Preguntas frecuentes

General

¿Qué es Billin?

Billin es una plataforma en la nube que te permite intercambiar, gestionar y almacenar online tus facturas de un modo sencillo, seguro y gratuito. Mediante Billin podrás relacionarte con tus clientes y proveedores a través de un único sistema al que es posible acceder desde cualquier lugar, con todos los beneficios que esto conlleva para tu negocio.

¿Qué te ofrece Billin?
  • Centralizar el envío y recepción de facturas de tus clientes y proveedores de una forma sencilla, segura y gratuita.
  • Conocer en todo momento el estado (recibida, visualizada, aceptada) de tus facturas, lo que te ayudará a mejorar la gestión del cobro.
  • Mejorar la gestión de la tesorería de tu empresa mediante el calendario de vencimientos que te permite conocer tus pagos y cobros futuros.
  • Almacenar y organizar tus facturas de la manera más cómoda y adecuada para ti.
  • Comunicarte directamente con tus clientes y proveedores a través de mensajería instantánea.
¿Cuánto cuesta Billin?

Nada, Billin es un servicio gratuito. La plataforma te ofrece todas sus funcionalidades de forma gratuita con espacio ilimitado de almacenamiento en la nube.

¿Están mis facturas seguras en Billin?

Sí, sin duda. Para Billin, garantizar la seguridad de tu empresa es una condición indispensable. Contamos con un equipo dedicado a velar por ella, para que tus datos, facturas o conversaciones sean siempre material privado y nadie pueda acceder a él sin tu consentimiento. Billin cuenta con un perimetral de seguridad garantizado y sellado por IBM donde almacena sus datos. Además cuenta con protocolos de seguridad SSL (Geotrust) específicos para evitar cualquier tipo de interferencia. Billin cumple con la normativa LOPD/LSSI y la garantía de Confianza Online.

¿Debo cambiar mi programa de facturación?

No, con Billin podrás seguir utilizando tu programa de facturación como lo hacías hasta ahora. Únicamente deberás tener en cuenta que al cargar tus facturas en Billin, sean en formato PDF.

¿Debo cambiar mi proceso de creación de facturas?

No, en absoluto. Billin te permite subir facturas independientemente de cómo hayan sido creadas. El único requisito es que las facturas que desees subir a Billin se visualicen en PDF.

¿Se puede integrar con mi programa de facturación/contable/ERP?

Billin es compatible con cualquier programa de facturación/contable/ERP, su función es la de centralizar en la nube el envío y la recepción de facturas y mejorar la eficiencia en la gestión de tus facturas (almacenamiento, cobro, pago, comunicación con clientes/proveedores, proyección de tesorería,..)

La versión Grandes Empresas ofrece la integración con tus sistemas (contabilidad, facturación, stock, comercial,..).

¿Tengo que cambiar de programa de facturación?

No, Billin es un complemento a tu programa de facturación.

No es necesario que realices ninguna modificación en tu proceso de creación de facturas.

Puedes utilizar Billin de manera inmediata, no es necesario instalar, actualizar o configurar nada en tu ordenador.

Tengo factura electrónica, ¿puedo usar Billin con el formato XML, EDIFACT,PDF?

Sí, Billin acepta formatos de factura electrónica en PDF.

Próximamente incorporaremos el resto de formatos de factura electrónica como EDIFACT, XML.

¿En qué formato tengo que subir la factura?

A día de hoy solo se permite el formato PDF.

Próximamente estará disponible en los formatos XML, EDIFACT y XLS.

¿Puedo hacer una copia de seguridad de todas mis facturas?

Sí, Billin permite descargar todas tus facturas en cualquier momento a través del botón descargar en los listados de facturas o en una factura concreta.

¿Puedo usar Billin con las grandes empresas?

Por supuesto, Billin es totalmente válido para cualquier tipo y tamaño de empresa. Además no es necesario que tus clientes y proveedores se registren, podrás enviar y recibir facturas a través de Billin gracias a su pasarela/plataforma de correo (similar al sistema Dropbox). Ver sección de Grandes Empresas.

¿Es necesario que mis clientes y proveedores estén en registrados para poder usar Billin?

No, Billin te permite disfrutar de todas sus ventajas sin que tus clientes y proveedores tengan que estar registrados en Billin. La plataforma te permite enviar y recibir facturas por medio de su plataforma de correo (similar al sistema Dropbox).

¿Puedo crear más de una empresa con mi cuenta en Billin?

Si, Billin te permite con un solo usuario crear tantos negocios como quieras.

PERSONALIZA TU BILLIN

Para personalizar las comunicaciones con tus clientes, Billin te da la posibilidad de:

–              Decidir si quieres invitar a tus clientes a utilizar la plataforma

–              Promocionar tu marca en el envío de facturas

–              Elegir los textos y asuntos de los mensajes

Para probar el nivel de personalización que te permite este módulo, solo tienes que ir a :

  1. Pinchar en el botón Prueba Billin Personalizado y a continuación, Comenzar mi mes gratis.
  2. Modificar en el apartado Imagen Corporativa para elegir logo, colores y promocionar tu marca, completando el campo slogan
  3. Personalizar Asuntos y Textos: Decidir si quieres invitar a tus clientes y modificar textos, asuntos y cabeceras.
  4. Vista de factura: Añadir tu logo y visualizar cómo va a ver tu cliente la factura que le envías desde Billin
  5. Si pinchas en el botón Comenzar mi mes gratis, recibirás un e-mail dónde podrás comprobar cómo quedan los cambios.
  6. Para disfrutar del mes gratis, solo tienes que elegir el tipo de suscripción (mensual o anual) e indicarnos cómo quieres realizar los pagos una vez que termine el período de prueba.

Estamos seguros de que te va a encantar, puedes probarlo durante 30 días y, si no te convence, nos llamas y lo anulamos.

Usuarios

¿Cómo registrarse como usuario en la plataforma?
  1. Entra en nuestra web www.billin.es
  2. Pincha en el botón “REGISTRATE GRATIS”
  3. Introduce tu mail y haz clic en “COMENZAR”.
  4. Ve a tu bandeja de entrada y abre el correo electrónico de Registro Billin que acabas de recibir.
  5. Pincha en el enlace ‘COMPLETA TU REGISTRO’.
  6. Completa el registro introduciendo tu nombre, apellido y contraseña.
¿Has olvidado tu contraseña?
  1. Entra en nuestra web www.billin.es
  2. Haz clic en ‘INICIAR SESIÓN’.
  3. Introduce tu mail de usuario.
  4. Haz clic en ‘¿Has olvidado tu contraseña?’.
  5. Ve a tu bandeja de entrada y abre el correo electrónico de Recuperación de Contraseña que acabas de recibir.
  6. Pincha sobre el enlace ‘RECUPERAR CONTRASEÑA’.
  7. Introduce tu nueva contraseña y haz clic en ‘ACEPTAR’.
¿Cómo cambiar la contraseña de usuario?
  1. Haz clic en el botón “USUARIO” situado en el extremo derecho de la barra superior blanca.
  2. A continuación pincha en el botón “PERFIL”.
  3. Haz clic en el botón ‘CAMBIAR CONTRASEÑA’.
  4. Introduce tu nueva contraseña y haz clic en ‘ACEPTAR’.

Negocios

¿Cómo crear un negocio?
  1. Haz clic en el botón “+ CREA TU NEGOCIO” en la parte superior izquierda de la plataforma en caso de que sea tu primera empresa. Si por el contrario es la segunda empresa que quieres crear, pincha sobre el nombre de “TU NEGOCIO” y a continuación haz clic sobre “CREA TU NEGOCIO”
  2. Selecciona entre Empresa y Autónomo.
  3. Rellena los siguientes datos:

– En caso de Empresa:

  • Nombre del Negocio: nombre comercial del negocio.
  • CIF: Código de identificación fiscal.
  • Razón social: nombre fiscal del negocio.

– En caso de Autónomo:

  • Nombre Comercial: nombre comercial del autónomo.
  • DNI: Documento Nacional de Identidad.
  • Nombre Completo: nombre completo del autónomo.
  1. Si lo deseas puedes introducir el logo de tu empresa.
  2. Haz clic en ‘CREA TU NEGOCIO’. Eso es todo, tu empresa/autónomo ya ha sido creada.
¿Cómo eliminar un negocio?

Si no existen otros Administradores, el proceso es el siguiente:

  1. Haz clic en el nombre de la empresa situado en la barra de negocio a la izquierda de la pantalla.
  2. Pincha en ‘EDITAR PERFIL’.
  3. Haz clic en el botón ‘BORRAR NEGOCIO’.
  4. En la pantalla con el mensaje ‘¿Seguro SUPRIMIR?’, pincha en ‘ACEPTAR’.

En caso de ser único Administrador, la empresa se borrará automáticamente.

Los clientes y proveedores que mantenían una relación comercial con esta empresa conservarán la carpeta con facturas existente, que pasará ahora a tener el estado de carpeta no compartida.

En caso de existir otros Administradores, la plataforma les preguntará primero si están de acuerdo con eliminar dicho negocio. En caso de no existir consenso, el negocio no se suprimirá.

¿Cómo traspasar un negocio?

Pendiente/no disponible en esta versión.

¿Cómo añadir a un cliente?

Puedes añadir a un nuevo cliente desde dos puntos de inicio:

  1. Desde el panel de control:
  1. Pinchas sobre el botón “AÑADIR CLIENTE”.
  2. Introduce el nombre del cliente al que deseas añadir en el campo ‘Nombre de la empresa’ y la dirección de correo electrónico a la que sueles enviarle las facturas en el campo “Correo electrónico al que sueles enviar las facturas”:

Si tu cliente está registrado en Billin:

  • En caso de que se produzca alguna coincidencia por nombre o correo electrónico, se mostrará un listado con los posibles clientes, ahora solo tienes que elegir a tu cliente y hacer clic en ‘INVITAR’.

Si tu cliente no está registrado en Billin:

  • En caso de que no se produzca ninguna coincidencia, se creara automáticamente un cliente con mail asociado y podrás disfrutar de todas las ventajas de Billin sin que tu cliente esté registrado en Billin.
  • A su vez la plataforma lanzará a tu cliente una invitación para unirse a Billin.

 

  1. En el listado de clientes, en ‘+ añadir un nuevo cliente’

En el botón de ‘clientes’ situado a la izquierda en la barra de negocio:

  1. Haz clic en ‘MIS CLIENTES’.
  2. Pincha en ‘+ AÑADIR NUEVO CLIENTE’.
  3. Introduce el nombre del cliente al que deseas añadir en el campo ‘Nombre de la empresa’ y la dirección de correo electrónico a la que sueles enviarle las facturas en el campo “Correo electrónico al que sueles enviar las facturas”:

 

¿Cómo añadir a un proveedor?

Puedes añadir a un nuevo proveedor desde dos puntos de inicio:

  1. Desde el panel de control:
  2. Pinchas sobre el botón “AÑADIR PROVEEDOR”.
  3. Introduce el nombre del proveedor al que deseas añadir en el campo ‘Nombre de la empresa’ y la dirección de correo electrónico desde la que te suele enviar las facturas en el campo “Correo electrónico de donde sueles recibir las facturas”:

Si tu proveedor está registrado en Billin:

  • En caso de que se produzca alguna coincidencia por nombre o correo electrónico, se mostrará un listado con los posibles proveedores, ahora solo tienes que elegir a tu proveedores y hacer clic en ‘INVITAR’.

Si tu proveedor no está registrado en Billin:

  • En caso de que no se produzca ninguna coincidencia, se creara automáticamente un proveedor con mail asociado y podrás disfrutar de todas las ventajas de Billin sin que tu proveedor este registrado en Billin. No olvides pedirle que a partir de este momento te envíe las facturas a tu nueva cuenta de Billin xxxxxxx@billin.net para que la plataforma las recepcione y ordene tus facturas automáticamente.
  • A su vez la plataforma lanzará a tu proveedor una invitación para unirse a Billin.
  1. En el listado de proveedores, en ‘+ añadir un nuevo proveedor’

En el botón de ‘proveedores’ situado a la izquierda en la barra de negocio:

  1. Haz clic en ‘MIS PROVEEDORES’.
  2. Pincha en ‘+ AÑADIR NUEVO PROVEEDOR’.
  3. Introduce el nombre del proveedor al que deseas añadir en el campo ‘Nombre de la empresa’ y la dirección de correo electrónico desde la que te suele enviar las facturas en el campo “Correo electrónico de donde sueles recibir las facturas”:

 

¿Cómo crear un proveedor privado?

Los proveedores offline son carpetas no compartidas que puedes crear para subir manualmente las facturas de proveedores que todavía no pertenecen a Billin.

Simplemente añade un nuevo proveedor, introduce su nombre y el campo de correo electrónico déjalo vacio.

Crea facturas

¿Cómo se puede crear una factura?

Billin te posibilita crear facturas a clientes desde cualquier pantalla en la que nos encontremos gracias al botón ‘CREAR FACTURA’, situado en la parte baja de la barra de negocio, ubicada en el margen izquierdo.

  1. Haz clic sobre el botón ‘CREAR FACTURA’.
  2. Selecciona el cliente al que deseas enviar la factura.
  3. Completa los datos de cliente y de factura.
  4. Haz clic en ‘PREVISUALIZAR Y ENVIAR’.
  5. Revisa y pincha en ‘ENVIAR’ para terminar el proceso.
Configura tu factura (unidades de producto, IVA por producto, descuento por producto, etc…):

Dentro de los datos de la factura encontramos el botón “Configurar” que nos permite personalizar nuestra factura en función del tipo de productos o servicios que vendamos a nuestros clientes.

¿Es posible añadir un IVA individualizado por producto?

Sí, con Billin puedes poner IVA diferentes a los distintos productos. Haz clic en ‘CONFIGURAR’ en Líneas de factura y activa la opción ‘IVA POR PRODUCTO’.

¿Es posible añadir un descuento por producto?

Sí, con Billin puedes poner descuentos individualizados para los distintos productos. Haz clic en ‘CONFIGURAR’ en Líneas de factura y activa la opción ‘DESCUENTO POR PRODUCTO’.

¿Y de forma global?

Sí, con Billin puedes poner descuentos al total de la factura. Haz clic en ‘CONFIGURAR’ en Líneas de factura y activa la opción ‘DESCUENTO SUBTOTAL’.

Si mi cliente ya he pagado una parte, ¿es posible reflejarlo?

Sí, con Billin es posible reflejar pagos ya realizados. Haz clic en ‘CONFIGURAR’ en Líneas de factura y activa la opción ‘AÑADIR CANTIDAD YA PAGADA’.

¿Puedo crear facturas tanto para autónomos como para empresa?

Sí, es posible crear facturas tanto para autónomos como para empresas. Al crear una factura de autónomos se activa automáticamente la casilla de retenciones.

¿Cómo añado mi logo a las facturas?
  1. Crea tus facturas siguiendo los pasos explicados en ¿Cómo se puede crear una factura?
  2. Cuando hayas hecho clic en el botón Previsualizar y Enviar, pincha en el botón Editar Logo que aparece a la derecha de la pantalla
  3. Adjunta tu logo; ten en cuenta que solo se admiten formatos .jpg y .png
  4. El logo queda adjuntado en todas las facturas que crees a partir de ese momento
¿Qué tengo que hacer para imprimir mis facturas?
  1. Ve a tu listado de facturas, haciendo clic en el link del menú lateral izquierdo Clientes/Facturas emitidas
  2. Pincha en la factura que quieras imprimir
  3. Haz clic en el botón Ver PDF
  4. Pincha en el botón negro que aparece en la parte superior izquierda e imprime tu factura
Cómo descargar (PDF) y exportar (excel) facturas

Se puede hacer desde varios sitios, pero el proceso, desde todas las pantallas, es el mismo. Las pantallas desde dónde se puede hacer:

  • Clientes/Facturas Emitidas – Pinchando en el botón azul, se listan las distintas acciones que se pueden hacer (con las facturas que se hayan filtrado previamente, o todas, si no hay filtros).
  • Clientes/Mis Clientes (pinchando dentro de cada cliente)

descargar-y-exportar-facturas1. Si pinchas en Descargar, se descarga un PDF por cada una de las facturas
2. Si pinchas en Exportar, se descarga un Excel con todas las facturas

¿Puedo exportar un listado de mis facturas?

Sí, Billin te permite descargarte los listados de facturas que necesites. Para ello, sigue los pasos indicados en ¿Puedo descargarme las facturas?, haciendo clic en el botón Exportar, en vez del botón Descargar.

¿Puedo importar un listado de clientes o proveedores?

Sí, Billin te facilita la importación de listados de clientes y/o proveedores si ya los tienes creados.

Para importar un listado de Clientes:

  1. En el menú lateral izquierdo, ve a Mis Clientes y haz clic en el botón Importar todos mis clientes
  2. Sigue las instrucciones que se cargan en la pantalla, lo primero que tienes que hacer es descargarte el modelo de Excel
  3. Cuando hayas completado la lista, pincha en el botón Fichero y adjúntalo
  4. Haz clic en el botón Enviar Archivo

Para importar un listado de Proveedores:

  1. En el menú lateral izquierdo, ve a Proveedores/Mis Proveedores y haz clic en el botón Importar todos mis proveedores
  2. Sigue las instrucciones que se cargan en la pantalla
  3. Cuando hayas creado el listado con los datos requeridos, pincha en el botón Fichero y adjúntalo
  4. Haz clic en el botón Enviar Archivo
Cómo hacer un borrador de factura

Para hacer un borrador de factura, de forma que puedas modificarla y enviarla cuando esté completa:

 

  1. Pincha en el botón Crear Factura.
  2. Completa los datos que necesites.
  3. Al final de la pantalla, en la parte inferior derecha, pincha en el link Guardar Borrador.
  4. Introduce un nombre para el borrador, de forma que luego puedas identificarlo fácilmente.
  5. El borrador de factura se queda guardado; para recuperarlo, solo tienes que pinchar en Mis Clientes/Facturas Emitidas – Borradores de factura.
  6. Una vez que sepas que el contenido de la factura es definitivo, para emitirla tienes que pinchar en el Borrador, ir al final de la pantalla y pulsar en el botón Continuar.
  7. Se mostrará un PDF mostrando la factura para que la veas y verifiques que todo está correcto. Para emitirla y enviarla, tienes que pulsar el botón Enviar.
  8. La factura emitida se queda guardada en Mis Clientes/Facturas Emitidas.
  9. El borrador se eliminará automáticamente tras la emisión de la factura.
Cómo hacer una plantilla de factura

Si quieres hacer una plantilla para un cliente, o utilizar una misma plantilla para todos tus clientes:

 

  1. Pincha en el botón Crear Factura.
  2. Completa los datos que necesites.
  3. Al final de la pantalla, en la parte inferior izquierda, marca la casilla Plantilla y ponle un nombre, de forma que la puedas identificar fácilmente.
  4. Para guardarla, pincha en el link Guardar Plantilla.
  5. Para recuperar tus plantillas de factura, tienes que pinchar en Editar Perfil/Configurar Plantillas.
  6. Si quieres que esta plantilla esté disponible para otros clientes, pincha en el botón azul que se encuentra a la derecha, Crear Copia.
  7. Se muestra un desplegable, desde dónde tienes que elegir el cliente para el que la quieres duplicar; después, pincha en el botón Copiar y ya tienes la plantilla disponible para ese cliente.
  8. Al crear una factura, te aparecerá una casilla que se llama Plantillas, por si quieres utilizar alguna de las plantillas que ya has confeccionado.
  9. Para emitir una factura basada en una plantilla, solo tienes que pinchar en la plantilla elegida y, a continuación, pinchar en el botón Continuar que aparece al final de la pantalla.
  10. Se mostrará un PDF mostrando la factura para que la veas y verifiques que todo está correcto. Para emitirla y enviarla, tienes que pulsar el botón Enviar.
  11. La factura emitida se queda guardada en Mis Clientes/Facturas Emitidas.
Guardar Factura sin enviar
  1. Pincha en el botón Crear Factura.
  2. Completa los datos que necesites.
  3. Pincha en el botón Continuar que se muestra en la parte inferior derecha.
  4. Al lado del botón Enviar, hay una flecha; si la pinchas se muestra la opción Emitir sin Enviar.
  5. La factura que se acaba de emitir se encuentra en el listado Mis Clientes/Facturas emitidas, con el símbolo de Enviada en gris, ya que no se ha enviado por e-mail a tu cliente.
  6. Recuerda que esta factura no se ha enviado y que, una vez emitida, no la puedes modificar.
  7. En caso de emitir una factura sin enviar recuerda que no podrás controlar el estado de la factura para activar los estados y saber si la factura ha sido correctamente recibida, visualizada, aceptada y pagada posteriormente debes clicar en Enviar factura.
Cómo personalizar tu factura
  1. Pincha en el botón Crear Factura.
  2. Elige del desplegable el cliente al que quieras emitir una factura.
  3. Pincha en el botón azul que aparece a la derecha: Personalizar Factura.
  4. Elige la plantilla que más te guste de las 4 que te proporcionamos.
  5. Adjunta tu logo corporativo y modifica el color de la letra y del fondo, si es que lo necesitas.
  6. Puedes guardarlo como borrador o enviar la factura creada en ese mismo momento.
  7. Los cambios que hayas realizado, aparecerán para todas las facturas que emitas con posterioridad.
Cómo crear Listados de Productos

Hay que pichar en Administrador/Editar Perfil/Mis Productos/Botón Añadir
listado-productos-1
Se carga la pantalla en la que tienes que introducir los datos requeridos y pinchar en el botón añadir
listado-productos-2
Se carga la pantalla en la que tienes que introducir los datos requeridos y pinchar en el botón añadir y los productos creados se añaden en el listado
listado-productos-3
Una vez creados los productos, al crear la factura los puedes seleccionar del link “Añadir producto del listado”
listado-productos-4

Envia y recibe facturas

¿Cómo enviar una factura de cualquier cliente en cualquier pantalla? (Drag and drop o examinar)

Billin te posibilita enviar facturas a clientes desde cualquier pantalla en la que nos encontremos gracias al botón ‘ENVIAR FACTURA A CLIENTE’, situado en la parte baja de la barra de negocio, ubicada en el margen izquierdo.

  1. Haz clic sobre el botón verde ‘ENVIAR FACTURA A CLIENTE’.
  2. Selecciona el cliente al que deseas enviar la factura.
  3. Arrastra la factura sobre el área de arrastre o cárgala.
  4. Introduce los datos necesarios.
  5. Haz clic en ‘ENVIAR’.
¿Cómo enviar una factura dentro de un cliente en concreto?
  1. Desplaza el ratón hasta la barra de negocio, situada a la izquierda en la pantalla, y haz clic en ‘CLIENTES’.
  2. A continuación pincha en ‘MIS CLIENTES’.
  3. Selecciona el cliente al cuál quieres enviar una nueva factura.
  4. Haz clic sobre el botón ‘ENVIAR FACTURA’.
  5. Introduce los datos necesarios.
  6. Haz clic en ‘ENVIAR’.
¿Se puede modificar una factura enviada?

Si la factura ha sido emitida, ya no puedes modificarla. Si tiene datos incorrectos, tienes que eliminarla y emitirla de nuevo.

  1. Ve a la sección de CLIENTES y clica sobre el botón “FACTURAS EMITIDAS” .
  2. Sitúate en la factura que tiene datos incorrectos y pincha en la rueda dentada azul que está a la derecha.
  3. Pincha en el botón eliminar.
  4. Crea la factura con los datos correctos (introduce el mismo número de factura que la eliminada) y verifica en previsualización que todos los datos están bien antes de emitirla.
¿Cómo acceder a una factura recibida de un proveedor?

Las nuevas facturas recibidas aparecen reflejadas en el ‘PANEL DE CONTROL’, dentro del apartado ‘NOVEDADES DE PROVEEDORES’.

Desde el ‘PANEL DE CONTROL’

  1. Desplaza el ratón hasta la barra de negocio, situada a la izquierda en la pantalla, y haz clic en ‘PANEL DE CONTROL’.
  2. Haz clic cobre el contador de ‘FACTURAS RECIBIDAS’. Aquí podremos ver todas las facturas nuevas no visualizadas.
¿Cómo aceptar una factura recibida?
  1. Desplaza el ratón hasta la barra de negocio, situada a la izquierda en la pantalla, y haz clic en ‘PROVEEDORES’.
  2. Pincha en ‘FACTURAS RECIBIDAS’.
  3. Selecciona la factura que deseas aceptar y haz clic para visualizarla.
  4. Por último, pincha sobre el botón ‘ACEPTAR’
¿Cómo rechazar una factura recibida?
  1. Desplaza el ratón hasta la barra de negocio, situada a la izquierda en la pantalla, y haz clic en ‘PROVEEDORES’.
  2. Pincha en ‘FACTURAS RECIBIDAS’.
  3. Selecciona la factura que deseas aceptar y haz clic para visualizarla.
  4. Por último, pincha sobre el botón ‘RECHAZAR’.

COBRA TUS FACTURAS

A través de tarjeta de crédito/débito o PayPal

Billin te proporciona la posibilidad de que tus clientes paguen las facturas con tarjeta o a través de PayPal en tan solo un clic, teniendo el estado de cobro actualizado en todo momento.

  1. Pincha en el botón del menú lateral izquierdo Cobrar online
  2. Crea una cuenta Business en PayPal (si ya la tienes, haz clic en “Ya tengo cuenta Business”)
  3. Conecta tu cuenta de PayPal a Billin, introduciendo las credenciales que se han creado. Cuentas con un video explicativo del proceso, pincha aquí para verlo.
  4. Activa la opción de Pago por PayPal cuando crees tus facturas
  5. Tus clientes recibirán la factura con un botón desde el que podrán pagar con tarjeta de crédito/débito o con su cuenta de PayPal

Si te quedan dudas, pincha en este link y te explicamos con más detalle cómo hacerlo.

 

A través de Domiciliación Bancaria

Billin te proporciona un servicio de domiciliación on-line que te permite gestionar tus cobros sin interactuar con tu banco y sin hacer remesas. Solo con crear la factura, se gestiona el cobro. Además, tienes la información actualizada de su estado, dentro de la plataforma, en todo momento.

  1. Pincha en el botón del menú lateral izquierdo Domiciliación Bancaria
  2. Crea una cuenta en GoCardless
  3. Solicita la domiciliación a tus clientes enviando un mandato SEPA. Para ello, pincha en el botón  Botón azul  “Solicitar Domiciliación Bancaria” que aparece en el listado de Mis Clientes.
  4. El botón cambia de color a naranja Botón naranja, para informarte de que el mandato ha sido enviado a tu cliente, pero todavía no ha sido aceptado.
  5. Cuando tu cliente acepte el mandato SEPA que le has enviado, ese botón cambia de color a verde Botón verde
  6. Una vez que el botón está en verde, todas las facturas que emitas a ese cliente, la plataforma generará de forma automática el cobro (con el importe y el vencimiento de esa factura)

Si te quedan dudas, pincha en este link y te explicamos con más detalle cómo hacerlo

Chat

Chats de relación comercial

El chat de relación comercial es el chat general que utilizan clientes y proveedores.

  1. Desplaza el ratón hasta la barra de negocio, situada a la izquierda en la pantalla, y haz clic en ‘PROVEEDORES’ o en ‘CLIENTES’.
  2. Pincha en ‘MIS CLIENTES o MIS PROVEEDORES’.
  3. Selecciona el proveedor o cliente con el cual quieras iniciar un chat.
  4. A la derecha se encuentra el chat donde podrás empezar la conversación.
Chats de facturas

El chat de facturas es el chat que se encuentra dentro de cada factura siendo independiente al resto de las mismas. Es decir, existe un chat por cada factura.

  1. Desplaza el ratón hasta la barra de negocio, situada a la izquierda en la pantalla, y haz clic en ‘PROVEEDORES’ o en ‘CLIENTES’.
  2. Pincha en ‘FACTURAS RECIBIDAS o FACTURAS EMITIDAS’.
  3. Selecciona la factura en la cual deseas iniciar el chat y haz clic para visualizarla.
  4. A la derecha se encuentra el chat donde podrás empezar la conversación.
Funcionalidades del “Enter” dentro del chat: envío y salto de pagina

El botón ENTER dentro del chat nos ofrece dos funcionalidades:

-Si queremos enviar un mensaje simplemente presionamos el botón ENTER:

ENTER = enviar chat

– Si lo que queremos es hacer un salto de pagina debemos presionar SHIFT y ENTER al mismo tiempo:

ENTER + SHIFT = salto de pagina

Permisos

Tipos de permisos

– Administrador

Tiene autoridad al máximo nivel y puede realizar todas las funcionalidades que ofrece la plataforma.

– Usuario

Tiene autoridad a nivel medio. Puede realizar todas las funcionalidades que ofrece la plataforma a excepción de conceder permisos.

– Lector

Tiene una autoridad a nivel bajo. Solo puede realizar funciones de descarga y consulta de facturas e informes. El permiso de lector es idóneo para tu gestoría, le permitirá realizar la contabilidad de tu empresa a tiempo real sin que disponga de acceso a datos confidenciales.

¿Cómo nombrar un Administrador?
    1. Desplaza el ratón hasta la barra de negocio, situada a la izquierda en la pantalla, y haz clic en ‘TU NEGOCIO’.
    2. A continuación pincha en ‘EDITAR PERMISOS’.
    3. Haz clic sobre el botón “OTORGAR PERMISO”
    4. Dentro del panel “OTORGAR PERMISO”, introduce el nombre de usuario (que es igual al mail de registro) al que deseas conceder el permiso en el campo ‘NOMBRE DE USUARIO/MAIL DE REGISTRO’.
    5. Selecciona el permiso de “ADMINISTRADOR”.
    6. Haz clic en ‘ACEPTAR’.

    NOTA: En caso de que existan más Administradores en la empresa, la plataforma preguntará a cada uno de ellos si aceptan incorporar a este nuevo Administrador. Para que el nuevo Administrador sea incorporado será necesaria la aceptación del resto de los Administradores.

¿Cómo eliminar a un Administrador?
  1. Desplaza el ratón hasta la barra de negocio, situada a la izquierda en la pantalla, y haz clic en ‘TU NEGOCIO’.
  2. A continuación pincha en ‘EDITAR PERMISOS’. Dentro de esta sección se pueden ver todos los permisos concedidos hasta la fecha.
  3. Busca al Administrador que deseas eliminar y haz clic en el botón ‘OPCIONES’ situado a la derecha del tipo de permiso de dicho usuario.
  4. Pincha en “ELIMINAR”

NOTA: En caso de que existan más Administradores en la empresa, la plataforma preguntará a cada uno de ellos si aceptan eliminar a este Administrador. Para que el Administrador sea eliminado será necesaria la aceptación del resto de los Administradores.

¿Cómo nombrar un Usuario?
  1. Desplaza el ratón hasta la barra de negocio, situada a la izquierda en la pantalla, y haz clic en ‘TU NEGOCIO’.
  2. A continuación pincha en ‘EDITAR PERMISOS’.
  3. Haz clic sobre el botón “OTORGAR PERMISO”
  4. Dentro del panel “OTORGAR PERMISO”, introduce el nombre de usuario (que es igual al mail de registro) al que deseas conceder el permiso en el campo ‘NOMBRE DE USUARIO/MAIL DE REGISTRO’.
  5. Selecciona el permiso de “USUARIO”.
  6. Haz clic en ‘ACEPTAR’.
¿Cómo eliminar a un Usuario?
  1. Desplaza el ratón hasta la barra de negocio, situada a la izquierda en la pantalla, y haz clic en ‘TU NEGOCIO’.
  2. A continuación pincha en ‘EDITAR PERMISOS’. Dentro de esta sección se pueden ver todos los permisos concedidos hasta la fecha.
  3. Busca al Usuario que deseas eliminar y haz clic en el botón ‘OPCIONES’ situado a la derecha del tipo de permiso de dicho usuario.
  4. Pincha en “ELIMINAR”
¿Cómo nombrar un lector?
  1. Desplaza el ratón hasta la barra de negocio, situada a la izquierda en la pantalla, y haz clic en ‘TU NEGOCIO’.
  2. A continuación pincha en ‘EDITAR PERMISOS’.
  3. Haz clic sobre el botón “OTORGAR PERMISO”
  4. Dentro del panel “OTORGAR PERMISO”, introduce el nombre de usuario (que es igual al mail de registro) al que deseas conceder el permiso en el campo ‘NOMBRE DE USUARIO/MAIL DE REGISTRO’.
  5. Selecciona el permiso de “LECTOR”.
  6. Haz clic en ‘ACEPTAR’.
¿Cómo eliminar a un Lector?
  1. Desplaza el ratón hasta la barra de negocio, situada a la izquierda en la pantalla, y haz clic en ‘TU NEGOCIO’.
  2. A continuación pincha en ‘EDITAR PERMISOS’. Dentro de esta sección se pueden ver todos los permisos concedidos hasta la fecha.
  3. Busca al lector que deseas eliminar y haz clic en el botón ‘OPCIONES’ situado a la derecha del tipo de permiso de dicho usuario.
  4. Pincha en “ELIMINAR”
¿Sabías que tu gestoría es el perfil idóneo para ser Lector?

Gracias a Billin ya no es necesario tener que enviar mensualmente todas tus facturas a tu gestoría para que realice la contabilidad. Nombra a tu gestor como lector y podrá tener acceso a las facturas compartidas en la nube a través de la plataforma.

Recuerda que solo tendrá acceso a las facturas, no podrá realizar ningún tipo de operación, ni visualizar chats.

Estadisticas

¿Cómo utilizar el calendario?

El Calendario te permitirá visualizar de una manera rápida tus cobros y pagos a futuro. Para acceder a él debes:

  1. Desplaza el ratón hasta la barra de negocio, situada a la izquierda en la pantalla, y haz clic en ‘ESTADISTICAS’.
  2. Pincha sobre el botón “CALENDARIO”

Una vez situado en el “CALENDARIO” deberás seleccionar el periodo que quieres consultar. Para ello:

  1. Selecciona la unidad de medida (DIAS, SEMANAS o MESES)
  2. Haz clic sobre el calendario interactivo para seleccionar el periodo.

Si pinchas sobre las barras de ingresos y gastos se te mostrarán las facturas de clientes y proveedores correspondientes.

¿Cómo introducir ingresos y gastos adicionales en el calendario?

Este asistente te permite introducir ingresos y gastos que no constituyen una factura (sueldos y salarios, impuestos, intereses…)

  1. Desplaza el ratón hasta la barra de negocio, situada a la izquierda en la pantalla, y haz clic en ‘ESTADISTICAS’.
  2. Pincha sobre el botón “CALENDARIO”

Una vez situado en el “CALENDARIO” deberás:

  1. Hacer clic en el botón “INGRESOS Y GASTOS ADICIONALES”
  2. Rellena los campos solicitados de importe, fecha y concepto.
  3. Selecciona la “PERIODICIDAD”
  4. Pincha sobre el botón “GASTO o INGRESO” dependiendo la naturaleza del concepto.
¿Cómo utilizar Vencimientos?

Vencimientos, muestra un listado con las facturas que vencen próximamente y otro listado con las facturas vencidas para ayudarte en la gestión de su cobro y pago.

  1. Desplaza el ratón hasta la barra de negocio, situada a la izquierda en la pantalla, y haz clic en ‘ESTADISTICAS’.
  2. Pincha sobre el botón “VENCIMIENTOS”

Una vez situado en “VENCIMIENTOS” podrás consultar las facturas que vencen próximamente o han vencido y podrás marcarlas como cobradas o pagadas.

¿Cómo utilizar Proyección de Tesorería Billin?

Proyección de Tesorería Billin, te permite conocer la posición de tesorería asociada a las facturas de clientes y proveedores registradas en Billin.

  1. Desplaza el ratón hasta la barra de negocio, situada a la izquierda en la pantalla, y haz clic en ‘ESTADISTICAS’.
  2. Pincha sobre el botón ” PROYECCIÓN DE TESORERIA BILLIN”

Una vez situado en “PROYECCIÓN DE TESORERIA BILLIN” deberás:

  1. Introducir la posición de caja de tu negocio.
  2. Seleccionar el periodo de consulta de la proyección (Semana, Mes, Trimestre).

¿ Necesitas más ayuda?

Si no has encontrado la respuesta a tu pregunta, puedes ponerte en contacto con nosotros haciéndo clic en el botón y rellenando el formulario. Te responderemos en las siguientes 24 horas.