea de la factura.

ENVÍA Y RECIBE FACTURAS

  • 1. Pincha menú lateral izquierdo, Facturas y, a continuación, en el botón que tiene la flecha hacia arriba (Subir Factura). Se cargará un formulario como éste:
  • Tutorial: crear factura
  • 2. Selecciona contacto (cliente/proveedor) al que quieras adjuntar la factura.
  • 3. Adjunta el documento que quieras subir a Billin (tiene que ser en formato PDF)
  • 4. Completa los campos
  • 5. Elige si quieres que la factura se cargue como Enviada (emitida) o como Recibida.
  • 6. Pincha en el botón Crear

La factura quedará adjuntada al contacto que hayas elegido (cliente/proveedor) con el estado que hayas seleccionado (Enviada/Recibida).

COBRA TUS FACTURAS

Desde Billin, puedes facilitarle el pago de las facturas a tus clientes, activando tu cuenta con Stripe y ofreciéndoles pagar a través de tarjeta de crédito/débito.
  • 1. Accede a Configuración > Pagos
  • 2. Añade la cuenta bancaria donde quieres recibir los pagos de tus clientes
  • 3. Vincula tu cuenta de Billin con Stripe, tienes que rellenar los siguientes datos y proporcionar la documentación que se solicita.
  • Añade tu tarjeta de crédito
  • 4. Una vez activadas las cuentas, cuando crees la factura, elige la casilla Tarjeta de crédito/débito como forma de pago y tu cliente te podrá pagar, directamente desde la factura que recibe por correo electrónico.
  • Tutorial: métodos de pago en factura

Para activar el pago por domiciliación bancaria, debes hacer lo siguiente:

  • • Crear cuenta: para empezar, crea tu cuenta en la entidad de pagos de domiciliación bancaria, GoCardless, partner de todos los bancos españoles
  • • Autorización de tu cliente: para tu primer cobro, debe autorizarte. ¡Es muy fácil!
  • • Verificar tu cuenta: para recibir los ingresos en tu cuenta bancaria, la entidad de pago está obligada a pedirte y verificar cierta información de tu negocio.

1. Crear cuenta

Si quieres que tus facturas se cobren automáticamente, debes crear una cuenta en la entidad de pago de domiciliación bancaria, GoCardless:

  • 1. ¿Dónde?: en Billin, accede a Configuración > Pagos > Domiciliación bancaria. Para crear tu cuenta, haz click en el botón de "¡Adelante!".
  • 2. Rellena 4 datos: en la siguiente página, solo necesitarás introducir 4 datos: nombre, negocio, email y contraseña (que deberá tener 12 caracteres).
  • 3. Con la cuenta creada y vinculada con Billin, ¡ya puedes empezar a domiciliar a tus clientes! Siempre que te den su autorización, claro ;).

2. Autorización de tu cliente

La primera vez, para que puedas hacerle cargos directamente en su cuenta bancaria, es necesario que tu cliente complete la autorización o "mandato", como es conocido por los bancos:

  • • Enviar mandato: desde la ficha de contacto de tu cliente o desde cualquier factura que le hagas, haz clic arriba a la derecha en el botón de "Enviar mandato".
  • • Email solicitud: tu cliente recibirá recibirá un email de solicitud de domiciliación bancaria. Para abrir el mandato, debe hacer clic en "Aceptar domiciliación".
  • • Aceptar domiciliación: en la pantalla del mandato, debe completar 3 datos: nombre, email y cuenta bancaria y confirmar la domiciliación.

En cuanto lo complete, ¡ya puedes cobrarle automáticamente!

AVISO: recuerda que para recibir el ingreso en tu cuenta bancaria, la primera vez, debes verificar tu cuenta en la entidad de pago.

3. Verificar tu cuenta

Para poder ingresar en tu cuenta el dinero que cobras a tus clientes, la entidad de pago que provee el servicio, GoCardless Ltd, está obligada a pedirte y verificar cierta información de tu negocio.

Inicia sesión en GoCardless y completa estos 3 pasos:

  • • Tu negocio: rellena información básica de tu negocio
  • • Tu cuenta bancaria: verifica la cuenta donde quieres recibir el dinero
  • • Tu identidad: demuestra la identidad del administrador del negocio con algún documento acreditativo

CHAT

    1. Pincha en el menú lateral izquierdo, Contactos.
    2. Pincha en los tres puntitos que aparecen en la parte inferior izquierda. Si tu cliente está registrado en Billin podrás hablar con él directamente; se te habilitará la opción de Enviar Mensaje.

PERMISOS Y USUARIOS

  • – Permiso de Administrador: Tiene autoridad al máximo nivel y puede realizar todas las funcionalidades que ofrece la plataforma.
  • – Permiso de Editor: Tiene autoridad a nivel medio. Puede realizar todas las funcionalidades que ofrece la plataforma a excepción de conceder permisos.
  • – Permiso de Lector: Tiene una autoridad a nivel bajo. Solo puede realizar funciones de descarga y consulta de facturas e informes. El permiso de lector es idóneo para tu gestoría, le permitirá realizar la contabilidad de tu empresa a tiempo real sin que disponga de acceso a datos confidenciales.

Para añadir permisos:

  • 1. Pincha en el menú lateral izquierdo Usuarios
  • 2. Pincha en el botón añadir, indicado con el símbolo + en la parte superior derecha de la pantalla.
  • 3. Añade el nombre, apellidos y correo electrónico de la persona a la que quieres dar el permiso y elegir el rol que le quieres asignar.
  • 4. Una vez introducidos los datos pincha en guardar.
  • 5. Dicha persona recibirá un email, desde dónde podrá aceptar la invitación; tan solo tiene que introducir una contraseña para acceder a Billin. Su usuario será el email donde ha recibido la invitación.

Si decides modificar el rol de uno de los usuarios que tienes en tu negocio, simplemente tendrás que acceder al perfil de cada uno, haciendo clic en la tarjeta correspondiente a ese usuario dentro de la lista de usuarios.

Una vez accedas, podrás modificar su rol, así como ver si ya ha activado su cuenta en Billin.

Gracias a Billin ya no es necesario tener que enviar mensualmente todas tus facturas a tu gestoría para que realice la contabilidad. Nombra a tu gestor como lector y podrá tener acceso a las facturas compartidas en la nube a través de la plataforma.

Recuerda que solo tendrá acceso a las facturas, no podrá realizar ningún tipo de operación, ni visualizar chats.