Publicado: 22 marzo 2024 · 0 comentarios · 10 min de lectura

Cómo hacer una factura paso a paso

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Validado por: Marcos De La Cueva - CEO Billin
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Las facturas son documentos fundamentales en el entorno empresarial. Son la base de toda transacción comercial entre un proveedor y un cliente y proporcionan detalles esenciales sobre los bienes o servicios prestados, los costes asociados y la información de pago. Sin embargo, para muchos emprendedores y pequeñas empresas, la tarea de cómo hacer una factura puede parecer desalentadora al principio. ¿Qué información debe incluirse? ¿Cómo debe completarse correctamente? ¿Cuáles son las mejores prácticas para asegurarse de que la factura sea clara y profesional?

¿Qué es una factura y cuando hay obligación de emitir una factura?

 

Una factura es un documento comercial que detalla la información de una operación mercantil. Es una herramienta fundamental en el ámbito empresarial ya que documenta la venta de bienes o la prestación de servicios, proporcionando información esencial para el cumplimiento fiscal y contable.

Una factura no solo sirve como prueba de la transacción comercial, sino que también facilita la gestión financiera y administrativa tanto para el vendedor como para el comprador:

  • Para el vendedor las facturas son fundamentales para llevar un registro de las ventas realizadas y para gestionar los ingresos. Además sirven para respaldar la tributación ya que son la base para hacer la declaración de impuestos correspondiente.
  • Para el comprador, las facturas son importantes para verificar la exactitud de la transacción y para justificar los gastos comerciales. También tienen una implicación tributaria ya que son la base de las deducciones en la declaración de impuestos.

La factura puede ser emitida en formato papel o electrónico, siendo esta última opción cada vez más popular debido a su facilidad para generar, almacenar, localizar y enviar a las partes involucradas.

Lo más conveniente para gestionar eficientemente tu proceso de facturación, reduciendo el uso de papel, es utilizar un programa de facturación que cumpla con todos los requisitos legales. Además de proporcionar plantillas de facturas que puedes personalizar, estas soluciones de software te permiten agilizar el proceso de facturación, hacer un seguimiento de indicadores y otras funcionalidades adicionales.

Obligación de emitir una factura

 

Es importante saber quiénes están obligados a emitir una factura. Pues bien, los empresarios y profesionales están obligados a expedir factura y copia de ésta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad y a conservar copia de la misma.

¿En qué supuestos los empresarios y profesionales están obligados a emitir una factura? En los siguientes casos:

 

  • Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúe como tal.
  • Cuando el destinatario de la obligación así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
  • En las exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo las realizadas en tiendas libres de impuestos).
  • En las entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
  • Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.
  • En determinadas entregas de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición.
  • En las ventas a distancia y entregas de bienes objeto de Impuestos Especiales, cuando se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.
  • En algunos supuestos de inversión del sujeto pasivo del IVA.

Excepciones a la obligación de facturar

Existen determinadas excepciones a la obligación de facturar, por tanto no hay obligación de emitir una factura:

  • Las operaciones exentas de IVA, con excepción de las operaciones relacionadas con los servicios sanitarios y de hospitalización, las entregas de bienes inmuebles y las entregas de bienes exentas por no haberse podido deducir el IVA soportado. En estos casos sí que hay que emitir factura.
  • Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades a las que sea de aplicación el Régimen especial del Recargo de Equivalencia.
  • Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades por las que se encuentren acogidos al Régimen Simplificado del impuesto.
  • Aquellas otras en las que así se autorice por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Tributaria en relación con sectores empresariales o profesionales o empresas determinadas, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades.
  • Las operaciones realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de las actividades que se encuentren acogidas al Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca. Sí deberá expedirse factura por las entregas de inmuebles.
  • Las operaciones financieras y de seguros, cualquiera que sea la naturaleza del destinatario incluso si éste actúa como empresario o profesional.
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Cómo hacer una factura: datos que debe contener

Hay datos obligatorios que toda factura y sus copias deben contener:

  • Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.
  • La fecha de su expedición.
  • Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
  • Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
  • Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
  • Descripción de las operaciones, consagrándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
  • El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones. Recordemos que en España hay distintos tipos de IVA. En el supuesto de que se trate de una operación exenta de IVA, hay que mencionarlo expresamente.
  • La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta y deberá consignarse por separado.
  • La fecha en que se hayan efectuado las operaciones.

Tipos de factura

Según la Agencia Tributaria, hay que diferenciar dos tipos de facturas, en función de sus requisitos legales: la factura completa, cuyos requisitos y elementos acabamos de explicar, y la factura simplificada.

El Reglamento de Facturación, aprobado por Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, elimina el tícket como documento contable que pasa a ser sustituido por la factura simplificada, que podrá emitirse cuando su importe no exceda de 3.000 euros (IVA incluido) en aquellas operaciones en las que antes se admitía ticket, como el comercio al por menor, la hostelería o el transporte de personas.

La factura simplificada también puede emitirse cuando su importe no exceda de 400 euros (IVA incluido) o cuando se trate de una factura rectificativa.

Hay otros tipos de facturas existentes, que son variantes o surgen a partir de la factura completa:

 

Cómo emitir una factura

El proceso de facturación puede resultar sencillo si sigues estos pasos:

  1. Reúne la información necesaria: Antes de comenzar a emitir una factura, asegúrate de tener toda la información relevante a mano: detalles del cliente, como nombre o razón social, dirección de facturación y número de identificación fiscal, así como los detalles de la operación, descripción de los bienes o servicios prestados, la cantidad, el precio unitario y los impuestos aplicables.
  2. Elige el formato de la factura: La factura electrónica es cada vez más común debido a su practicidad y eficiencia en el almacenamiento y envío. Si optas por la factura electrónica, utiliza un software de facturación homologado para garantizar su validez legal.
  3. Utiliza una plantilla de factura: Si trabajas con software de facturación, utiliza una plantilla personalizada para generar la factura, con el logo de tu empresa y adaptada a tus necesidades.
  4. Completa la factura: Rellena todos los campos de la factura con los detalles precisos y sin errores. Debes cumplimentar todos los requisitos legales y contables.
  5. Calcula los impuestos: Si la transacción está sujeta a impuestos, debes sacar el IVA y el IRPF, incluye esta información de manera clara y desglosada en la factura.
  6. Envía la factura al cliente: Una vez que la factura está completada, envíala al cliente. Puedes hacerlo por correo electrónico.
  7. Mantén un registro de la factura: No olvides archivar la factura para tus registros. Almacenar las facturas de manera organizada te facilitará el seguimiento de tus operaciones, la presentación de tus impuestos y la generación de informes financieros.

¿Cuál es el plazo para emitir una factura?

 

En este cuadro, te mostramos los distintos plazos para emitir una factura y para su envío, según el destinatario o el tipo de operación:

 

Destinatario /

tipo de operación

Plazo para emitir una factura Plazo de envío
Destinatario no empresario ni profesional Al realizar la operación En el momento de su expedición
Destinatario empresario o profesional Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación
Facturas recapitulativas destinadas a no empresarios ni profesionales El último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documentan En el momento de su expedición
Facturas recapitulativas destinadas a empresarios o profesionales Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación
Facturas de entregas intracomunitarias de bienes exentas Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente
Facturas rectificativas Tan pronto como el obligado a expedirla tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se hubiera expedido la factura

 

Ejemplo de factura

 

Si te interesa saber cómo hacer facturas a mano, este modelo de factura te puede servir para entender los datos que necesitas, y dónde ubicarlos: el logo de la empresa y los datos de la empresa receptora (nombre o razón social, domicilio y número de identificación fiscal) irían al extremo superior izquierdo.

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Otros datos que harás constar:

  • La fecha de expedición y el número de factura
  • Los datos del receptor y la descripción de la operación
  • El precio unitario
  • La base imponible
  • El IVA
  • El importe total

En cualquier caso, como ya hemos comentado, para emitir facturas de manera fácil y rápida, minimizando el riesgo de errores, recomendamos utilizar una plantilla de factura.

Te animamos a probar Billin, nuestro programa de facturación online para ayudarte a emitir tus facturas electrónicas.

Sobre la persona que ha validado este artículo
Marcos De La Cueva - CEO Billin

Licenciado en ADE por la Universidad Autónoma de Madrid, Marcos De la Cueva es CEO y cofundador de Billin, un programa online que lleva más de 9 años ayudando a autónomos, pequeños negocios y gestorías a digitalizar sus presupuestos, facturas, tickets y gastos.
 
Sobre Marcos De La Cueva
 
Apasionado por el mundo empresarial y la tecnología, cursó su Máster de Finanzas en la Universidad Pontificia de Comillas y estuvo en el Programa de Cooperación Educativa de la Universidad Autónoma de Madrid.
 
Marcos siempre ha tenido su objetivo claro: ayudar a la creación de negocios financieramente sostenibles a través de una herramienta de facturación que les permita ahorrar tiempo y tener la contabilidad bajo control.
 
Marcos De La Cueva en los medios
 
— Comunicado Billin y TeamSystem en Business Insider.
— Entrevista en Economía Digital.
— Entrevista en Ideas para tu empresa de Vodafone.
— Entrevista en MásQradio.
— Entrevista en Armas para emprender de El Método Gallardo.
— Entrevista en KFund.
— Entrevista en AXA Seguros España.
— Entrevista en GestionaRadio.
 
Marcos De La Cueva en eventos
 
— Participación como ponente en Accountex España 2023.
 
Temáticas de especialización
 
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