Los gastos deducibles según la nueva Ley de autónomos

Contabilidad y fiscalidad Impuestos y Finanzas
Conoce los gastos deducibles para autónomos y cómo hacerlo
Pedro González
Escrito por Pedro González
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¡Basta ya! de tantos dolores de cabeza cada vez que toca presentar impuestos, en este artículo te mostraremos cuáles son los gastos deducibles y como se clasifican, también aprenderemos cuáles son deducibles y cuáles no.

Además, te mostraremos qué gastos si podrás deducir sin factura y cuáles no, qué es una factura simplificada, y como podemos crearla.

Te ofrecemos una solución a tus problemas con la plataforma Billin.net, ya que, resolverá todas las complicaciones que suponen preparar un trimestre para un autónomo.

¿Qué son gastos deducibles?

Un gasto deducible se define como aquel gasto inherente a la actividad económica de una empresa, además de ser deducido fiscalmente.

A la hora de deducir estos gastos, Hacienda tiene diferencias con respecto al impuesto que se aplique, que serán el IVA (Impuesto de valor añadido) o el IRPF (Impuesto de la Renta de las Personas Físicas).

Gastos deducibles IVA

Si nos centramos en el IVA, Hacienda lo define en el artículo 95 (uno) de la Ley de IVA, donde nos dirá que no se podrá deducir el IVA soportado cuando los bienes y servicios no estén relacionados directa o indirectamente con la actividad de la empresa.

Hay tres requisitos fundamentales para que Hacienda considere el IVA de un gasto deducible:

  • Que esté vinculado a la actividad.
  • Que esté justificado documentalmente
  • Se encuentre registrado de forma contable

Para entender el IVA es necesario conocer la diferencia entre el IVA repercutido y el IVA soportado o deducible.

El IVA repercutido es el que le cobraremos a nuestros clientes por una prestación de servicio o la venta de un producto, mientras que el IVA soportado, es el que pagamos todos los autónomos o profesionales por la adquisición de servicios o productos, pasando a ser los clientes nosotros.

No por ello, todo el IVA soportado que pagamos será deducible, más adelante veremos que IVA se considera deducible y cuál no.

Gastos deducibles IRPF

Estos gastos deducibles en IRPF son los que podrán incluir los autónomos o profesionales que se encuentren en estimación directa, la mayoría coincidirán con los del impuesto de sociedades, aunque hay algunas diferencias.

En este caso cualquier gasto podrá ser deducido, de ahí que sea fundamental poder justificarlos, por tanto, deben estar documentados y registrados contablemente.

La Agencia Tributaria establece unos requisitos como norma general para que un gasto pueda ser deducible:

  • Deben estar relacionados con la actividad, aunque si esto te lo llevas a la vida real, verás que es muy complicado diferenciarlos, ya que, habrá muchos que se haga uso de ellos de forma empresarial y personal. En caso de que hubiese una revisión, el autónomo tendrá que demostrar que los gastos son necesarios para el desempeño de su trabajo.
  • Deben estar justificados documentalmente, es decir, en facturas, recibos extractos bancarios, etc.,
  • Es muy importante solicitar factura cada vez que realizamos algún gasto.
  • Deberán estar registrados en el libro contable o bastaría con una hoja Excel.
  • Y que se hayan imputado al ejercicio contable donde se hayan generado.

¿Qué gastos podremos deducir?

Veamos los gastos más comunes que un autónomo puede deducir según la relación que establece Hacienda:

Consumos de explotación
Compras de mercancías, materias primas y auxiliares, combustibles, elementos incorporables, envases, embalajes y material de oficina.

Sueldos y salarios
Nóminas a trabajadores, independientemente de su categoría, pagas extraordinarias, dietas, viajes, retribución en especie e indemnizaciones.

Seguridad Social
Todas las cotizaciones que la empresa tiene que pagar a Seguridad Social, por la contratación de los trabajadores, además de la cuota del RETA, aportaciones a mutualidades de previsión social, aportación de contingencias comunes.

Otros gastos del personal
Gastos de formación, indemnización por rescisión de contrato, seguros de accidentes, aportación a planes de pensiones o planes de previsión social.

Arrendamientos y cánones
Alquileres, cánones, leasing financiero, siempre que no sea sobre un terreno o solares, es decir, bienes no amortizables.

Reparación y conservación
Mantenimientos, repuestos y su adaptación a bienes materiales de nuestro activo.

Servicios profesionales independientes
Gasto en economistas, abogados, peritos, mediadores, notarios, etc.

Servicios exteriores
Investigación y desarrollo, primas de seguro, servicios bancarios, transportes, publicidad, suministros y otros gastos de oficina no incluidos anteriormente.

Impuestos deducibles
Impuesto de bienes inmuebles (IBI), la basura industrial, el Impuesto de Actividad Económica, y cualquier tributo no estatal obligatorio.

Gastos financieros
Intereses de deudas y prestamos de la actividad, es decir, todos aquellos que se generen por el uso del capital ajeno.

Amortizaciones del ejercicio que sean fiscalmente deducibles
Las que hayan sido calculadas según el artículo 12.1 de la Ley del Impuesto de Sociedades, es decir, amortización lineal, cuota constante, número de dígitos, o un plan formulado por el contribuyente con el visto bueno de la Administración.

Incentivo al mecenazgo
Incentivos fiscales que se le ofrece al empresario por la participación en causas de interés general, y su aplicación se limitará al ámbito de aquellas actividades económicas que determinen el rendimiento en estimación directa.

Otros conceptos fiscalmente deducibles
Pérdida por deterioro de valor de los elementos patrimoniales, por ejemplo, el deterioro en los créditos por posibles insolvencias de los deudores, el precio originario de un inmovilizado intangible como el fondo de comercio, etc.

Otros conceptos deducibles
A título de ejemplo se incluirían, el gasto en libros y suscripción de revistas, adquisición de instrumentos no amortizables, gastos por asistir a cursos o conferencias y cuotas aportadas a grupos empresariales.

Seguros de enfermedad
Las primas de seguro satisfechas por el contribuyente, con la parte que corresponde a su propia cobertura, al cónyuge y a los menores de 25 años que convivan con él. El límite son 500 euros por persona, en caso de discapacidad sería 1.500 euros.

Pérdidas por insolvencias de deudores
Serán deducibles estas pérdidas siempre que se den los siguientes requisitos:

  • Que hayan pasado 6 meses desde su vencimiento
  • Que el deudor esté declarado en concurso
  • El deudor esté procesado por alzamiento de bienes
  • Que se hayan reclamado vía judicial
conocer lo que es el IVA es crucial para los autónomos

IVA

Debe quedar claro qué dentro de los gastos deducibles en IVA, no se incluirán los que no lleven IVA, como por ejemplo las nóminas de los trabajadores.

Dentro de la clasificación anterior, vamos a mostrar todos los que podrás incluir en tu declaración de IVA:

Los consumos de explotación
Serán deducibles, siempre que cumplan los tres principales requisitos (justificados, documentados y registrados), está claro, qué para el desarrollo de nuestra actividad, tendremos que comprar mercaderías, las cuales, serán plenamente deducibles, también se incluirán las actividades accesorias, como, por ejemplo, el gasto en la empresa que lo transporta.

Arrendamientos y cánones
Siempre que el alquiler esté sujeto a IVA, será deducible, como, por ejemplo, el alquiler de un local donde se ejerza una actividad económica, bares, oficinas, talleres, etc., en este caso, si llevará IVA incluido y podrá deducirse.

Servicios profesionales independientes.
Todos estos servicios realizados por profesionales como abogados, economistas, notarias, siempre llevarán IVA, y también se podrán deducir.

Otros servicios exteriores
Los más comunes a incluir en esta categoría, serían los suministros, como luz y agua, la publicidad y el consumo de teléfono e internet. Todos llevan cuota de IVA incluida.

Bienes de inversión e Inmovilizado
En este tipo de compras se deducirá el IVA completo de la compra, a diferencia del gasto que se tendrá que amortizar en función de un tiempo, bien sea un tipo fijo aplicable al año o una duración determinada de tiempo.

Gasto vehículo de empresa

Como norma general, según Hacienda, los vehículos que estén afectos a la actividad, podrán deducir el 50% del consumo que realicen en carburantes, al igual que los gastos de reparación o mantenimiento del propio vehículo.

La norma viene recogida en el artículo 95.3 donde se especifica que todo este tipo de actividades empresariales que se consideran afectas a la actividad empresarial se deducirán en un 50% la adquisición, la importación, el arrendamiento, la cesión de uso de vehículos.

Existe algunas excepciones, según la actividad que desarrolle el autónomo, sobretodo en algunas actividades donde el uso del vehículo es fundamental, como, por ejemplo, un taxista, un transportista o una autoescuela.

IRPF

Consumos de explotación
En este caso englobará todo el volumen de compras de mercancías y materias primas realizado a terceros para el desarrollo de nuestra actividad, también se incluirán todos los gastos adicionales que puedan generar hasta que estén en el almacén, como, por ejemplo, aduanas, tasas, seguros, transporte, etc.

Además, habrá que regularizar la mercancía que nos quedó en el almacén al finalizar el ejercicio fiscal, cuya cantidad se calculará teniendo en cuenta tanto las existencias iniciales, como el coste de las ventas del ejercicio, la fórmula será:

Existencias iniciales = Compras – Ventas (sin margen de beneficio) + Existencias finales

Con respecto los sueldos y salarios, seguridad social y otros gastos del personal, se deducirán todos los que hemos comentado en el segundo apartado, como, por ejemplo, nóminas, seguros sociales de cuota obrera, aportaciones a planes de pensiones empresariales, indemnizaciones de despido y de daños y perjuicios, la cuota del autónomo del empresario, etc.

Los arrendamientos, las reparaciones, los servicios profesionales independientes y el resto de servicios exteriores, serán deducibles en su base imponible de cada una de las facturas los que lleven IVA, y los que no se deducirán en el 100%, como las primas de seguro o los servicios bancarios.

Los impuestos deducibles
En este apartado sí se incluirán el IBI, el IAE, o cualquier contribución estatal que recaigan sobre cualquier inmueble afecto a la actividad, en ningún caso, se podrá deducir los recargos o sanciones por presentación fuera del plazo.

Los gastos financieros
Vendrán limitados por la mayor de las siguientes cantidades:

  • Límite del 30% del beneficio operativo del ejercicio
  • Un millón de euros, si este fuese superior al límite anterior

En el caso de que no deduzcas el 100% de los gastos financieros, se podrá deducir en los 18 ejercicios posteriores.

Amortizaciones y provisiones
Serán deducibles cuando tributes en estimación directa simplificada, y se practicarán de forma lineal en función de una tabla de amortizaciones simplificada, especial para esta modalidad.

El conjunto de provisiones y los gastos de difícil justificación se le aplicará el 5% sobre el rendimiento neto, siendo el máximo importe 2.000 euros.

Incentivos al mecenazgo
Se limita la deducción de estos gastos a los que tributen en estimación directa, estos incentivos serán incompatibles con los previstos en la Ley 49/2002, como la deducción por donación.

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Todas las cantidades satisfechas por empresarios o profesionales a convenios de colaboración empresarial en actividades de interés general recogidas en la Ley 49/2002, tienen la consideración de gastos deducibles.

No existe límite para la deducibilidad de estos gastos.

También se incluirán los gastos que tienen una finalidad de interés general (artículo 3.1. Ley 49/2002), como la defensa de los derechos humanos, víctimas del terrorismo, asistencia social, cooperación para el desarrollo, promoción del voluntariado, defensa del medio ambiente, fomento de la tolerancia, investigación científica, etc.

Pérdidas por deterioro del valor de los elementos patrimoniales
Se deducirán las pérdidas procedentes del deterioro de los créditos derivados de la insolvencia de los deudores, siempre que hayan transcurridos seis meses desde el vencimiento de la obligación, que el deudor esté declarado en situación de concurso, que el deudor esté procesado por el alzamiento de bienes y que las obligaciones se hayan reclamado de forma judicial.

También se deducirá el precio de adquisición del inmovilizado inmaterial correspondiente al fondo de comercio, con un límite anual de una veinteava parte de su importe, siempre que cumpla los siguientes: que se haya adquirido a título oneroso, que el adquiriente no sea una sociedad del grupo de empresas y que se haya dotado una reserva indisponible.

Otros gastos fiscalmente deducibles
Se incluirán las participaciones en Conferencias y cursos, suscripciones de libros y revistas, adquisición de bienes no amortizables y cuota a cámaras de empresarios o asociaciones.

Seguros de enfermedad
Se incluirá la del contribuyente, la del cónyuge y la de los hijos menores de 25 años que convivan con él, con un límite máximo de 500 euros por persona, o 1500 euros en caso de discapacidad.

Distintos tipos de gastos deducibles según el sector

Hemos visto hasta ahora, la variedad de gastos que podremos deducir tanto en el IRPF como en el IVA, pero hay que tener en cuenta, que según la actividad que desarrollemos, podremos deducir unos u otros gastos.

Agente comercial

Dentro de esta actividad, hay distintos gastos que pueden ocasionarnos dudas sobre su deducibilidad, dependiendo del grado de afectación que tengan:

Local u oficina
Si dispones de una oficina en alquiler o en propiedad, podrás deducir todos los gastos inherentes a ese local, suministros, alquiler, reparaciones, mantenimiento, etc.

En el caso de que tu oficina se encuentre en tu vivienda, tendrás que afectar los metros que uses para el desarrollo de la actividad, pudiendo deducir sólo la parte que corresponda a tu oficina.

Teléfono móvil
Serán deducibles solo las llamadas afectas a la actividad, en el caso de que tengas una sola línea, será difícil imputar la parte que corresponde a tu trabajo, por ello, te recomendamos que tengas una segunda línea sólo para la actividad.

Vehículos y gastos asociados
En este tipo de actividad, se presupone que el vehículo estará afecto un 100%, es decir, si estás dado de alta en los epígrafes del grupo 55, podrás sujetar la adquisición del vehículo en su totalidad a la actividad.

Gastos de viaje y representación
Podrás deducir todos los gastos en desplazamientos realizados en trasporte público, el alojamiento en hoteles y el gasto en comidas, siempre que se facilite el carácter profesional de estos gastos, ya que, si los realizas en fin de semana, será difícil su deducción.

Transportista

Los gastos correspondientes a dietas, desplazamientos, estancias, manutención y demás derivados del ejercicio de la actividad de transportista, así como los gastos de mantenimientos, seguros y tasas de los vehículos empleados en el desarrollo de la actividad, siempre y cuando cumplan: inscripción contable, correlación de ingresos y gastos, devengo y justificación documental.

Siempre deberá acreditarse la realidad de la operación con cualquier prueba documental admitida en derecho.

Minorista

Todos los comerciantes minoristas se encontrarán en recargo de equivalencia, a excepción, de las siguientes actividades de comercio: vehículos, embarcaciones, piezas de recambio, joyas de oro y piedras preciosas, bienes usados, aparatos para la avicultura, maquinaria industrial, metales y objetos de arte y antigüedades.

En este caso podrás deducir los gastos que estén afectos a la actividad, pero solamente en IRPF, ya que estarás exento de presentar IVA, además el gasto será el total de la factura, incluyendo el IVA y el Recargo de Equivalencia.

Abogado o Economista

En este tipo de actividades, se podrá deducir el gasto procedente de sanciones y recargos que impongan al cliente, siempre que el despacho asuma dicho error, y no sean sanciones o recargos impuestos al consultante.

Igualmente Hacienda clasifica como gasto no deducible las cuotas de colegiados de profesionales que no ejerzan la actividad.

¿Qué gastos podemos deducir sin factura?

Para que existe una validez fiscal en el gasto sin factura se deben cumplir las siguientes condiciones:

  • Debe tener una clara relación con la actividad del negocio
  • Debe estar justificado
  • Debe estar registrado contablemente

Este tipo de gastos serán: los gastos financieros, las pólizas de seguros, la cuota de autónomo y los seguros sociales de los trabajadores, los sueldos y salarios, traspasos y contratos privados, impuestos estatales.

¿Cuáles requieren factura?

Los gastos deducibles que se practiquen entre empresarios y profesionales, tendrán que justificarse de forma prioritaria, es decir, mediante la entrega de factura por el empresario que haya realizado la operación, por tanto, no tendrá validez el ticket o recibo para justificar el gasto, ya que, no cumpliría los requisitos formales solicitados, como el desglose del IVA, NIF y gastos fiscales del receptor del gasto.

¿Es deducible la cuota de autónomos?

Debido al carácter obligatorio del pago de la cuota de autónomos para desarrollar la actividad, la respuesta a esta pregunta es sí, ya que, con que tengas la cuota de autónomos domiciliada, bastará con el extracto bancario para justificar el pago de dicho gasto.

Te dejamos un enlace donde podrás calcular la cuota de autónomo que te corresponderá pagar según tu actividad y la base de cotización que escojas.

calcular cuota autónomo para saber los gastos deducibles

¿Cómo conseguir factura de los gastos deducibles?

Tras realizar una compra o un gasto con otro empresario o profesional, éstos tendrán la obligación de entregar una factura que cumpla todos los requisitos formales para que el receptor pueda deducirla en su actividad.

Para ello, habrá que facilitar al acreedor o proveedor, todos los datos fiscales de nuestra empresa, de manera que nos emita una factura con la descripción de la operación realizada, además de desglosar el IVA que corresponda a dicha operación.

Factura simplificada

Es un tipo de factura admitida por la Agencia Tributaria, siempre que cumpla unas circunstancias especiales, que serán:

  • No puede exceder de 400 euros (IVA incluido)
  • Deba expedir una factura rectificativa
  • Su importe no excede de 3.000 euros y se trate de las siguientes operaciones:
    • Ventas al por menor
    • Ventas o servicios de ambulancias o a domicilio del consumidor
    • Transportes de personas y sus equipaje
    • Servicios de hostelería y restauración
    • Servicios telefónicos prestados mediante cabina telefónica o tarjeta que no permitan la identificación del portador
    • Servicios de peluquería, instituciones de belleza y tintorerías y lavanderías
    • Uso de instalaciones deportivas, aparcamientos de vehículos y autopistas de peaje
    • Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos

Estas facturas contendrán los siguientes datos:

  • Número y serie
  • Fecha de expedición y de operación
  • NIF e identificador del expedidor
  • Identificación del bien o servicio prestado
  • Tipo impositivo o la expresión “IVA incluido”
  • Contraprestación total
  • Especial mención en caso de aplicar el régimen especial de criterio de caja
  • En facturas rectificativas, la referencia de la factura rectificada y lo modificado

Si el destinatario de esta factura, fuese un empresario o profesional, deberá solicitar la inclusión de sus datos fiscales y la cuota repercutida.

¿Cómo crear facturas simplificadas?

En nuestra plataforma Billin.net, podrás crear facturas simplificadas de una forma sencilla y rápida.

Contamos con una plataforma donde podrás crear desde facturas formales y tickets de compra, por tanto, con Billin, crearas tus facturas simplificadas, que, a diferencia de las formales, no te solicitará los datos del cliente, además de ordenarlas según número y serie, veamos un ejemplo,

A la hora de crear la factura, dentro de tu plataforma podrás indicar que es una factura simplificada o ticket de compra, y generarás un ticket de caja, el cual, también podrás enviar a tus clientes.

Te mostramos como quedaría la factura simplificada:

Ejemplo de factura simplificada

En tan solo unos segundos tendrás preparada tu factura, y además podrás comprobar su estado en todo momento.

Ejemplo de cómo funciona la plataforma billin.net

Es un programa de facturación , ya que, te añadirá impuestos en línea, descuentos de productos, suplidos, recargos de equivalencia e incluso crear facturas recurrentes.

Tiene un acceso totalmente gratuito, además de tener usuarios ilimitados, te ayudará a crear, almacenar y enviar tus propias facturas.

Les permitirá a tus clientes pagar desde la factura, es decir, desde la propia factura online, podrás controlar el estado de las facturas en todo momento, ya que, tenemos implantado un sistema recordatorio para mantenerte informado y que no se te pase ninguna factura.

Podrás controlar los gastos e ingresos desde un mismo punto, además de personalizar las facturas incluyendo tu logotipo y escogiendo entre las distintas plantillas que te ofrece la plataforma.

Como ves son todos ventajas, te mostramos cómo funciona la nube, verás lo sencilla que es:

imagen de acceso a Billin
imagen de una factura de billin

Tan solo tendrás que ir creando y enviando facturas, además de incorporar todas las facturas recibidas, de manera que, puedas controlar el trimestre al que va referidas tus facturas.

Resumen de todos los gastos que puede deducir un autónomo

Tanto tengas una oficina como no, podrás deducir los gastos en material de oficina.

  • Las tarjetas de visita
  • El combustible, siempre en la proporción que hemos explicado en este artículo, como norma general el 50%
  • Dietas, nunca las que ocurran en fin de semana.
  • Ordenador, impresora u otros periféricos
  • El vehículo, como norma general el 50% de su adquisición y de los gastos de reparación y mantenimiento
  • Transporte público, en el caso que no tengas afecto un vehículo
  • La factura de móvil e internet
  • Dominio de página web, hosting y las licencias de software
  • Publicidad en medios online, radio, prensa y televisión
  • Marketing
  • La gestoría o asesoría fiscal y laboral
  • Libros y revistas profesionales
  • Viaje de negocios: ferias, conferencias, congresos, etc.
  • Parking
  • La cuota de autónomo, los sueldos y salarios y los seguros sociales de los trabajadores
  • En caso de trabajar desde casa, podrás deducir los gastos del hogar de forma proporcional, tanto suministros como impuestos estatales
  • Asistencia sanitaria privada del autónomo y sus familiares
  • Formación propia y relacionada con los trabajadores
  • Prendas de vestir profesionales
  • Intereses de préstamos y servicios bancarios
  • Donaciones siempre en entidades reguladas legalmente
  • PayPal
  • Servicios de personal externo a tu empresa

Como ves, hay una diversidad de gastos que podemos deducir los autónomos y pymes, tan solo, debes llevar un buen control y gestión de cada uno de ellos, de manera que obtengas la mayor deducción fiscal posible a tu situación.

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Sobre el autor

Pedro González

Pedro González

¡Hola! Soy Pedro. Autor en Billin viviendo en Madrid, España. Me encanta escribir sobre todo lo relacionado con Negocio, Economía, y Empresa. Además, estoy interesado en emprendimiento y finanzas. Puedes leer todos mis artículos haciendo click sobre el botón de abajo, ¡espero que te gusten!