Gastos deducibles sin factura: Todo lo que debes saber

Contabilidad y fiscalidad Impuestos y Finanzas
gastos deducibles sin factura
Escrito por Laura Peña
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¿Puedo deducir un gasto sin factura? En un principio, un autónomo debe justificar todos los gastos que deduzca en sus impuestos, sin embargo, existen algunos gastos, los cuales, no será necesario tener la factura, te lo contamos.

Gastos deducibles para el autónomo

Para que un gasto sea deducible fiscalmente de una actividad económica, debe cumplir los siguientes requisitos:

  • Que sean gastos vinculados directamente a la actividad económica, es decir, que su finalidad sea la obtención de ingresos.
  • Deben estar justificados
  • Deben estar registrados contablemente

Por lo tanto, si un gasto no está justificado documentalmente, en un principio, no podríamos deducirlo, pero si nos vamos a la Ley General Tributaria en su artículo 106.4 dice “ Los gastos deducibles y las deducciones que se practiquen, cuando estén originados por operaciones realizadas por empresarios o profesionales, deberán justificarse, de forma prioritaria, mediante la factura entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación o mediante el documento sustitutivo emitido con ocasión de su realización que cumplan en ambos supuestos los requisitos señalados en la normativa tributaria.»

Esto, significa que cualquier operación entre empresarios o profesionales deberá estar justificado documentalmente, ya que, no valdrá ni un recibo ni un ticket, sino que debe estar representado en una factura, y además debe cumplir los requisitos formales, que se recogen en el artículo 6 del RD 1619/2012, como el desglose de IVA, NIF y domicilio de la persona que recibe la factura.

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Gastos deducibles sin factura

Los gastos deducibles como autónomos que podemos descontar sin necesidad de disponer de factura (aunque sí de un justificante) son:

Cuota de autónomos

Para deducir la cuota de autónomos no tendrás ninguna factura relacionada. Por tanto necesitarás presentar el cargo bancario o, en su defecto, un impreso con el sello del banco que ha emitido el cargo.

Escrituras públicas

Una escritura pública (también aplicable en contratos mercantiles) presenta ciertos gastos que son deducibles en la declaración del IRPF. En estos casos tampoco es necesario presentar una factura.

Traspasos y contratos privados

Algunos contratos funcionan como justificantes, es el caso de los contratos de traspaso o de fianza, junto al extracto bancario que justificará el importe.

Gastos online y presenciales en otros países

Las facturas en las compras online, sobre todo en países extranjeros, son un quebradero de cabeza para muchos profesionales que realizan sus adquisiciones fuera del país y se ven con problemas para justificar el gasto.

En realidad no es necesario presentar factura en estos casos, sirve con un documento que acredite la compra o bien con un recibo corriente, así como toda la documentación posible relacionada con la compra.

Esto se aplica también a compras físicas que podamos hacer en tiendas del extranjero.

 

Gastos por empleados

Si tienes empleados a tu cargo, tanto los salarios como los seguros sociales que pagas cada mes son deducibles (incluso las pagas extraordinarias) y, obviamente, no requieren factura.

Simplemente necesitarás una copia de la nómina del trabajador firmada por él.

Si prefieres otra alternativa, puedes presentar también los datos bancarios.

Gastos del banco

De forma general cualquier gasto relacionado con el banco, como las cuotas de las tarjetas de crédito, las comisiones que se cobran por determinados servicios y cualquier importe dentro de esta categoría, es deducible.

Con presentar el extracto bancario o justificante de pago de la comisión es suficiente.

Las primas de seguros

Otro gasto deducible para el que no necesitas factura es el relativo a las primas de seguros. En estos casos, no obstante, la documentación requerida es algo más completa.

Por ejemplo, necesitarás un extracto bancario para confirmar el importe a deducir, así como también documentación como la póliza que acredite que, efectivamente, el seguro está relacionado con tu trabajo.

Otros impuestos

Finalmente, puedes incluir entre los gastos deducibles una gran cantidad de impuestos como, por ejemplo, el IAE o Impuesto de Actividades Económicas, el IBI o Impuesto de Bienes Inmuebles, la tasa de basuras, así como muchos otros más.

En este apartado se incluyen también otros recargos múltiples, a excepción de los que están relacionados con las declaraciones fiscales. Por ejemplo, si te retrasas en la Declaración de Hacienda, la sanción económica sufrida no es deducible.

Habrá que tener en cuenta que tanto las multas como los recargos por presentar los impuestos fuera de plazo no serán deducibles.

Elaboración de impuestos

Una vez, que ya tenemos claro, que gastos podremos deducir en nuestros impuestos, debemos rellenarlos facilitando la siguiente información, por un lado, los ingresos obtenidos durante el trimestre correspondiente, junto a los gastos de operaciones corrientes que se encuentren inscritos en nuestro libro de compras y gastos.

quqizás te interese conocer como contabilizar ingresos sin factura

De esta manera, si hemos obtenido más ingresos que gastos, en el Modelo 130, nos conllevará a pagar el 20% sobre el beneficio que obtengamos (se calculará sobre las bases imponibles, sin tener en cuenta las cuotas de IVA)

Para el Modelo 303 de IVA, habrá que ver la diferencia entre el IVA repercutido (ventas) y el IVA soportado (compras gastos), dando las siguientes situaciones:

repercutido < soportado: Hacienda nos devolverá

repercutido > soportado: Nosotros tendremos que pagar a Hacienda

justificar gastos sin factura

Conclusión

Conocer cuáles son los gastos que puedes deducir sin factura te ahorrará tiempo y dinero a la hora de preparar tus impuestos.

Como hemos indicado que una partida sea deducible, no nos indicará que haya que presentar una factura para solicitar dicha deducción, sino que, podría ser suficiente con otro tipo de documento, como recibos o extractos bancarios.

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5 Comentarios

  • Hola, es muy útil su artículo. Pero me queda una duda (mi caso es autónomo que trabaja en casa propia con un 25 % de superficie afectada a la actividad):

    1. Los gastos deducibles sin factura (30% del 25 % de IBI y gastos de Comunidad, los tíquets de transporte, desplazamientos y dietas, etc.) NUNCA se reflejan en el modelo IVA 303, pero… ¿en qué casilla de la declaración del IRPF se indican (yo solo estoy obligado a hacer la anual, no el 130)?
    2. Las cuotas de autónomos tienen su casilla específica, ¿no es así?
    3. ¿Hay que llevar un libro de registro específico de esos gastos sin factura que deduciremos en el IRPF?
    4. Además, las cantidades (base imponible) que se declaran en IVA (mod. 303 y 390) ¿son deducible al margen de eso gastos sin factura?, ¿en que casilla del IRPF anual se indican?
    5. la cantidad de esas deducciones ¿es siempre la base imponible, en su caso (p. ej., eso no procede en cuotas de autónomos)?
    Muchas gracias

    • Hola Sergio, 1.- los gastos deducibles de los metros afectados a la actividad económica sólo deducen en el 30% sobre el porcentaje que tengas afecto a tu negocio, el IBI iría en «otros impuestos fiscalmente deducibles» y el gasto de la comunidad de propietario en «otros gastos exteriores». 2.- El gasto de Seguridad Social del titular de la actividad tiene una casilla específica, para el año 2020 «0186». 3.- Se debe tener un registro contable de estos gastos sin factura, ya que, su justificante es el pago de los mismos. 4.- No todos los gastos que son deducibles en IVA se pueden deducir en IRPF. 5.- Los gastos deducibles están formados por la base imponible, ya que, el IVA no soportado no se deduce, a no ser que estés en recargo de equivalencia y/o compensación de agricultura, ganadería y pesca. Con respecto la cuota de autónomo se deduce en un 100% ya que no tiene IVA. Te dejo un enlace donde encontrarás los gastos deducibles en IRPF y en IVA, https://www.billin.net/blog/los-gastos-deducibles-segun-la-nueva-ley-de-autonomos/. Espero haber aclarado tus dudas.

      • Muchísimas gracias por las aclaraciones, Pedro. Seguro que son de gran ayuda a muchos autónomos primerizos. Son tan útiles que me han surgido algunas dudas más… Con un poco de temor porque quizá resulte invasivo, te las formulo. Y espero que éstas serán mis últimas consultas. (Te recuerdo que soy autónomo que trabaja en casa, que uso el coche solo en pocas ocasiones para la actividad y que tengo afectado a la actividad un 25 % del piso donde vivo, que es de propiedad y está acabado de pagar ya en 2007.)

        1. Para un autónomo que usa el coche para solo algunos desplazamientos relacionados con la actividad, ¿se puede deducir el 50 % de parking, combustible, reparaciones, ITV, etc.? ¿O bien Hacienda es tajante y no lo admite?
        2. ¿Dónde deduzco los gastos de seguro de hogar y (en su caso) coche en el IRPF? ¿Debo deducir el 25 % en el de hogar y el 50 % en el de coche? (sobre importe íntegro, ya que no hay IVA en los seguros).
        3. ¿También se pueden deducir en IRPF un seguro de accidentes personal? ¿Y seguros médicos (¿el mío y el de mi cónyuge?)?
        4. Si la actividad ocupa un 25 % de la vivienda habitual, en propiedad y ya acabada de pagar en 2007, ¿hay posibilidad de deducir algo en concepto de amortización de esa vivienda? ¿O sólo el IBI y los gastos de comunidad?
        5. Los gastos de mantenimiento y reformas del piso (afectado en un 25 % para la actividad) ¿dan lugar a deducir el 25 % del IVA en mod. 303?
        6. En consulta anterior, me respondiste que «No todos los gastos que son deducibles en IVA se pueden deducir en IRPF». ¿Cuáles de ellos no son deducibles en IRPF? (Esto me causa mucha extrañeza, ya que los gastos reflejados para deducir el IVA son propiamente por la actividad y con factura. Y, además, genera en parte la siguiente y última consulta…)
        7. Finalmente, una duda persistente… Al parecer, en la declaración de la Renta hay varias casillas para deducir gastos específicos (como las cuotas de seguridad social, casilla 186; IBI, en «otros impuestos fiscalmente deducibles», casilla ???; gastos de comunidad, en «otros gastos exteriores», casilla ???; y supongo que también hay otra para amortizaciones de bienes de inversión, etc.). PERO, los gastos (base imponible) que uno refleja en el mod. 303 (y 390), ¿deben figurar exactamente igual en alguna casilla de la Renta o se reparten en varias según su tipo?

        De nuevo mil gracias por tu gran aportación.

  • Hola. Muchas gracias por tu explicacion. Soy autonomo y hago todas mis facturas a Estados Unidos. Me pagan en Dolares. Yo tengo que hacer mis facturas por su contravalor en Euros al tipo de cambio oficial de ese dia. Pero a la hora de convertir esos dólares a euros y pasarlos a mi banco resulta que en el precio de tipo de cambio que me aplican va incluida una comision que no viene desglosado en ningun lado. Me explico: pongamos que la empresa me paga 1000 $ y ese dia el tipo de cambio con el euro es 1,20. Yo tendria que declarar como ingreso 833 €. Pero al cambiar el dinero a € ese mismo dia el banco me lo cambia a un precio mayor donde ya viene incluida una comision, con lo que me ingresan 806 €. ¿Puedo deducirme esa diferencia como gasto? ¿Como puedo justificarlo?

    Gracias

    • Hola Antonio, en el caso de que pagues una comisión por el cambio de dólar a euro, sí podrás deducirlo, la entidad bancaria debe facilitarte un justificante de la comisión cobrada, sino tendrás que acreditar el tipo de cambio a día de emisión de la factura y el ingreso realmente obtenido en tu cuenta bancaria. En este enlace encontrarás una mayor información sobre los gastos deducibles, https://www.billin.net/blog/se-puede-deducir-un-gasto-sin-tener-factura/. Espero haber aclarado tus dudas.

Sobre el autor

Laura Peña

Freelance Executive Marketing Manager y redactora de contenidos en el blog de Billin. Soy una apasionada del marketing y como autónoma, quiero conocer todo sobre el emprendimiento y el growth empresarial. ¡Si tienes cualquier duda déjame tu comentario más arriba!