{"id":22948,"date":"2024-05-16T19:47:55","date_gmt":"2024-05-16T17:47:55","guid":{"rendered":"https:\/\/www.billin.net\/blog\/?p=22948"},"modified":"2025-09-25T20:28:57","modified_gmt":"2025-09-25T18:28:57","slug":"archivar-facturas-mejores-practicas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.billin.net\/blog\/archivar-facturas-mejores-practicas\/","title":{"rendered":"Mejores pr\u00e1cticas para archivar facturas: Organizaci\u00f3n eficiente para negocios"},"content":{"rendered":"<p>Uno de los aspectos clave en el \u00e9xito de la gesti\u00f3n empresarial es el adecuado archivo de las facturas de tu negocio. Un proceso que puede parecer trivial pero que, en realidad, tiene un impacto significativo en la productividad y la transparencia financiera de tu empresa.<\/p>\n<p>Vamos, entonces, a analizar por qu\u00e9 es necesario archivar facturas y cu\u00e1les son las mejores pr\u00e1cticas para hacerlo de manera eficiente, tanto en formato digital como f\u00edsico. Tambi\u00e9n aprenderemos c\u00f3mo implementar <strong>estrategias de archivado que impulsen la eficiencia operativa <\/strong>y contribuyan al \u00e9xito empresarial.<\/p>\n<h2><strong>\u00bfQu\u00e9 queremos decir cuando hablamos de archivar facturas?<\/strong><\/h2>\n<p>Archivar facturas es el proceso de <strong>almacenar y organizar documentos<\/strong> relacionados con transacciones comerciales, con el fin de mantener un registro claro y accesible de las operaciones financieras de una empresa.<\/p>\n<p>Pero, archivar facturas implica mucho m\u00e1s que simplemente guardar estos documentos. Es un proceso esencial para llevar un control legal y exhaustivo tanto de los beneficios de tu negocio como de los pagos a proveedores, y a su vez, facilita la presentaci\u00f3n de impuestos y la justificaci\u00f3n contable de tu actividad comercial o profesional ante la Agencia Tributaria.<\/p>\n<p>Al archivar facturas, es importante tener en cuenta que estas sean correctas y v\u00e1lidas y que contengan todos los datos espec\u00edficos, para cumplir con la normativa contenida en el <a href=\"https:\/\/www.boe.es\/buscar\/act.php?id=BOE-A-2012-14696\">Reglamento que regula las obligaciones de facturaci\u00f3n<\/a>. \u00bfEsto qu\u00e9 significa? Pues que debes asegurarte que todas tus facturas incluyen los siguientes <a href=\"https:\/\/www.billin.net\/blog\/datos-factura\/\">datos<\/a>:<\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Datos fiscales:<\/strong> Tanto del emisor como del receptor, como el nombre, el NIF (N\u00famero de Identificaci\u00f3n Fiscal) y la direcci\u00f3n.<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Fecha de expedici\u00f3n:<\/strong> La fecha en que se emiti\u00f3 la factura.<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>N\u00famero de factura y serie:<\/strong> Un identificador \u00fanico para cada factura, junto con la serie correspondiente si aplica.<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Descripci\u00f3n de productos o servicios:<\/strong> Detalles claros sobre los productos o servicios que se han vendido o prestado.<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Importe unitario: <\/strong>El costo total de los bienes o servicios antes de aplicar impuestos.<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Impuestos:<\/strong> Hay que incluir el IVA (Impuesto sobre el Valor A\u00f1adido. Generalmente, se aplica un 21% de IVA. Aunque algunos bienes y servicios pueden tener un porcentaje reducido (un 10% o un 4%). Tambi\u00e9n hay que incluir el IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas F\u00edsicas) si corresponde. Es el caso de algunos profesionales, como los abogados, que est\u00e1n obligados a incluir la retenci\u00f3n de IRPF en sus facturas.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Tanto el tipo de impuesto que aplique (IVA e IRPF), como el porcentaje, deben estar incluidos en la factura.<\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Total de la factura: <\/strong>La suma total que el cliente debe pagar, incluyendo impuestos y cualquier otro cargo adicional.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><strong>\u00bfPor qu\u00e9 es necesario archivar las facturas?<\/strong><\/h2>\n<p>La obligaci\u00f3n de archivar facturas recibidas recae sobre profesionales aut\u00f3nomos y sobre todo tipo de empresas de cualquier tama\u00f1o y cualquier sector.<\/p>\n<p>Es decir, la principal raz\u00f3n para archivar facturas es que se trata de una <strong>obligaci\u00f3n legal <\/strong>cuyo incumplimiento puede conllevar multas y sanciones. Pero, \u00bfdurante cu\u00e1nto tiempo tiene una empresa que archivar las facturas?<\/p>\n<p>Desde un <strong>punto de vista fiscal<\/strong>, \u201c<i>los empresarios y profesionales deber\u00e1n expedir y entregar facturas y conservar las facturas y justificantes que tengan relaci\u00f3n con sus obligaciones tributarias durante el plazo de prescripci\u00f3n de<\/i><strong><i> 4 a\u00f1os<\/i><\/strong><i>\u201d <\/i>seg\u00fan establece el art\u00edculo 29.2, letra e) de la Ley General Tributaria y art\u00edculo 165.Uno de la Ley 37\/1992, reguladora del Impuesto sobre el valor a\u00f1adido.<\/p>\n<p>Desde el <strong>punto de vista mercantil<\/strong>, el art\u00edculo 30 del C\u00f3digo de Comercio establece que<i> \u201clos empresarios conservar\u00e1n los libros, correspondencia, documentaci\u00f3n y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados,<\/i><strong><i> durante seis a\u00f1os<\/i><\/strong><i>, a partir del \u00faltimo asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.\u201d<\/i> A\u00f1adiendo que <i>\u201cel cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber de conservaci\u00f3n de los libros y documentos contables, y si hubiese fallecido, el deber de conservaci\u00f3n recaer\u00e1 sobre sus herederos. En caso de disoluci\u00f3n de sociedades, ser\u00e1n sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido.\u201d<\/i><\/p>\n<p>Desde el<strong> punto de vista penal,<\/strong> por ejemplo, la Ley 10\/2010, de prevenci\u00f3n del blanqueo de capitales y de la financiaci\u00f3n del terrorismo, establece en su art\u00edculo 25 la obligaci\u00f3n de conservar la documentaci\u00f3n por un <strong>plazo de 10 a\u00f1os.<\/strong><\/p>\n<p>Adem\u00e1s de la evidente raz\u00f3n expuesta, existen otros motivos por los que es necesario archivar las facturas:<\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Transparencia y claridad financiera:<\/strong> Mantener un archivo ordenado de facturas proporciona una visi\u00f3n clara y completa de las transacciones comerciales de la empresa. Esto resulta esencial para evaluar la salud financiera de la empresa, hacer un seguimiento de los ingresos y gastos y tomar decisiones informadas sobre presupuestos y estrategias financieras.<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Facilita auditor\u00edas y revisiones financieras:<\/strong> Un sistema de archivado adecuado facilita la preparaci\u00f3n para auditor\u00edas externas e internas, as\u00ed como para cualquier revisi\u00f3n financiera que pueda surgir. La capacidad de recuperar r\u00e1pidamente facturas y documentos relacionados simplifica el proceso de auditor\u00eda y ayuda a garantizar el cumplimiento de las regulaciones financieras.<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Gesti\u00f3n efectiva de proveedores y clientes: <\/strong>Archivar facturas tambi\u00e9n es importante para la gesti\u00f3n de relaciones con proveedores y clientes. Al mantener registros detallados de las transacciones comerciales, las empresas pueden realizar un seguimiento de los pagos pendientes, resolver conflictos y mantener una comunicaci\u00f3n clara y transparente con las partes interesadas.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Para terminar, vamos a ver qu\u00e9 comprende la obligaci\u00f3n de archivar facturas. Es decir, cuando nos referimos a archivar facturas, de qu\u00e9 estamos hablando y para contestar esta cuesti\u00f3n, de nuevo, volvemos a remitirnos a la Ley General Tributaria, que resuelve esta materia:<\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\">Facturas recibidas.<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\">Copias o matrices de las facturas expedidas.<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\">Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicaci\u00f3n la <a href=\"https:\/\/www.billin.net\/blog\/que-es-y-como-funciona-el-sujeto-pasivo\/\">inversi\u00f3n del sujeto pasivo<\/a> cuando el proveedor no est\u00e9 establecido en la Comunidad.<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\">Los recibos justificativos del reintegro de la compensaci\u00f3n del R\u00e9gimen especial de la Agricultura, Ganader\u00eda y Pesca, tanto el original de aquel, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><strong>Formas de archivar facturas<\/strong><\/h2>\n<p>No hay una regulaci\u00f3n legal obligatoria y espec\u00edfica sobre la forma de archivar las facturas. La \u00fanica referencia sobre esta cuesti\u00f3n la podemos encontrar en el Reglamento de facturaci\u00f3n, tambi\u00e9n mencionado en otro apartado de este art\u00edculo.<\/p>\n<p>El art\u00edculo 20 del Reglamento estipula lo siguiente:<i> \u201cLos diferentes documentos, <\/i><strong><i>en papel o formato electr\u00f3nico<\/i><\/strong><i>, a que se hace referencia en el art\u00edculo 19 <\/i>( en referencia a facturas y otros documentos), <i>se deber\u00e1n conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservaci\u00f3n la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad en los t\u00e9rminos establecidos en el art\u00edculo 8, as\u00ed como el acceso a ellos por parte de la Administraci\u00f3n tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada.<\/i><\/p>\n<p><i>En particular, esta obligaci\u00f3n podr\u00e1 cumplirse mediante la utilizaci\u00f3n de medios electr\u00f3nicos. A estos efectos, se entender\u00e1 por conservaci\u00f3n por medios electr\u00f3nicos la conservaci\u00f3n efectuada por medio de equipos electr\u00f3nicos de tratamiento, incluida la compresi\u00f3n num\u00e9rica y almacenamiento de datos, utilizando medios \u00f3pticos u otros medios electromagn\u00e9ticos.<\/i><\/p>\n<p>Es decir, seg\u00fan el art\u00edculo 20 del Reglamento de facturaci\u00f3n las facturas deben archivarse de manera que se pueda <strong>garantizar<\/strong>:<\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\">La <strong>autenticidad<\/strong> de su origen.<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\">La <strong>integridad<\/strong> de su contenido.<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\">La <strong>legibilidad.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Adem\u00e1s, las facturas archivadas deben ser <strong>siempre accesibles para la Administraci\u00f3n<\/strong> siempre y cuando lo requieran, sin ning\u00fan tipo de demora, salvo causa justificada.<\/p>\n<p>Por \u00faltimo, el Reglamento establece que la obligaci\u00f3n de archivar las facturas puede realizarse tambi\u00e9n por <strong>medios electr\u00f3nicos<\/strong>.<\/p>\n<p>En conclusi\u00f3n, parece deducirse <strong>dos m\u00e9todos para archivar facturas<\/strong>, siempre que se cumplan con las condiciones establecidas por ley. Por tanto, se podr\u00e1n archivar las facturas digitalmente y tambi\u00e9n de forma f\u00edsica.<\/p>\n<p>Cada sistema tiene sus propias ventajas y desaf\u00edos y la elecci\u00f3n entre uno y otro depende de las necesidades y preferencias espec\u00edficas de cada empresa.<\/p>\n<h3><strong>Archivar facturas f\u00edsicas<\/strong><\/h3>\n<p>Aunque el archivo digital est\u00e1 ganando popularidad, muchas empresas a\u00fan optan por archivar facturas en formato f\u00edsico. Esto puede deberse a preocupaciones de seguridad, preferencias personales o requisitos legales espec\u00edficos. Si bien el archivado f\u00edsico puede ser m\u00e1s laborioso y requiere espacio de almacenamiento adicional, sigue siendo una opci\u00f3n viable para muchas empresas.<\/p>\n<p>Pero, \u00bfc\u00f3mo archivar facturas f\u00edsicas? Para optimizar este m\u00e9todo, es importante establecer un <strong>sistema de archivado claro y consistente<\/strong>, etiquetando y organizando las facturas de manera que sean f\u00e1ciles de encontrar cuando sea necesario.<\/p>\n<h3><strong>Archivar facturas digitalmente<\/strong><\/h3>\n<p>El archivo digital de facturas ofrece numerosas ventajas:<\/p>\n<h4><strong>1. Accesibilidad<\/strong><\/h4>\n<p>La ventaja m\u00e1s notoria, es la <strong>accesibilidad<\/strong>. Almacenar facturas en formato electr\u00f3nico permite un f\u00e1cil acceso desde cualquier dispositivo con conexi\u00f3n a internet, lo que facilita la b\u00fasqueda y recuperaci\u00f3n de documentos cuando sea necesario.<\/p>\n<h4><strong>2. Reducci\u00f3n de espacio de almacenamiento<\/strong><\/h4>\n<p>Adem\u00e1s, el archivado digital <strong>reduce significativamente el espacio f\u00edsico<\/strong> necesario para almacenar documentos, eliminando la necesidad de archivadores voluminosos y salas de almacenamiento dedicadas. Esto no solo ahorra espacio, sino que tambi\u00e9n ayuda a reducir los costos asociados con el almacenamiento f\u00edsico de documentos.<\/p>\n<p>Para implementar un sistema de archivado digital eficiente se suele recurrir a <a href=\"https:\/\/www.billin.net\/blog\/mejores-programas-facturacion\/\">programas de facturaci\u00f3n online<\/a> donde se automatiza la gesti\u00f3n documental. Estas herramientas permiten la generaci\u00f3n de presupuestos y facturas, archivar las facturas recibidas y emitidas, lo que facilita la organizaci\u00f3n y administraci\u00f3n de facturas y otros documentos financieros.<\/p>\n<h4><strong>3. Localizar facturas f\u00e1cilmente<\/strong><\/h4>\n<p>Adem\u00e1s, los sistemas para archivar las facturas digitalmente suelen tambi\u00e9n ofrecer<strong> funciones de b\u00fasqueda avanzadas<\/strong> que permiten localizar documentos espec\u00edficos r\u00e1pidamente utilizando palabras clave, fechas o criterios de b\u00fasqueda personalizados (como el nombre del cliente).<\/p>\n<h4><strong>4. Medidas de seguridad avanzadas<\/strong><\/h4>\n<p>Otra de las ventajas de archivar las facturas digitalmente se encuentra en que los documentos digitales est\u00e1n <strong>protegidos con medidas de seguridad avanzadas<\/strong>, como cifrado de datos y autenticaci\u00f3n de usuarios, para proteger la informaci\u00f3n confidencial contra accesos no autorizados.<\/p>\n<h4><strong>5. Procedimientos intuitivos<\/strong><\/h4>\n<p>Las herramientas de facturaci\u00f3n en l\u00ednea suelen ser <strong>intuitivas y f\u00e1ciles de usar<\/strong>, lo que permite a las empresas generar y enviar facturas de manera r\u00e1pida y sencilla, incluso para aquellos sin experiencia t\u00e9cnica.<\/p>\n<h4><strong>6. Ahorra tiempo y reduce errores <\/strong><\/h4>\n<p>Estas herramientas ofrecen <strong>funciones de automatizaci\u00f3n<\/strong> que simplifican tareas repetitivas como la creaci\u00f3n de facturas recurrentes, el seguimiento de pagos y el recordatorio de vencimientos, lo que ahorra tiempo y reduce errores.<\/p>\n<h4><strong>7. Actualizaciones constantes<\/strong><\/h4>\n<p>Las herramientas de facturaci\u00f3n online <strong>se actualizan regularmente<\/strong> para incorporar nuevas funciones y mejoras, garantizando que las empresas siempre tengan acceso a las \u00faltimas innovaciones en gesti\u00f3n financiera.<\/p>\n<p>Independientemente del <strong>m\u00e9todo para archivar facturas <\/strong>elegido, es fundamental mantener la coherencia y la disciplina en el proceso de archivado para garantizar la eficiencia y la precisi\u00f3n de los registros financieros.<\/p>\n<p>Cuando se trata de simplificar y optimizar el proceso de facturaci\u00f3n, el software de <a href=\"https:\/\/www.billin.net\/\">facturaci\u00f3n online<\/a> de TeamSystem Facturas Billin te ofrece una soluci\u00f3n integral y f\u00e1cil de usar para generar y archivar tus facturas. Nuestro equipo de atenci\u00f3n al cliente est\u00e1 siempre disponible para ayudar a los usuarios con cualquier problema que puedan tener, brindando un servicio de asistencia profesional.<\/p>\n<p>Con su combinaci\u00f3n de facilidad de uso, funcionalidades avanzadas, accesibilidad y seguridad garantizada, TeamSystem Facturas Billin es el aliado ideal para cualquier empresa que busque optimizar su proceso de facturaci\u00f3n.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Uno de los aspectos clave en el \u00e9xito de la gesti\u00f3n empresarial es el adecuado archivo de las facturas de tu negocio. Un proceso que puede parecer trivial pero que, en realidad, tiene un impacto significativo en la productividad y la transparencia financiera de tu empresa. 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