{"id":17917,"date":"2021-06-24T00:00:00","date_gmt":"2021-06-23T22:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.billin.net\/blog\/?p=17917"},"modified":"2025-09-25T20:41:24","modified_gmt":"2025-09-25T18:41:24","slug":"gestor-documental","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.billin.net\/blog\/gestor-documental\/","title":{"rendered":"Los sistemas de gesti\u00f3n documental"},"content":{"rendered":"<p>Actualmente, la cantidad de documentaci\u00f3n que genera una empresa crece r\u00e1pidamente, de ah\u00ed, que se necesiten nuevos m\u00e9todos para su almacenamiento y localizaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Con un <strong>sistema de gesti\u00f3n documental podr\u00e1s tener toda tu informaci\u00f3n ordenada<\/strong>, de manera que beneficie tu productividad empresarial.<\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<h2><strong>\u00bfQu\u00e9 es la gesti\u00f3n documental?<\/strong><\/h2>\n<p>La gesti\u00f3n documental hace referencia al <strong>conjunto de normas y t\u00e9cnicas que usamos para administrar cualquier documento que forme parte de una compa\u00f1\u00eda<\/strong>, permitiendo poder recuperarla en cualquier momento y controlar el tiempo que debe guardarse.<\/p>\n<p>Dentro de los documentos m\u00e1s comunes que se generan en una organizaci\u00f3n empresarial est\u00e1n las actas, informes, contratos, facturas, acuerdos, <a href=\"https:\/\/www.billin.net\/crear-albaranes\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">albaranes<\/a>, presupuestos, impuestos, etc.<\/p>\n<p>Por tanto, los <strong>gestores documentales<\/strong> almacenan, administran y gestionan el flujo de los documentos dentro de una empresa, consiguiendo una <strong>localizaci\u00f3n centralizada donde los empleados podr\u00e1n acceder de forma sencilla y f\u00e1cil.<\/strong><\/p>\n<h2><strong>\u00bfQu\u00e9 hace un gestor documental?<\/strong><\/h2>\n<p>Los beneficios que genera los sistemas de gesti\u00f3n documental\u00a0son entre muchos otros:<\/p>\n<ul>\n<li>Controla qui\u00e9n accede a la documentaci\u00f3n<\/li>\n<li>Tiene un acceso centralizado y sencillo<\/li>\n<li>Seguridad sobre la documentaci\u00f3n<\/li>\n<li>Ahorro de tiempo a la hora de su b\u00fasqueda<\/li>\n<li>Disminuye las duplicidades de documentos<\/li>\n<li>Agiliza y automatiza las tareas administrativas<\/li>\n<li>Intercambio de documentaci\u00f3n electr\u00f3nica entre empresas<\/li>\n<li>Mayor satisfacci\u00f3n en los clientes<\/li>\n<\/ul>\n<p>Es por eso que si tu empresa maneja muchos documentos es necesario que tengas en cuenta las ventajas que ofrecen estos sistemas.<\/p>\n<h2><strong>\u00bfQu\u00e9 es un gestor de documentos digitales?<\/strong><\/h2>\n<p><strong>Trabajar con un sistema de gesti\u00f3n documental conlleva tener que <a href=\"https:\/\/www.billin.net\/blog\/digitalizar-facturas\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">digitalizar todos documentos en papel como las facturas<\/a>,<\/strong> y con la ayuda de un esc\u00e1ner se consigue que los documentos en papel se conviertan en versiones digitales que se almacenar\u00e1n en una localizaci\u00f3n centralizada.<\/p>\n<p>Este procedimiento es imprescindible para conseguir una gesti\u00f3n de documentos digitalizados, aunque pueda resultar muy costoso al principio.<\/p>\n<p>Si consigues llevar todos los documentos a la nube habr\u00e1s realizado un gran paso en el control de documentos si no que tambi\u00e9n estar\u00e1s contribuyendo en la sostenibilidad y ayudando al medio ambiente al no gastar papel de manera innecesaria.<\/p>\n<h2><strong>Los mejores software de gesti\u00f3n documental<\/strong><\/h2>\n<p>El principal objetivo de una empresa que quiere adquirir un <strong>programa de gesti\u00f3n documental<\/strong> es simplificar su trabajo, ya sea para reducir costes o para eliminar tareas repetitivas.<\/p>\n<p>El factor clave a la hora de elegir un <strong>gestor documental<\/strong> es seleccionar la opci\u00f3n que m\u00e1s se adapte a tu negocio, analizando las m\u00faltiples funcionalidades que ofrecen para la gesti\u00f3n de documentos.<\/p>\n<p>Veamos ahora los mejores <strong>software de gesti\u00f3n documental<\/strong>:<\/p>\n<h3><a href=\"https:\/\/www.microsoft.com\/es-es\/microsoft-365\/sharepoint\/collaboration\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><strong>Microsoft SharePoint<\/strong><\/a><\/h3>\n<p>Este programa de <strong>gesti\u00f3n documental<\/strong> sirve para compartir y administrar contenido, con su aplicaci\u00f3n consigue incentivar el trabajo en equipo, localizar la documentaci\u00f3n de forma r\u00e1pida y la colaboraci\u00f3n de todos los miembros de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n<p>No es un <strong>programa de gesti\u00f3n documental gratis<\/strong>, ofrece diversos planes de precios desde 4,20 \u20ac por usuario al mes (sin IVA incluido) hasta el paquete Office 365 E3 por 19,70 \u20ac por usuario al mes (sin IVA incluido).<\/p>\n<h3><a href=\"https:\/\/www.alfresco.com\/es\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><strong>Alfresco <\/strong><\/a><\/h3>\n<p>Alfresco contiene un sistema ECM nativo de la nube, que te permite gestionar el contenido de tu archivo desde cualquier lugar, es decir, el usuario puede conectarse desde cualquier ubicaci\u00f3n para acceder a sus aplicaciones.<\/p>\n<p>No ofrece un precio \u00fanico, sino que ser\u00e1 calculado en funci\u00f3n de los requisitos que exija tu empresa.<\/p>\n<h3><a href=\"https:\/\/www.sesametime.com\/gestor-documental\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><strong>Sesametime<\/strong><\/a><\/h3>\n<p>Este <strong>gestor documental<\/strong> organiza toda tu informaci\u00f3n en un solo sitio y en la nube, de manera que tus empleados pueden acceder de forma r\u00e1pida y sencilla.<\/p>\n<p>Almacena toda la informaci\u00f3n relacionada con la documentaci\u00f3n laboral de tus empleados, contratos, certificados, documentaci\u00f3n personal, etc.<\/p>\n<p>Su precio parte de 25 euros al mes por 5 empleados.<\/p>\n<h3><a href=\"https:\/\/getquipu.com\/es\/gestor-documental\"><strong>Quipu<\/strong><\/a><\/h3>\n<p>Es un <strong>gestor documental<\/strong> enfocado a asesor\u00edas, pymes y aut\u00f3nomos donde quedar\u00e1 guardada toda tu informaci\u00f3n para poder acceder a ella desde cualquier lugar.<\/p>\n<p>Su principal funci\u00f3n es almacenar las facturas emitidas y recibidas que forman parte del libro contable, adem\u00e1s ofrece los servicios de un asesor interno que revise esa documentaci\u00f3n.<\/p>\n<p>No es un <strong>software de gesti\u00f3n documental gratis<\/strong>, ya que, ofrece un plan de precios seg\u00fan las funcionalidades contratadas.<\/p>\n<h3><a href=\"https:\/\/factorialhr.es\/gestor-documental\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><strong>Factorial<\/strong><\/a><\/h3>\n<p>Este <strong>gestor documental<\/strong> organiza los documentos laborales de tus empleados, creando carpetas especializadas, tambi\u00e9n almacena los impuestos y facturas de tu negocio.<\/p>\n<p>Te ofrece un registro 100% gratuito para posteriormente contratar el plan de precios que m\u00e1s se adapte a tus empleados y cubra tus necesidades.<\/p>\n<h2><strong>Programas de gesti\u00f3n documental gratis: OpenKm y OpenProdoc 3.0.3<\/strong><\/h2>\n<p>Entre los <strong>programas de gesti\u00f3n documental gratis<\/strong> vamos a destacar a OpenKm y OpenProdoc 3.0.3.<\/p>\n<p><strong>OpenKm<\/strong> es una soluci\u00f3n de gesti\u00f3n que permite crear y almacenar a las empresas los diversos documentos, incrementando la eficacia en la reutilizaci\u00f3n de la informaci\u00f3n y el control sobre el flujo de documentos.<\/p>\n<p>Con su <strong>gestor documental<\/strong> puedes hacer captura de los documentos, controlar su caducidad, recopilar informaci\u00f3n, colaborar con el resto de miembros del equipo, organizaci\u00f3n gracias a la localizaci\u00f3n de documentos y garantiza la seguridad de la informaci\u00f3n.<\/p>\n<p><strong><a href=\"https:\/\/jhierrot.github.io\/openprodoc\/index_ES.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">OpenProdoc 3.0.3<\/a> en GitHub<\/strong> te ofrece un conjunto de herramientas que te permiten manejar documentos y compartirlos entre los usuarios de tu empresa, incluyendo una ficha descriptiva de cada documento para poder describirlo y localizarlo.<\/p>\n<p>Es gratuito y de c\u00f3digo abierto, por lo que se puede revisar el c\u00f3digo fuente e incluso adaptarlo a lo que necesite tu negocio.<\/p>\n<p>Por \u00faltimo y si est\u00e1s empezando en esto puedes utilizar una soluci\u00f3n como OneDrive, Google Drive o Box para almacenar toda tu informaci\u00f3n de manera organizada.<\/p>\n<p>Los gestores documentales son cada vez m\u00e1s importantes en las empresas y sobre todo cuando estas van cogiendo volumen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Actualmente, la cantidad de documentaci\u00f3n que genera una empresa crece r\u00e1pidamente, de ah\u00ed, que se 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